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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Cargo:  --
Fecha:  2012-08-05
Código acción:  440
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Proceso De Admisiones De Estudiantes, Periodos Académicos 2011-2 LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Luego de revisar y verificar los registros de la admisión 2011-2, el comité veedor del proceso de admisiones concluye que existió un presunto fraude en el proceso de admisión del aspirante con formulario número 104 y registro SNP AC200920094094 al programa de Medicina.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:    JULIAN OROZCO OSPINA   JEFE DE OFICINA-VICERRECTORÍA ACADÉMICA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Dar inicio al proceso de responsabilidad que derive en las siguientes posibles actuaciones: - Revocatoria de la admisión del estudiante involucrado en el fraude. - Inicio proceso de investigación disciplinaria contra los presuntos funcionarios involucrados - Traslado de la situación a las instancias externa de tipo penal y disciplinaria que haya lugar LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ, JULIAN OROZCO OSPINA, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2012-01-16 2012-06-15
Frente al procedimiento interno de admisiones: a) Diseñar un instrumento de registro de los llamados que contenga la información sobre los admitidos que hacen uso del cupo y de las personas que no se presentan b) Enviar registro a la Secretaría General y al comité veedor de admisiones sobre los llamados JULIAN OROZCO OSPINA 2011-06-30 2012-08-30
Elaborar, presentar al rector para aprobación e implementar un plan de seguridad informática que incluya la salvaguarda y control de claves de ingreso al Sistema de Información Académico MAURICIO ARBELÁEZ RENDON, JULIAN OROZCO OSPINA, ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2011-06-30 2012-08-30
Fecha de Seguimiento:  2012-05-30
Fecha de Cierre:  2012-08-30
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Como resultado de la comprobación del fraude en el proceso de admisión del aspirante en mención, el Rector emitió resolución revocatoria. En consecuencia el aspirante presentó una acción de tutela ante el juzgado civil. Con fecha octubre 22 fue notificada a la Universidad la siguiente decisión: “Se trata del caso del señor Carlos Alberto Castrillón Castaño, quien interpuso una acción de tutela ante el juzgado sexto civil del circuito de Manizales, y en contra de la universidad de caldas, el juzgado concluye que no existió una vulneración al debido proceso, por cuanto la universidad tenia la potestad de revocar el cupo, pues se advierte que el cupo lo adquiere por medios ilegales en este sentido la actuación de la universidad se ajusto a las normas legales, por cuanto debía revocarse el cupo”. En virtud de lo anterior, se evidencia que la Universidad actuó de conformidad con lo establecido en la normativa, dando trámite jurídico correspondiente al caso. Adicionalmente a la fecha de este seguimiento, la oficina de admisiones y registro académico reportó la realización de una verificación automática por el SIA a todos los procesos de admisión desde el año 2006 reportando conformidad. El Comité Veedor del Proceso de Admisiones se reserva conceptuar sobre esta "conformidad", en tanto su alcance de actuación no es retroactivo a periodos académicos anteriores a la puesta en vigencia de su vida jurídica. Se espera que en el marco de actuación del Comité Veedor del Proceso del Admisiones, se haga seguimiento al cumplimiento de las acciones del plan de seguridad informática y la efectividad de las demás acciones aqui planteadas. Con el cierre de esta accion correctiva se hará la verificación del cumplimento y efectividad de las acciones adicionales.
Fecha de seguimiento: 2012-10-28
Observaciones del Seguimiento:
Con relación a la acción de: "Elaborar, presentar al rector para aprobación e implementar un plan de seguridad informática que incluya la salvaguarda y control de claves de ingreso al Sistema de Información Académico, se tiene que con fecha 14 de julio de 2011, la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas presentó en el despacho del Rector un plan de contingencia y plan preventivo de intervención al SIA y sus esquemas de seguridad. El comité veedor del proceso de admisiones solicitó a dicha Oficina, en el mes de agosto un informe de seguimiento. Al respecto se recibe oficio que reposa en la Oficina de Control Interno y se constituye en soporte de este seguimiento y se informa acerca de las acciones de seguridad informática implantadas en los sistemas de información. Igualmente, detalla las acciones preventivas y correctivas realizadas al Sistema de información de Registro Académico con respecto a lo planeado.

En lo relativo a la acción que señala: "Frente al procedimiento interno de admisiones: a) Diseñar un instrumento de registro de los llamados que contenga la información sobre los admitidos que hacen uso del cupo y de las personas que no se presentan b) Enviar registro a la Secretaría General y al comité veedor de admisiones sobre los llamados", se tiene que de acuerdo a lo informado por la Oficina de Admisiones y Registro Académico, la información aún no se ha enviado. Sin embargo en las actas que emitidas para este semestre se señala quiénes no utilizaron los cupos, a quiénes se llama en el orden del listado inicial
pero no se dice quienes usaron el cupo. Esa información queda en el SIA cuando los estudiantes entregan documentos y se matriculan la parte de entregarlo a Secretaría General y al Comité no se hizo, pero debe empezar a hacerse.

