Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo:
Fecha: 2012-08-14
Código acción: 460
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Líder del Proceso
Información y Comunicación
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Objeto de Auditoría
Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
EDUARDO CASTRO ECHEVERRI
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción de mejora
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
No obstante que el proceso presenta diferentes acciones de mejora, se sugiere, conforme al modelo estandar de control interno (MECI 3.3.2) y la norma NTC GP 1000 2009, numeral 8.5.1, utilizar planes de mejoramiento por procesos dado que este no existe como tal; se tienen acciones de mejora pero no obedecen a un plan de mejoramiento previamente establecido. Esta situación hace referencia al tema de "Consejo de prensa" el cual deberá ser documentado e institucionalizado.
Dado que el Consejo de Prensa inicialmente fue un ejercicio experimental, no se previó su formalización e integración al Sistema Integrado de Gestión.
Método inexistente
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Formalizar el Consejo de Prensa como una iniciativa permanente de mejora en le Oficina de Prensa y Comunicaciones.
CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS
2013-06-03
2013-09-27
Fecha de Seguimiento: 2013-09-23
Fecha de Cierre: 2013-09-27
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
Dada la proximidad de fechas entre seguimiento y cierre, este se realizará de manera simultanea
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
No aplica
Conveniencia
Luego de realizado un análisis a la conveniencia de la implementación de la acción de mejoramiento sugerida por el auditor, el proceso decide continuar con la realización permanente de los consejos de prensa, pero sin que esto implique obligar a su oficialización.
Lo anterior debido a que estos espacios pueden considerarse de carácter transitorio y no permanente, en tanto obedecen a una estrategia diseñada para la coordinación de acciones al interior del equipo de prensa, lo cual resulta de un proceso de planeación que el proceso de manera natural debe realizar y no se produce como una acción de mejoramiento que amerite ser catalogada como tal.
Se considera que la oficialización del comité no condiciona que se pueda continuar utilizando de manera regular esta estrategia o la aplicación de otra, según las necesidades, enfoque, expectativas y orientaciones del equipo de prensa.
Eficacia
No aplica
Eficiencia
No aplica
Efectividad
No aplica
Documento Controlado
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