Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  --
Fecha:  2012-08-08
Código acción:  445
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Revisión A Convenios Interadministrativos - Vigencia 2010-
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
De los contatos revisados, solamente uno de ellos presenta el informe de ejecución de recursos, las restantes carpetas de la oficina juridica no presentan esta información, como tampoco, no se remiten los informes de ejecución y liquidación a la secretaría general, contraviniendo las circulares Nros. 05 y 015 de 2010 emitidas por la Secretaria General y el procedimiento SIG P-CC-384
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:       ASESOR-OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
PLANTEAMIENTO DEL PROYECTO SOFTWARE: A diferencia de los contratos, en donde, para hacer un pago es requisito generar un recibo a satisfacción por parte del supervisor, en los convenios no se puede aplicar el mismo procedimiento ya que algunos de ellos no tienen componente económico y aquellos que si, corresponden a giros que otras instituciones hacen a la Universidad para la ejecución de un proyecto en común. En los convenios no hay una periodicidad de informes y si bien los supervisores generan sus informes y toda aquella comunicación que sea necesaria, los mismos no son envidos a la Secretaria General para que hagan parte del expediente, motivo por el cual desde la Secretaria se solicita semestralmente un reporte de actividades  
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
PRESENTACION PROYECTO SOFTWARE: Desde principio de año se solicito a la Oficina de Sistemas la adquisición de un software para convenios, el que hoy día cuenta con todos los estudios previos, sin embargo, está pendiente de la asignación de recursos. Se propone el software, por cuanto los convenios se encuentran en una base de datos (Excel), sin que esta permita hacer una trazabilidad del mismo desde su radicación en la Secretaria General, hasta su liquidación incluyendo entre estos dos momentos los informes de supervisión. Un sistema debidamente programado y con usuarios definidos permitirá a través de la pagina web crear el portal de convenios para su consulta y visualización de su trámite, incluyendo informes y alarmas LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2012-02-01 2014-12-01
Fecha de Seguimiento:  2013-06-28
Fecha de Cierre:  2014-12-01
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia es realizada por:
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Se tiene previsto priorizar en el plan de acción 2014 tanto de la Secretaría General como de Sistemas la adquisición de este software.
Fecha de seguimiento: 2016-02-18
Observaciones del Seguimiento:
A la fecha de realizado este seguimiento, aún no se cuenta con el sistema de información para la gestión de convenios, tal como lo indica el compromiso.
Observaciones de Cierre:
Se establece nueva fecha de seguimiento

Estado Acciones: Acciones evaluadas como no cumplidas
 



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