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Tomando como base los informes de la prueba piloto del grupo de contratación, suministrados por la líder del Grupo Interno de Trabajo se reportan los siguientes avances del proyecto a junio 29 de 2012:
INFORME CORTE: DEL 16 DE ABRIL A MAYO 12 DE 2012:
La prueba piloto del grupo de contratación inicio sus labores el día 16 de abril con tres centros de gasto: Vicerrectoria Académica, la Facultad de Ingenierías y la Oficina de Servicios Generales de la Vicerrectoria Administrativa, dicho grupo cuenta con 4 personas que destinan su tiempo a darle tramite a todos los contratos desde la recepción y revisión de la solicitud hasta el perfeccionamiento de los contratos que lleguen remitidos por cada uno de los centros de gasto ya mencionados.
El diseño de cada una de las funciones de los integrantes de la prueba piloto, se desarrollo con base en el principio de la especialización de funciones, planteando la posibilidad de mejorar cada una de las actividades, convirtiendo las personas que hacen parte del grupo, en expertos en cada uno de los procesos , es así como se diseñaron 4 tipos de roles diferentes , Servicio al Usuario, Estudio de Mercados, ÓrEdenes de Compra y Ordenes de Servicio , de este modo se pretende mejorar la eficiencia de algunos procesos que en este momento no tienen ningún seguimiento ni medición y por ende no son susceptibles de mejora al no conocer el estado actual.
Para la puesta en marcha de dicha prueba se diseño un procedimiento el cual ha sufrido algunas modificaciones en el transcurso del tiempo en el que se ha ejecutado la prueba piloto. Asi mismo es preciso señalar que los procedimientos de contratación en el SIG se mantienen sin modificarse, en tanto se encuentran en periodo de transición mientras se amplía el alcance de la prueba piloto a todos los centros de gasto.
MEJORAS Y DIFICULTADES EN EL PROCESO:
Las mejoras están medidas frente a los hallazgos reiterativos de la Contraloría y frente a aquellas situaciones susceptibles de perfeccionamiento y avance. Las dificultades fueron ciertamente previsibles en torno a las costumbres de cada centro y el cambio del proceso.
En el transcurso de la prueba piloto se evidenciaron grandes mejoras en el proceso de contratación independientemente de la cuantía como lo son:
• La definición del objeto a contratar mejoro en cuanto a su definición y claridad, cada uno de los conceptos aumentaron su precisión y no se da lugar al error en cuanto a dicha definición, ya que tiene la supervisión de cómo mínimo dos funcionarios.
• La Descripción de la justificación se define de modo claro y consecuente con el proyecto al que es asociado el contrato
• Adicional a esto se hace una supervisión desde el inicio de la contratación en cuanto a la concordancia del rubro del cual se hace uso, ya que detectando desde el inicio de la contratación, alguna incompatibilidad entre lo que se pretende comprar y el rubro seleccionado, se optimiza el proceso de contratación evitando retrocesos en otras etapas, cuando ya el proveedor ha incurrido en gastos.
• Supervisión de los contratos en cuanto al monto asignado para cada uno de los ítems a contratar y en cuanto a la pertinencia de cada uno de ellos.
• Desde la concepción del contrato (solicitud) se hace un seguimiento y un acompañamiento al centro de gasto con el fin de evitar errores reprocesos y/o duplicidad.
• El estudio de mercado constituye un elemento importante para la definición del monto a invertir, además de ello ha sido realizado como fue concebido para dar fe de la búsqueda en el mercado de la mejor oferta para la Universidad.
• En cuanto al estudio de mercado, se está pensando la posibilidad de contar en este paso con mayor formalidad, toda vez que se tiene conocimiento de algunos procesos de contratación en el que el requerimiento inicial fue modificado indistintamente, modificando igualmente varias veces las cotizaciones de los proveedores. Lo que a la vista del proveedor no sería correcto que la otra parte conociera su cotización.
• un proceso, una consulta para comprar equipos de computo, proceso en el que en varias oportunidades se solicito a los mismos proveedores varias veces la cotización, modificando lo requerido desde un principio, esto resta credibilidad al proceso de contratación directa que adelanta la Universidad, además de tiempo.
• Todos los contratos realizados hacen parte del plan de compras de cada uno de los centros de gasto, esto es verificado antes de autorizar la solicitud realizada, lo que garantiza que si no hacen parte del dicho plan se haga el trámite ante junta de compras.
