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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Cargo:  --
Fecha:  2012-08-05
Código acción:  438
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Costos Académicos: Tamaño De Grupos _ Oferta Académica LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Al analizar el comportamiento en el tamaño de la oferta académica (tamaños de grupo) de 8 asignaturas teóricas de alta demanda (G6K0801, G6E0074, G6F0186, G6F0185, G5E0078, G5K0139, G5K0113, G6F0115), se evidencia un número promedio de 29 estudiantes por grupo, lo que significa un 50% menos de inscripción que la capacidad teórica definida en el artículo 27 del Acuerdo 029 de 2008, afectando directamente la eficiencia en el uso de los recursos físicos por la ocupación de aulas y los recursos financieros por demanda de labor docente. Lo anterior denota debilidades tanto en la normativa existente, como en el control ejercido para su cumplimiento y con ello se pone en riesgo el cumplimiento de lo dispuesto en el requisito 7.5.1 respecto del control a la prestación del servicio.
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:    JULIAN OROZCO OSPINA   JEFE DE OFICINA-VICERRECTORÍA ACADÉMICA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Pese a que la Política Curricular (Acuerdo 029 de 2008) ha establecido que las actividades académicas teóricas deberán tener como mínimo 60 estudiantes, esta directriz no se cumple por causas relativas a la distribución de aulas a los departamentos y su capacidad real. Falta medición o control
 
No se ha realizado una revisión y análisis de de la capacidad instalada en aulas de la universidad que permita realizar una reorganización de acuerdo a las necesidades de los departamentos que ofertan asignaturas teóricas de alta demanda Planeación inadecuada
 
Las excepciones a la modificación del tamaño de los grupos solo se da para la reducción. No se da para el aumento. Así las cosas cuando se excede el número de estudiantes en un grupo frente al cupo, se prefiere la apertura de uno nuevo y la fragmentación del grupo. Método inexistente
 
