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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Cargo:  --
Fecha:  2012-08-08
Código acción:  449
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Legalización De Avances NATALIA JARAMILLO RESTREPO
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
En las Tecnologías de Electrónica y Administración Judicial se evidenció que se produjo la alteración en el contenido del formato de legalización de avances, presentación del formato en fotocopia o escaneado, solicitud de avances establecido en un formato diferente y la utilización de formatos de versiones anteriores, en las siguientes resoluciones de avances números: G7-115, G7-130, G7-133, G7-154, G6-358, G6 490, G6-539, G7-139, G7-175, G7-167, G7-259, G6-339, G6-375, G6-497, G6-420.
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:    NATALIA JARAMILLO RESTREPO   ASESOR-OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
En algunos programas (tecnologías en electrónica) han alterado el formato de cumplido cambiando la palabra legalización por labor, situación que se presenta porque el formato es editable  
Es necesario que los avances se legalicen en el menor tiempo posible, ya que esta información hace parte del registro de las actividades financieras, por lo tanto no es posible esperar todo el tiempo que el beneficiario este por fuera  
El beneficiario no alcanza u olvida reclamar o hacer firmar el cumplido de comisión y debe realizar esta gestión posteriomente vái telefónica o vía fax, entonces se genera el recibo del documento en copia escaneada o en fax  
En eventos masivos realizados por otras instituciones, la parte logística prevee la entrega de cumplidos en formatos establecidos por ellos  
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Actualización de la Resolución 594 de 2008 con el fin de dar claridad a situaciones que suceden en el proceso de legalización de avances y que no están contempladas en la actual Resolución AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO 2012-10-01 2012-12-03
Fecha de Seguimiento:  2012-11-30
Fecha de Cierre:  2012-12-03
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
La acción comprometida fue realizada según lo previsto.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Las acciones permiten la solución puntual al problema detectado con la auditoria.
Conveniencia Las acciones permiten la adecuación del procedimiento documentado a la normativa establecida para su aplicación unificada
Eficacia El 25 de octubre de 2012 fue actualizado el procedimiento para la solicitud y legalización de avances, adecuando el formato correspondiente, con lo cual se le dio cumplimiento a la acción comprometida
Eficiencia Las acciones se realizaron dentro de los términos previstos
Efectividad Las acciones se implementaron para resolver de forma puntual la situación problemática evidenciada durante la auditoria.
 



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