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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  --
Fecha:  2012-08-05
Código acción:  439
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Proceso De Admisiones Vs. Matrículas De Estudiantes, Periodo Académico 2011-1 LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Revisadas las hojas de vida de los estudiantes, se encuentra que el estudiante con código 1721119020, del Programa Licenciatura en Artes Escenicas, presentó un oficio donde consta que es egresado del colegio con jornada y valor de pensión, que no esta firmado por la institucion educativa, sino por el mismo estudiante. Asi mismo, el estudiante codigo 601111692, presento un oficio sin firma donde manifiesta que no tiene afiliacion a EPS. Las tres situaciones descritas contravienen lo estipulado en el procedimiento P-RA-216- versión 1.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:    JULIAN OROZCO OSPINA   JEFE DE OFICINA-VICERRECTORÍA ACADÉMICA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
De manera transitoria se elaborará un documento que dé cuenta de las condiciones en las cuales se debe recibir y archivar la documentación durante los procesos de admisiones. JULIAN OROZCO OSPINA 2012-05-22 2012-09-12
Fecha de Seguimiento:  2012-08-29
Fecha de Cierre:  2012-09-12
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Se evidencia un documento en el cual se describe paso por paso las actividades a realizar por el personal de la Oficina de Registro Académico durante los procesos de admisión. incluyendo la verificación, recibo y archivo de la documentación entregada por los admitidos matriculados. Se recomienda que se realice un instructivo en el SIG.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Este hallazgo derivó la necesidad de establecer una acción remedial tipo corrección, razón por la que no aplicó el análisis de causas correspondiente.
Conveniencia Con fecha 2013-06-26, se pone en vigencia la versión 5 del procedimiento documentado P-RA-216 para la inscripción, admisión y matricula de estudiantes de pregrado, cuyo cambio fundamental se ocasionó por la entrada en operación del nuevo sistema de inscripción y matrícula electrónico con carga de documentos en línea. Esta acción resulta conveniente en tanto se ajusta a las nuevas directrices establecidas para mejorar el proceso, a fin de facilitar la matricula de los estudiantes.
Eficacia La acción implementada supera el compromiso inicial del proceso, en tanto se implementó un sistema de carga de documentos en línea para la matricula de los admitidos.
Eficiencia La acción implementada permite realizar el proceso de matricula de los admitidos de manera mas ágil, optimizando el servicio para los estudiantes que ya no tienen que desplazarse a la ciudad de Manizales para realizar su proceso. Asi mismo permite implementar controles sobre la conformidad de la documentación registrada por los admitidos.
Efectividad La acción implementada genera un impacto directo sobre los estudiantes, al facilitar su proceso de admisiones realizándose sin la necesidad de desplazarse a las instalaciones de la Universidad. Se estima que un 12% de todos los admitidos provienen de ciudades diferentes a Manizales.
 



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