• Aunque hayan sido únicamente 2 los contratos tramitados con pólizas se evidencio la disminución del tiempo gracias a la agilidad de los funcionarios y al haberse evitado todos los trámites en cuanto a envíos, recepciones y devoluciones que no fueron necesarias gracias a que dichos inconvenientes fueron solucionados una vez se hallaron en el mismo Grupo.
• El pago de estampilla se mejora en cuanto a la pertinencia de la fecha en que se realiza el pago y a la exactitud en cuanto al monto a consignar.
• La asignación de compromisos presupuestales desde la prueba piloto y la oficina de presupuesto brinda mayor seguridad en cuanto al manejo de dicho proceso.
• El proceso unificado brinda la posibilidad de poder analizar la contratación de la universidad desde varios aspectos claves, que proporcionan la posibilidad de aplicar ideas de mejora en todos los aspectos que de esta se derivan.
• El grupo de trabajo es un equipo interdisciplinario que brinda la posibilidad de ver el proceso de la contratación desde varios puntos de vista, generando así una visión más objetiva al momento de proponer mejoras.
• El diseño de hoja de trazabilidad me permite evidenciar el estado de cada trámite en tiempo real.
En conclusión se podría afirmar que los procesos que se tramitaron desde el grupo de contratación se tramitaron de forma coherente con el estatuto de contratación asegurando la perfección y agilidad de los mismos. De igual forma, la prueba ha arrojado a la fecha, que el grupo puede asumir otro Centro de Gastos, sin aumentar el número de personal.
Como se menciono anteriormente, en lo transcurrido de la prueba piloto han surgido nuevas ideas en cuanto al modo de hacer (proceso) y algunas propuestas que lo mejorarían en cuanto a calidad, agilidad y seguridad, estas se encuentran como pendientes a desarrollar:
• Se evidencio la necesidad de convertir el acta de liquidación en un compromiso de cada centro de gasto, lo que garantizaría una supervisión adicional del contrato por parte del centro de gasto.
• Se plantea la posibilidad de mejorar el proceso en cuanto a la llegada del bien y el aviso por parte del almacén a los diferentes centros de gasto y los inventarios para así agilizar el pago a los contratistas, esto surge pues con la prueba piloto se evidencio la necesidad de darle mayor orden a dicha parte del proceso.
• La oficina financiera plantea la posibilidad de mantener archivados en la Secretaria General el archivo de contratación, con el fin de mejorar los procesos de consulta de los expedientes y su archivo, ya que en la oficina financiera, se archiva por pago, no que no resulta coherente con las etapas del proceso de contratación. Adicional a esto se plantea la implementación de de un archivo digital y público en aras de evitar pérdidas de documentos importantes, agilizar la consulta y propender por los postulados de una contratación pública, conforme las disposiciones de gobierno en línea.
• Generar en banco de datos con estudios de mercados de los bienes más demandados por la Universidad, generando a futuro reducción de tiempos en procesos posteriores.
• Se plantea proyectar el grupo de contratación como un grupo ecológico, para esto está planteando procesos amigables con el medio ambiente.
• Se tiene planteado igualmente, un trabajo tendiente al mejoramiento de la supervisión de los contratos en la Universidad.
CAMBIOS REALIZADOS EN EL PROCESO INICIAL
Desde la puesta en marcha de la prueba piloto se ha modificado el proceso según las necesidades que han surgido, se han modificado los siguientes pasos:
• Se plantea que solo una persona por centro de gasto diligencie las solicitudes siendo esto una garantía, para que las solicitudes tengan un filtro inicial pasando por el previo visto bueno del ordenador.
• No se exige copia del CDP solo se debe relacionar, ya que la información del CDP se puede verificar en el sistema financiero (ahorro de papel).
• La descripción del objeto a contratar fue modificada y se pormenoriza las características de cada ítem a contratar, por sugerencia de inventarios.
INFORME CORTE: JUNIO 05 DE 2012:
MEJORAS ALCANZADAS:
La descripción del objeto a contratar mejoro en cuanto a su definición y claridad
La Descripción de la justificación se define de modo claro y consecuente con el proyecto al que es asociado en el contrato.
Supervisión de los contratos en cuanto al monto asignado para cada uno de los ítems a contratar y en cuanto a la pertinencia de cada uno de ellos (tutorías, viáticos etc)
Se orienta desde el inicio de la contratación la pertinencia del rubro con el gasto
El proceso sistematizado evita reprocesos en los que puede llegar a salir perjudicado el proveedor (ejm. Ordenes que se tramitan con CDP sin saldo)
Las invitaciones a cotizar se hacen respetando el modelo establecido y constatando lo solicitado con lo ofrecido
Hoja de trazabilidad, permite indicar los pasos de la contratación que ocupan mas tiempo (autorización de las ordenes, generación de contratos)
Desde la concepción del contrato (solicitud) se hace un seguimiento y un acompañamiento (a todos los centros de gasto) con el fin de evitar errores reprocesos y/o duplicidad.
