Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo:
Fecha: 2012-08-14
Código acción: 459
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Líder del Proceso
Información y Comunicación
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Objeto de Auditoría
Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
EDUARDO CASTRO ECHEVERRI
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Revisado el mapa de riesgos del proceso de Información y Comunicación, se encontró que el mapa de riesgos no se encuentra actualizado, e igualmente se indica la necesidad de segmentar ó de compartir el mapa de riesgos con el proceso de Planificación.
Algunos de los riesgos no corresponden al manejo de la Oficina de Prensa y Comunicaciones.
Falta de cooperación, coordinación o articulación
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Compartir el riesgo con la Oficina de Planeación y revisar anualmente el mapa de riesgos con fines de actualización.
CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS, MARIA ALEJANDRA GOMEZ URIBE
2013-07-01
2013-09-27
Fecha de Seguimiento: 2013-09-19
Fecha de Cierre: 2013-09-27
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
A la fecha de seguimiento, se encuentra en proceso de actualización el mapa de riesgos, con la asesoría de la Oficina de Control Interno de Gestión
Fecha de seguimiento: 2013-12-06
Observaciones del Seguimiento:
Al la fecha de cierre de esta acción (06/12/12) aun no se ha cumplido con la acción debido a que la propuesta inicial enviada por el equipo de comunicaciones para aprobación del Rector tuvo diversas observaciones conducentes a su ajuste. Actualmente el equipo de comunicaciones se encuentra realizando una nueva propuesta para la revisión y aprobación del Rector.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
La acción implementada de actualización del mapa de riesgo resulta adecuada. No obstante lo anterior, frente a la causa identificada por el funcionario a cargo del análisis correspondiente, considera la suscrita responsable de cerrar la acción que ésta no resulta adecuada a la dinámica de procesos. No puede entenderse que si una acción no está a cargo de la "oficina de prensa" no esté dentro del alcance del objetivo y actividades del proceso de información y comunicación
Conveniencia
La actualización de los mapas de riesgo es conveniente, en tanto se constituye en el principal instrumento de gestión preventiva de los procesos
Eficacia
El mapa de riesgos del proceso de información y comunicación fue aprobado y publicado en el SIG el 5 de diciembre de 2013 e incluyó además la definición de riesgos de corrupción de conformidad con lo estipulado por el decreto reglamentario del Estatuto Anticorrupción.
Eficiencia
La acción se desarrolló 3 meses luego de lo previsto. Sin embargo, este retraso es justificable desde la anormalidad académica y administrativa presentada en la universidad durante el segundo semestre del 2013
Efectividad
La actualización de los mapas de riesgos aplicó para todos los 16 procesos, por tanto puede considerarse efectiva. El seguimiento al cumplimiento de las acciones preventivas correspondientes está a cargo de los líderes de proceso, de conformidad con el principio de autocontrol y el procedimiento interno definido
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