Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  
Fecha:  2012-08-14
Código acción:  456
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Líder del Proceso
Información y Comunicación FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ
Objeto de Auditoría Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EDUARDO CASTRO ECHEVERRI
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
En el proceso de información y comunicación se detectó que el procedimiento P-IC-469 se encuentra desactualizado conforme a la normativa externa de la CGR, ley orgánica 6289 de 2011 y 6445 de 2012 contraviniendo lo estipulado en la norma NTC GP 1000:2009 numeral 4.2.3. literal b, que indica que " Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben ser revisados y actualizados cuando sea necesario y aprobados nuevamente".
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:       PROFESIONAL ESPECIALIZADO-OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
No se cuenta con un método o estándar para la revisión sistemática de los documentos del sistema Planeación inadecuada
 
La revisión de documentos del sistema se realiza solo antes de auditoría externa, por lo cual existe alta vulnerabilidad en desactualizaciones Planeación inadecuada
Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
No existe una relación entre el proceso de Gestión Jurídica de a Secretaría General, para reportar actualización normativa que afecte los procedimientos del sistema, de manera que se cuenta con actualización automática de normativa cuando ésta sea modificada por el Congreso o los Ministerios Método inexistente
 
El sistema actual para actualización normativa en el normograma no es eficaz para los documentos del SIG Método inexistente
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Establecer, dentro de la Oficina Asesora de Planeación, en cabeza del Coordinador del SIG, un método sistemático y periódico para la revisión permanente de la documentación, de manera que las actualizaciones se realicen de manera oportuna y permitan contemplan cambios, tanto en la operación como en la normativa ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2014-04-30 2014-06-30
Implementar en el sistema un mecanismo, que permita actualizar la normativa de los procedimientos cada vez que se cuente con actualización de la normativo por parte de Secretaría Jurídica. Verificar la oportunidad de la realización de tal actividad en el normograma. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2014-04-30 2014-06-30
Realizar la actualización del documento objeto de la presente ACPM. EDUARDO CASTRO ECHEVERRI 2014-04-21 2014-04-30
Fecha de Seguimiento:  2014-05-15
Fecha de Cierre:  2014-06-30
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia es realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
A la fecha del presente seguimiento se tiene que el procedimiento P-IC-469 desapareció de la base documental del SIG, por lo cual no es posible determinar si la actualización fue o no realizada.
Fecha de seguimiento: 2016-02-18
Observaciones del Seguimiento:
A la fecha del presente seguimiento se tiene que el procedimiento P-IC-469 desapareció de la base documental del SIG, por lo cual no es posible determinar si la actualización fue o no realizada.
Observaciones de Cierre:
Se establece nueva fecha de seguimiento

Estado Acciones: Acciones evaluadas como no cumplidas
 



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