El estudio de mercados ha sido realizado como fue concebido para dar fe de la búsqueda en el mercado de la mejor oferta para la Universidad.
Todos los contratos realizados hacen parte del plan de compras, esto es verificado antes de autorizar la solicitud, lo que garantiza que si no hacen parte del dicho plan se haga el trámite ante junta de compras.
En los contratos tramitados con pólizas se evidencio la disminución del tiempo gracias a la agilidad de los funcionarios y al haberse evitado todos los trámites en cuanto a envíos, recepciones y devoluciones que no fueron necesarias gracias a que los inconvenientes fueron solucionados una vez se hallaron en el mismo grupo
El pago de estampilla se mejora en cuanto a la pertinencia de la fecha en que se realiza el pago y a la exactitud en cuanto al monto a consignar.
La unidad de criterios del manejo de los compromisos entre la prueba piloto y la oficina de presupuesto brinda mayor seguridad en cuanto al manejo de dicho proceso.
El proceso unificado brinda la posibilidad de poder analizar la contratación de la universidad desde varios aspectos claves, que proporcionan la posibilidad de aplicar ideas de mejora en todos los aspectos que de esta se derivan.
El grupo de trabajo es un equipo multidisciplinado que brinda la posibilidad de ver el proceso de la contratación desde varios puntos de vista, generando así una visión más objetiva al momento de proponer mejoras.
La experiencia de los miembros del grupo permite que sean más perspicaces al momento de hacer una negociación y así obtener la mejor ventaja para la Universidad.
Proyecciones:
Se plantea la posibilidad de mejorar el proceso en cuanto a la llegada del bien y el aviso por parte del almacén a los diferentes centros de gasto y los inventarios para así agilizar el pago a los contratistas.
Que se especialicen en los centros de gastos personas en la generación de solicitudes de contratación
Desde el grupo de contratación y la oficina financiera se plantea la posibilidad de trasladar el archivo de contratación al grupo, con el fin de darle el trato adecuado a cada uno de los procesos, adicional a esto se plantea la implementación de un archivo digital en aras de evitar la pérdida de cualquier documento importante y garantizar la publicación de dichos procesos.
Generar en banco de datos con estudios de mercados de los bienes más demandados por la Universidad, generando a futuro reducción de tiempos en procesos.
Se plantea proyectar el grupo de contratación como un grupo ecológico, para esto esta planteando procesos amigables con el medio ambiente.
Se hace necesario una mejora en los procesos de supervisión se aclaren todas las responsabilidades que esto implica (recibo a satisfacción, informes, elaboración acta de liquidación, pagos, seguridad social)
Se plantea la implementación de la ordenes de suministro
Generar un sistema de encuestas de medición del servicio para los clientes internos y externos.
Con la hoja de trazabilidad, llevar un control estadístico de procesos para detectar las causas asignables de variabilidad de manera que la única fuente de variabilidad del proceso sea debido a causas comunes o no asignables, es decir, puramente aleatorias.
Poder incluir en la trazabilidad : El recibo a satisfacción, el acta de liquidación y el pago.
El Grupo Interno de Contratación informa que la prueba piloto hasta la fecha arroja resultados tan exitosos, que se ha decidido continuar con la inclusión progresiva de los centros de gasto, hasta que se logre el alcance a la totalidad de los mismos.
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CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
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Adecuación
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La metodología aplicada a la auditoria al proyecto unidad de contratación contempló, entre otros aspectos:
- Análisis del documento que dio origen al proyecto Unidad de Contratación en la Universidad.
- Análisis del informe de prueba piloto realizado por la Unidad de Contratación.
- Análisis de los informes de la Contraloría General de la República sobre los hallazgos inherentes a la contratación.
- Realización de una encuesta de percepción con los funcionarios involucrados en el proceso de contratación.
- Entrevistas con los funcionarios adscritos a la Unidad incluyendo a la líder del grupo de contratación.
De manera textual, el proyecto de creación de la Unidad identifica las siguientes problemáticas, las cuales son tomadas como punto de partida para la implementación del proyecto:
1. La Justificación de las solicitudes, las cuales no dan cuenta de la necesidad que la universidad pretende satisfacer.
2. los estudios de mercados, no dan cuenta de las preguntas que en el formato se solicitan.
3. Las invitaciones carecen de constancia de recibido, carecen de antecedentes fiscales y disciplinarios. Los documentos son firmados por personas diferentes a contratistas.