La asignación del número de grupos a ofertar no obedece a un análisis del comportamiento histórico de la inscripción total a una asignatura, sino con respecto a los grupos individualmente. Ello ocasiona que se sigan ofertando el mismo número ineficiente de grupos. Planeación inadecuada
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Revisar y analizar el comportamiento histórico en la inscripción de actividades académicas teóricas. De manera prioritaria aquellas que presentan alta demanda. Incluye la implementación de acciones para corregir situaciones de ineficiencia en el tamaño actual de los grupos. LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2012-01-01 2012-08-05
Realizar un inventario de las aulas y su capacidad instalada en comparación con su ocupación actual MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2012-01-02 2012-08-05
Revisar y proponer ajuste al acuerdo 029 de 2008 en lo relativo a: - Requisitos, responsables y trámites para la definición y modificación de cupos de las asignaturas teóricas, teórico prácticas y electivas. - Responsabilidades y condiciones para la oferta de grupos en cada periodo académico. - Directrices para la reorganización del tamaño de los grupos durante los procesos de inscripción, adiciones y cancelaciones. LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2012-01-01 2012-08-20
Optimizar el Sistema de Información Académico – SIA incorporando controles automatizados que garanticen el cumplimiento de la Política Curricular en lo relativo a la oferta académica, control y ajuste del tamaño de grupos. JULIAN OROZCO OSPINA 2012-01-01 2012-10-29
Fecha de Seguimiento:  2012-01-23
Fecha de Cierre:  2012-10-29
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia es realizada por:
PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Revisados los compromisos, a la fecha de seguimiento se tiene lo siguiente: 1. Se cuenta con el estudio sobre el comportamiento histórico en la inscripción de estudiantes en todas las asignaturas, comparado con los cupos teóricos (definidos en la Política Curricular) y los cupos modificados bajo aprobación de los Consejos de Facultad. 2. Se hizo el inventario de todas las aulas y su capacidad instalada vs la ocupación actual 3. Se presentó propuesta de reforma al Acuerdo 029 de 2008 en primer lugar al equipo directivo, posteriormente a decanos y finalmente se entregó para discusión al Consejo Académico. Mediante Acuerdo 031 Bis de noviembre de 2011 fue aprobada la reforma. 4. Se preparó comunicación a los Directores de Departamento que ofertan 8 asignaturas de alta demanda, donde se informa de la decisión de poner en oferta un número de grupos para el periodo 2012-1 coherente con el comportamiento histórico. Igualmente se realizó la asignación de aulas y horarios acorde y conveniente. Todo lo anterior fue parametrizado en el SIA para garantizar su cumplimiento. Se espera que esta medida también sea aplicable para el mismo periodo académico para el resto de asignaturas tanto teóricas como teórico prácticas. 5. Se han realizado sistemas de consulta para los Directores de Departamento en el Sistema de Información Académico con el fin de que dispongan de la información sobre el comportamiento en la inscripción de los grupos y con ello puedan identificar claramente las necesidades de ajuste. De igual forma esta consulta se dispuso a los Decanos con el objetivo de ejercer control.
Fecha de seguimiento: 2012-10-29
Observaciones del Seguimiento:
Con base en información sobre oferta académica con corte al 3 de octubre de 2012, se realizó un análisis sobre el impacto de la reforma a la Política Curricular Acuerdo 031 Bis de 2011 el que inició su aplicación en el primer periodo de 2011. El estudio completo que reposa en la Oficina de Control Interno se constituye en soporte de seguimiento de esta ACPM. En este análisis se hace evidente la mejora producto de esta reforma, por lo cual las acciones están mostrando su efectividad. Sin embargo la acción propuesta de "Optimizar el Sistema de Información Académico – SIA incorporando controles automatizados que garanticen el cumplimiento de la Política Curricular en lo relativo a la oferta académica, control y ajuste del tamaño de grupos." denota la oportunidad de seguir implementando controles desde el Sistema, que hoy se encuentran en fase de diseño y desarrollo. Por esta razón se considera que mantener esta ACPM abierta, se constituye en una oportunidad para seguir definiendo acciones en torno a este asunto que merece toda la atención y dedicación de esfuerzos. Por lo anterior se programa una nueva fecha de seguimiento a 30 de noviembre de 2012, fecha en la cual ya se ha concluido el análisis de datos y se ha llevado a la instancia del Consejo Académico para la toma de decisiones.
Fecha de seguimiento: 2014-04-16
Observaciones del Seguimiento:
A la fecha de realización de este seguimiento puede darse cuenta de una serie de acciones de mejoramiento relacionadas con esta situación, tal como se describe a continuación:

El 3 de mayo de 2013, se produjo un informe de auditoria realizada por la oficina de Control Interno con destino a la Vicerrectoría Académica, cuyo objetivo fue" verificar el cumplimiento de la Política Curricular Acuerdo 029 de 2008 en lo relativo al titulo "cupos, apertura y cancelación de actividades académicas ", artículos 27 al 30" y alcance "oferta académica de los periodos 2012-1 y 2012-2 en todas las Facultades y Departamentos" En esta auditoria efectuada por la suscrita responsable de cerrar esta acpm, se verificó la conformidad de la programación académica concluyendo, ente otros aspectos contenidos en el informe lo siguiente:

112 grupos en los dos periodos académicos de 2012 de asignaturas pertenecientes al nivel de profundización, mantuvieron su oferta académica sin cumplir con el número mínimo de estudiantes inscritos. Asi mismo no se procedió a su cancelación o fusión, de conformidad con lo establecido en la Política Curricular. 326 grupos en los dos periodos académicos de 2012 de asignaturas no pertenecientes al nivel de profundización, mantuvieron su oferta, sin cumplir con el número mínimo de estudiantes inscritos, sin que mediara una solicitud y aprobación de excepción.