La efectividad de estas acciones deberá ser valorada posteriormente, dado que actualmente no se cuenta con los elementos suficientes para tal efecto. Deberá realizarse con base en los resultados de la veeduría semestral que el comité veedor del proceso de admisiones realiza. para tal efecto se programa una nueva fecha de seguimiento.
Fecha de seguimiento: 2016-02-18
Observaciones del Seguimiento:
A pesar de haber tenido 3 momentos de seguimiento por parte de Control Interno, a la fecha de realización de la auditoria interna de calidad aún no se han implementado las acciones comprometidas y por tanto no es posible proceder al cierre de la ACPM. Por considerarse una situación de alto impacto se sugerirá elevar su análisis a la Revisión por la Dirección y fijar una nueva fecha de seguimiento.
Fecha de seguimiento: 2014-04-18
Observaciones del Seguimiento:
En el plan de auditorias 2013, fué incluida la auditoria a los procedimientos de admisiones para los periodos académicos 2012-1 y 2012-2, en virtud de las funciones conferidas al comité veedor del proceso de admisiones mediante Resolucion 17 del 2010 del Consejo Académico: 1. Realizar seguimiento al procedimiento de admisiones, para velar por el cumplimiento de la norma 2. Analizar el comportamiento de las admisiones para realizar recomendaciones, con el fin de mejorar el proceso. 3. Avalar el proceso de admisión ejecutado, con el fin de garantizar su transparencia.

El resultado de la ejecución de esta auditoria dió cuenta de dos hallazgos:

1. La admisión efectuada a los programas académicos que contemplan el componente de Ciencias sociales para los procesos de 2012, no se realizaron de conformidad con lo establecido en la normativa vigente, por cuanto fue aplicada una fórmula que varió los ponderados aprobados para cada uno, variando el resultado.

2. Para los programas de Maestro en Música y el programa de Historia, aún no se cuenta con el acto administrativo que aprueba sus ponderados. No obstante basados en los ponderados publicados en la web, podría inferirse que igualmente presentan alteración en su aplicación, en tanto integran el componente de Ciencias Sociales.

Los registros y evidencias de esta auditoria, se encuentran documentados en el módulo de auditorias del SIG.

Inmediatamente fué reportada esta situación a la Vicerrectoría Académica, se procedió a realizar la corrección sobre la aplicación del calculo de las admisiones. No obstante lo anterior, se registró la acpm correspondiente.

En cuanto a los mecanismos de seguridad del SIA, se tramitó ante el equipo directivo un proyecto de adquisición de un sistema de información académico, el cual fué aprobado por esta instancia con miras a ser financiado con recursos del CREE. Sin embargo hasta la fecha, no se ha logrado dicha asignación de recursos. Con fecha 7 de abril se envió un oficio al Rector y a la Vicerrectora Administrativa con el fin de retomar este proyecto y garantizar su viabilidad financiera para la actual vigencia.

Por lo anterior, se considera pertinente mantener esa acpm abierta, hasta tanto no se logre una solución de fondo a los riesgos de seguridad existentes en el sistema. Igualmente se mantendrá atenta la verificación sobre el cumplimiento de las acciones correctivas que se deriven de los hallazgos de la auditoria al procedimiento de admisiones 2012-1 y 2012-2.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Las causas del hallazgo se relacionan con la operatividad del SIA para administrar los llamados a los aspirantes, al igual que la seguridad de la plataforma. Ambas causas fueron subsanadas mediante las acciones implementadas. Lo relacionado en los seguimientos a la acción, corresponden a actividades propias del Comité Veedor de Admisiones y se constituyen en acciones adicionales a las consideradas para dar solución al hallazgo evaluado.
Conveniencia Las acciones propuestas fueron implementadas,de las cuales se tienen evidencias, tanto en documentos físicos como en la plataforma, la cual genera reportes en el estado de todos los aspirantes para cualquier convocatoria. Todo lo anterior de acuerdo como lo establece el procedimiento de admisiones.
Eficacia El hallazgo identificado fue subsanado, tanto en las correcciones frente al cupo del admitido, como en los ajustes al SIA planteados por las acciones propuestas.
Eficiencia Se hizo buen uso de los recursos.
Efectividad El hallazgo descrito fue subsanado.
 



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