Sistema Integrado de Gestión
Confidential
 

Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  
Fecha:  2012-08-16
Código acción:  465
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Líder del Proceso
Gestión Financiera NATALIA JARAMILLO RESTREPO
Objeto de Auditoría Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA EDUARDO CASTRO ECHEVERRI
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción de mejora
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Revisado el procedimiento P GF 136 se evidenció que se encuentra desactualizado dado que se presentan consignaciones que son archivadas en otras dependencias y reportadas electrónicamente por el banco a la oficina financiera; igualmente, se encuentra desactualizado el formato para el registro de llamadas correspondiente al paso 39 del P GF 118. De igual forma el procedimiento P-GF - 240 relacionado con recaudos se encuentra desactualizado dada la aclaración de la oficina financiera en el sentido de que éste procedimiento no es una actividad de tipo permanente sino que ésta se realiza cuando un centro de gastos lo requiere. En consecuencia a los procedimientos revisados, se encuentra que no están alineados conforme al criterio de auditoría "Control de documentos 4.2.3 literal b".
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:    NATALIA JARAMILLO RESTREPO   JEFE DE OFICINA-OFICINA FINANCIERA
Mostrar Análisis  |Ocultar Análisis
Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Es necesario mayor oportunidad por parte de los centro de gastos en el envío de los soportes Falta de entrenamiento
 
Falta de oportunidad en el envío de soportes para el registro de los ingresos de la Universidad Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
Falta de claridad en la definición del procedimiento en cuanto a: 1, no hay cargo de cajero en la Universidad 2. la actividad es de tipo eventual, solo se realiza a petición de un centro de gastos cuando por necesidades del servicio hay un evento o situación en el que el usuario no le es posible acercarse al banco que realiza esta función No Aplica
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar la respectiva actualización con las aclaraciones pertinentes,donde se aclare que la actividad de Caja es una actividad eventual y que la desarrolla un auxiliar admistrativo AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO 2012-08-22 2012-11-30
Fecha de Seguimiento:  2012-11-15
Fecha de Cierre:  2012-11-30
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
La acción comprometida fue realizada el 25 de octubre de 2012 mediante la actualización del P-PR-136
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación La acción implementada obedeció a una situación no conforme puntual y por tanto revistió naturaleza de corrección
Conveniencia La acción implementada permitió llevar a conformidad normativa el procedimiento documentado
Eficacia La acción comprometida fue realizada el 25 de octubre de 2012 mediante la actualización del P-PR-136
Eficiencia La acción se realizó dentro de tiempo comprometido
Efectividad No aplica por tratarse de una corrección puntual sobre una situación problemática específica
 



Documento Controlado
Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG