Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta: PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Cargo: --
Fecha: 2012-08-08
Código acción: 451
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
Postgrados:inscripcion Y Matricula
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Con respecto a las pruebas de Inglés: Se evidenciaron imprecisiones en la aplicación del art. 62 del Acuerdo 049 de 2007 "Para demostrar competencia en comprensión lectora en una lengua extranjera". En las FCS para la convocatoria 2011 se exigió la prueba de inglés como requisito previo a la presentación de las pruebas de conocimientos. En la FCJS se le solicitó al Depto de Lenguas y Literatura que certifique la validez de las constancias allegadas por los estudiantes, acreditando la comprensión lectora.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: PAULA ANDREA CHICA CORTÉS ASESOR-OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
Verificar la eficacia de la corrección en el programa de auditorias ordinario al proceso de Docencia a efectuarse en la vigencia 2012
TATIANA OCHOA CARDENAS
2012-07-01
2012-10-01
Documentar e implementar lo debido en el SIG, en lo que respecta al procedimiento de admisión de estudiantes de programas de postgrado, con el fin de unificar los criterios para la certificacion de la competencia lectora en lengua estranjera, de conformidad con lo establecido en el artículo 65 del acuerdo 049 de 2007.
JULIAN OROZCO OSPINA
2012-01-16
2012-05-01
Fecha de Seguimiento: 2012-07-01
Fecha de Cierre: 2012-10-01
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Una vez consultado el SIG, se evidencia que en el Proceso de Recursos de Apoyo Académico fué documentado el procedimiento denominado "Procedimiento para la inscripción, admisión y matricula de los estudiantes de los programas de postgrado P-RA-609" http://sig.ucaldas.edu.co/gestionDocumental/vistaDetalleProcedimiento.php?codDoc=NjA5&versionDoc=1&codProceso=RA, donde se detalla en el componente de "DESAROLLO" los aspectos establecidos en el Acuerdo 049 "Demostración de la competencia en comprensión lectora en una lengua extranjera".
La efectividad de esta acción de corrección será verificada en la auditoria ordinaria al proceso de Recursos de Apoyo Académico durante la vigencia 2012, donde se evaluará su debida implementación en todos los programas a los que haya sido aplicable este procedimiento luego de su puesta en vigencia.
Fecha de seguimiento: 2012-10-28
Observaciones del Seguimiento:
El resultado de la auditoría 2012 efectuada a los programas de postgrados en lo relativo al cumplimiento del procedimiento para la inscripción, admisión y matrícula en el proceso de Recursos de Apoyo Académico, proceso al cual fue asociado el procedimiento documentado, no le permitió al equipo auditor emitir un concepto o conclusión de auditoría, en tanto, de los cuatro programas de postgrado seleccionados, en los cuales se informó, mediante consulta al SIA, que abrieron cohorte en fecha posterior al 24 de abril de 2012, fecha en la que se puso en vigencia el procedimiento, tan solo la Especialización en Legislación Comercial abrió una cohorte, el cual pese a encontrarse conforme no puede constituirse en muestra representativa para declarar un juicio razonable y sustentado.
Debido a que dentro del ámbito de ejecución de esta auditoría se realizaría el seguimiento a las ACPM 450, 451 y 452 de conformidad con el ultimo registro efectuado donde se señaló “La efectividad de esta acción de corrección será verificada en la auditoria ordinaria al proceso de Recursos de Apoyo Académico durante la vigencia 2012, donde se evaluará su debida implementación en todos los programas a los que haya sido aplicable este procedimiento luego de su puesta en vigencia”, se recomienda al proceso recibir auditoría complementaria de control interno en la vigencia del programa 2012 a la totalidad de los programas de postgrado, con lo cual se garantice la verificación con un alcance suficiente para determinar la efectividad de las acciones correctivas.
Fecha de seguimiento: 2016-02-18
Observaciones del Seguimiento:
No obstante se documento el procedimiento para la admisión de estudiantes la revisión a la revisión de los programas de posgrado tanto en la auditoria interna como en el desarrollo de la veeduría del proceso de admisiones semestral se evidencia que los programas no aplican un criterio unificado para la certificación de la comprensión lectura en segunda lengua extranjera. Por lo anterior la acción no se cierra por falta de cumplimiento.
Fecha de seguimiento: 2014-04-18
Observaciones del Seguimiento:
Tal como se comprometió en el anterior seguimiento, se incluyó en el programa de auditorias 2013, la verificación a la conformidad en la inscripción, admision y matricula de los programas de postgrado, a ser realizada mediante auditoria especial de control interno, además de auditoria en el marco de actuación del comité veedor del proceso de admisiones.
Dadas las condiciones de anormalidad académica imperantes en el segundo semestre del 2013 en la universidad, la auditoria especial a postgrados se limitó únicamente a una auditoria de tipo fiscal, verificando la situación de pago de los estudiantes matriculados, por lo cual este alcance estimado tuvo que ser limitado a este aspecto prioritario para el proceso de Control y Seguimento. Actualmente esta auditoría esta en proceso de finalización.
En cuanto a la auditoria efectuada por el comité veedor del proceso de admisiones para los periodos académicos del 2013, se tiene que a la fecha, está aun se encuentra en proceso de finalización. Una vez se cuente con dichos resultados, se efecturá un nuevo seguimiento.
No obstante lo anterio, el programa de auditorias 2014 que contiene las auditorias ordinarias de calidad a los procesos, contendrá la auditoría al proceso de Recursos de apoyo académico en la cual se hará seguimiento a las ACPM ACPM 450, 451 y 452, de donde se derivarán elementos que permitan realizar un seguimiento y cierre de éstas basadas en evidencia objetiva.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
Las acciones son adecuadas frente a lo que permite la normativa, de manera que si bien no es exigible la competencia para el ingreso, ésta es verificada para cumplimiento de requisitos de graduación, adicionalmente los programas están en libertad de exigirla al momento de la admisión según el tipo de programa.
Conveniencia
Los requisitos de ingreso en cuanto a exigencia de requisito de segunda lengua al momento de la admisión, no están reglamentados, sin embargo, a todos los estudiantes se les exige dicho requisito para la graduación, lo cual queda documentado.
Eficacia
Son eficaces en la medida que cada programa exige la competencia y la desarrollo de acuerdo con las características de su estructura curricular.
Eficiencia
Se logró la implementación de las acciones con los mínimos recursos.
Efectividad
El proceso de admisión se lleva a cabo de acuerdo a la normativa establecida y los procedimientos del SIG, con los respectivos seguimientos del Comité Veedor de Admisiones.
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