Las cifras anteriores evidencian que:

- No fueron eliminados los grupos pertenecientes a a.a del nivel de profundización, a los cuales no les era aplicable la solicitud de excepción, como lo dispone la Política Curricular, por tanto, se pudo incurrir en un grado de ineficiencia que pudiera haber sido controlado desde la debida aplicación de la norma.
- Que para el caso de grupos de a.a no pertenecientes al nivel de profundización, a los cuales les era aplicable la solicitud de excepción, en algunos Departamentos ésta fue tramitada. Se señala que aunque en ningún caso fue realizada por el Director del Programa, como lo dispone la P.C, sí fue realizada por el Director del Departamento, aunque de manera generalizada sin seguir el trámite dispuesto en el parágrafo 1 del artículo 30 de la P.C. Esta auditoría asumió como válida cualquier solicitud de excepción, aunque no se hubiera realizado ante las instancias competentes y no se tuviera certeza de su aprobación.

Adicionalmente esta auditoria entregó otras conclusiones y recomendaciones que pueden ser consultadas en el informe correspondiente.

Si bien la parametrización comprometida al SIA para aportar controles al tamaño de los grupos fue implementada mediante la creación de consultas y alarmas para el uso de la Vicerrectoría Académica y los Directores de Departamento y de Programa, esta acción no resuelve de fondo la situación, dado que el control por verificación de los grupos debe seguirse haciendo de manera manual lo cual resulta dispendioso de realizar.

Para el segundo semestre del año 2013, dadas las condiciones de anormalidad académica presentadas y de acuerdo a información suministrada por la Vicerrectoría Académica, no se realizó el control al tamaño de los grupos, por lo cual se prevé que las condiciones de no conformidad en alguna parte de la oferta hayan persistido.

Considera la suscrita responsable de cerrar la acpm que puede resultar pertinente aplazar esta actividad, hasta tanto no se cuente con un nuevo informe de verificación objetivo.
Fecha de seguimiento: 2016-02-16
Observaciones del Seguimiento:
En el mes de octubre de 2015 la suscrita jefe de control interno en su rol de encargada de la oficina y titular de la oficina de planeación, realizó un informe sobre el comportamiento de la oferta académica 2012-2015, en el cual se verificó el cumplimiento de lo establecido en la política curricular en lo correspondiente al manejo de los cupos y los grupos. Este informe señalo que:
"Se aplicó “excepción” (inaplicación de la norma) aparentemente a los siguientes grupos múltiples pertenecientes a actividades académicas de profundización:
413 grupos de a.a teórico prácticas de pregrado mayores al 60% pertenecientes al componente de profundización de múltiple grupo que no tenían 10 o mas estudiantes y se dejaron abiertos: 16958 horas.
225 grupos de a.a teórico prácticas de pregrado menores al 60% pertenecientes al componente de profundización de múltiple grupo que no tenían 15 o mas estudiantes y se dejaron abiertos: 4644 horas".
Lo anterior permite concluir que las acciones aún no son eficaces, en tanto persiste la situación problemática que suscitó el hallazgo. En virtud de ello es necesaria una nueva verificación para el periodo 2016-1, a fin de determinar si se aplica a cabalidad el procedimiento establecido por parte de quienes son responsables en cada una de las etapas de control.
Este informe fue dado a conocer en el Consejo Académico y en el equipo Directivo, comprometiendo a la Vicerrectoría Académica, a través de la Oficina de Registro Académico a realizar el control al mínimo de inscritos en los grupos para el presente periodo académico.
Fecha de seguimiento: 2017-02-13
Observaciones del Seguimiento:
A pesar de las acciones cumplidas y realizadas desde la Vicerrectoría Académica y la Oficina de Planeación, la situación que dio origen al hallazgo no ha sido subsanada, presentándose aún en la actualidad, dado que la norma establece la opción de excepcionalidades por parte de las Decanaturas y no existen criterios claros desde el Consejo Académico para otorgarlas, lo que implica que aún persista la situación de grupos que no cumplen con los mínimos de la política curricular.
Observaciones de Cierre:
Se establece nueva fecha de seguimiento

Estado Acciones: Acciones evaluadas como no cumplidas
 



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