Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo:
Fecha: 2012-08-14
Código acción: 458
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Líder del Proceso
Información y Comunicación
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Objeto de Auditoría
Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
EDUARDO CASTRO ECHEVERRI
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
En el proceso de Información y Comunicación se detectó la no utilización del registro número R-1724 para solicitud de servicios de grabaciòn, dado que se evidenció que las solicitudes se realizan en medio físico ó por e-mail sin dar utilización al formato indicado en el procedimiento I IC 537, lo cual, contraviene el procedimeinto indicado en el Sistema Integrado de Gestión.
Falta de claridad sobre el uso del formato para solicitudes de grabación que la propia Oficina de Prensa genera.
Falta de entrenamiento
No existe una directriz clara para el uso del formato en grabaciones de rutina de la Oficina de Prensa.
Falta de entrenamiento
La realización de notas web desde la Oficina de Prensa es una dinámica reciente.
Incumplimiento de un método o procedimiento
El formato no se ha socializado con el equipo de trabajo de la Oficina de Prensa.
Falta de entrenamiento
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Socialización del formato con el equipo de prensa, aclaración de dudas e instrucciones de uso.
CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS
2012-09-03
2012-12-07
Fecha de Seguimiento: 2012-12-07
Fecha de Cierre: 2012-12-07
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
Esta acción no requiere seguimiento dada la proximidad entre la fecha de inicio y la fecha de cierre en la implementación de las acciones
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
Respecto a las causas identificadas, relacionadas con la falta de apropiación del formato, la acción ejecutada permite su eliminación.
Conveniencia
La acción implementada permite corregir la situación presentada, en tanto permite llevar a conformidad el cumplimiento del procedimiento.
Eficacia
La acción se constituye en una corrección puntual sobre una no conformidad de tipo documental presentada. De acuerdo a las evidencias encontradas en el área de prensa, el formato está en pleno uso como requisito para tramitar las solicitudes en el área de televisión y se realiza seguimiento mensual de dicho cumplimiento.
Eficiencia
La acción de corrección se ejecutó dentro del tiempo establecido
Efectividad
Se logra llevar a conformidad el procedimiento. No obstante lo anterior se trata de una acción remedial puntual de tipo documental.
Documento Controlado
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