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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  --
Fecha:  2012-08-08
Código acción:  446
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Líder del Proceso
Docencia LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
Objeto de Auditoría Responsable Auditoría
Auditoría de Control: CERES EDUARDO CASTRO ECHEVERRI
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Acuerdo 020 de 2010, acuerdo que regula la oferta de programas a distancia en la Universidad, indica la existencia del comité Central de Educación e indica la conformación y participación de los diferentes funcionarios, sin embargo, no es claro en revelar la frecuencia de reuniones de dicho comité. Durante el proceso auditor y con la evidencia del acta leída, se deduce que desde la fecha de reglamentación de la oferta de programas a distancia en junio de 2010 solo se han realizado dos reuniones y durante el año 2011, por manifestación del mismo director de la oficina, no se han realizado reuniones del comité.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:       JEFE DE OFICINA-VICERRECTORÍA ACADÉMICA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Durante el tiempo especificado la unidad se aisló del resto del grupo adminsitrativo y perdió liderazgo. Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
El acuerodo N° 020 de 2010, por medio del cual se regula algunos aspectos de la oferta de Programas a Distancia, no establece periodicidad de reuniones del comité en ninguno de sus artículos Planeación inadecuada
 
Hasta la fecha se hace dificil reunir a los integrantes de dicho comité debido a la dificultad de concretar las agendas de sus integrantes. Sucede que se convoca a comité Central y éste debe cancelarse porque surge algo de mayor relevancia y no se logra el quorum. Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Nos permitimos aclarar que en el año 2011 se realizaron 7 Comités de Educación a Distancia por consiguiente elaboramos 7 actas ,las cuales reposan en el archivo de la oficina ellas son: Acta 01 Julio 13 de 2011 Acta 02 Agosto 12 de 2011 Acta 03 Septiembre 07 de 2011 Acta 04 Octubre 19 de 2011 Acta 05 Octubre 25 de 2011 Acta 06 Noviembre 2 de 2011 Acta 07 Noviembre 22 de 2011 Para el Año 2012 hemos llevado a cabo 2 Comités de Educación a Distancia y 1 comité ejecutivo, a saber: Acta 01 Enero 26 de 2012 Acta 02 Agosto 15 de 2012 Acta 03 Septiembre 27 de 2012 Para el último trimestre del 2012 se espera realizar al menos dos reuniones de comité central adicionales. LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ, CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ 2012-10-09 2012-12-20
Se espera poder acordar una periodicidad para le año 2013 durante las próximas reuniones. CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ 2012-10-09 2012-11-29
Fecha de Seguimiento:  2012-12-03
Fecha de Cierre:  2012-12-20
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Dadas la claridades otorgadas en la acción, se reversa esta acpm y se cierra como cumplida
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación No aplica, dada la explicación dada en el seguimiento
Conveniencia No aplica, dada la explicación dada en el seguimiento
Eficacia No aplica, dada la explicación dada en el seguimiento
Eficiencia No aplica, dada la explicación dada en el seguimiento
Efectividad No aplica, dada la explicación dada en el seguimiento
 



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