Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  --
Fecha:  2012-08-08
Código acción:  443
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Informes De Supervisión A Contratos Y Convenios Vigencia 2011
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Al solicitar los informes de interventoría y/o supervision de contratos, se encuentra de manera generalizada la inexistencia de informes de interventoría y supervisión, cuando aplica. No se hace evidente en todos los contratos la actuación de los internventores y supervisores respecto de la generación de informes. Lo anterior avizora riesgos de control documental de los expedientes de los contratos y falta de claridad sobre el alcance de actuación de los supervisores e interventores en la actividad de emisión de informes que soporten el recibo a satisfacción.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:       ASESOR-OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
A diferencia de los contratos, en donde, para hacer un pago es requisito generar un recibo a satisfacción por parte del supervisor, en los convenios no se puede aplicar el mismo procedimiento ya que algunos de ellos no tienen componente económico y aquellos que si, corresponden a giros que otras instituciones hacen a la Universidad para la ejecución de un proyecto en común. En los convenios no hay una periodicidad de informes y si bien los supervisores generan sus informes y toda aquella comunicación que sea necesaria, los mismos no son envidos a la Secretaria General para que hagan parte del expediente, motivo por el cual desde la Secretaria se solicita semestralmente un reporte de actividades.  
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
PRESENTACION PROYECTO SOFTWARE: Desde principio de año se solicito a la Oficina de Sistemas la adquisición de un software para convenios, el que hoy día cuenta con todos los estudios previos, sin embargo, está pendiente de la asignación de recursos. Se propone el software, por cuanto los convenios se encuentran en una base de datos (Excel), sin que esta permita hacer una trazabilidad del mismo desde su radicación en la Secretaria General, hasta su liquidación incluyendo entre estos dos momentos los informes de supervisión. Un sistema debidamente programado y con usuarios definidos permitirá a través de la pagina web crear el portal de convenios para su consulta y visualización de su trámite, incluyendo informes y alarmas LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2012-02-06 2014-12-19
La digitalización de los convenios junto con su visualización en la página web de la Universidad LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2012-10-01 2012-12-19
Fecha de Seguimiento:  2013-06-28
Fecha de Cierre:  2014-12-19
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia es realizada por:
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Actualmente se tiene el borrador de procedimiento de convenios, listo para ser aprobado. Una vez se surta esta actividad se iniciará con la digitalización de los expedientes. Respecto al software se tiene que en los planes de acción 2014 tanto de la Secretaría General como de Sistemas, se incluirá como una prioridad.
Observaciones de Cierre:
Se establece nueva fecha de seguimiento

Estado Acciones: Acciones evaluadas como no cumplidas
 



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