4. la contratación directa está descentralizada en 15 centros de gasto, cada uno de ellos realiza el proceso en forma diferente teniendo como base el acuerdo 03 y el P-CC-78….
5. A pesar de la existencia de una base de datos que posee el Sistema Financiero de la Universidad, no existen información consolidada que dé cuenta de la cantidad de contrataciones, el comportamiento de la contratación según el periodo del año o el centro de gasto con mayor volumen de contratación.
6. No existe un control sobre la eficiencia, eficacia y transparencia en los procedimientos necesarios para el proceso.
7. Hallazgos determinados por la Contraloría General de la República. |
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Conveniencia
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El pasado mes de febrero de 2013, el señor Rector aprobó un programa de auditorías el cual contempló una auditoría cuyo objeto fue determinar la eficacia en la implementación del proyecto de creación de la Unidad de Contratación en virtud de la normativa existente, de los objetivos con los cuales se crea, de sus metas e indicadores establecidos. Los resultados de esta auditoria se constituyen en el soporte que permite realizar el cierre de esta acción correctiva.
Las acciones correctivas implementadas relativas a la constitución del proyecto unidad de contratación son convenientes en tanto se armonizan a los objetivos de modernización administrativa contemplados en el Plan de Desarrollo Institucional. |
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Eficacia
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ALGUNAS EVIDENCIAS DE LA EFICACIA DE LA UNIDAD DE CONTRATACIÓN (tomado de las conclusiones de la auditoria realizada a la unidad de contratación en 2013):
• Mejoras sustanciales en la definición del objeto a contratar
• Mejoras en los conceptos de justificación y estudio de mercados
• El diseño de la hoja de ruta u hoja de trazabilidad permite evidenciar el estado de cada trámite.
• Mejoras sustanciales en el procedimiento de invitación a contratar y solución en requisitos solicitados a contratistas como los antecedentes fiscales, firma de documentos por personas diferentes a contratistas, entre otros.
• Hallazgos históricos de la Contraloría General de la República –CGR: Actualmente se están mitigando con las acciones comprometidas en el plan de mejoramiento.
• A excepción de los centros de gasto no integrados a la Unidad de Contratación, ésta revisa toda la contratación directa independiente de su cuantía. Se empieza a hacer evidente disminución en la misma, por identificación de objetos comunes en los contratos.
• Orientación de la contratación a la pertinencia del rubro del gasto
• Se tiene una percepción buena acerca del proyecto.
Se espera que estas mejoras logren su efecto en la disminución o eliminación de hallazgos recurrentes de las auditorías internas y externas relacionadas con el proceso de contratación.
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Eficiencia
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La implementación del proyecto unidad de contratación ha significado un esfuerzo institucional y evidentemente un acierto en la optimización de métodos y procedimientos para la contratación.
Actualmente la Universidad cuenta con quince (15) centros de gasto; once (11) de ellos, se encuentran adscritos a la unidad de contratación, quedando pendiente por incluir la Facultad de Ciencias Exactas, Facultad de Ciencias para la Salud, Facultad de Artes y Humanidades y la Oficina de Educación a Distancia
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Efectividad
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Los resultados de la auditoria efectuada al proyecto unidad de contratación dan evidencia de que éste se constituye en un ejemplo institucional de trabajo en equipo para la implementación de acciones de mejoramiento de alto impacto, el cual es propicio de ser replicado en otros procesos y otros proyectos dentro de la Universidad.
Finalmente se considera pertinente recordar en esta cierre algunas recomendaciones que se hicieron en el informe de auditoria, para que se tengan en cuenta como parte de la optimización y mejora continuad de la Unidad:
- Agilizar la sistematización del plan de compras e integración al SINCO, de tal manera que éste sea funcional y se cuente como un instrumento adecuado al proceso para su autocontrol y seguimiento.
- Agilizar la consolidación del grupo de supervisores especializados.
- Estandarizar procedimientos actualizándolos acorde a los cambios generados. Igualmente, generar un boletín informativo de los cambios realizados u otro canal de difusión.
- Implementar las acciones de mejoramiento pertinentes a las percepciones de los usuarios de la unidad.
- Medir los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad del proyecto y establecer nuevas metas de desempeño. El proyecto ya ha integrado al 73% (11/15) de los centros de gasto.
- El proyecto unidad de contratación ha alcanzado los niveles de implementación necesarios para determinar su horizonte como "prueba piloto". Con ello es preciso determinar la necesidad de actualizar el estatuto de contratación y los procedimientos documentados.
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