Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo:
Fecha: 2012-09-05
Código acción: 481
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Líder del Proceso
Planificación
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Objeto de Auditoría
Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE PLANIFICACIÓN
DIANA CRISTINA CÁRDENAS MARULANDA
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
El seguimiento planteado para enero del 2012 sobre la actualización mapa de riesgos 2010-2011 a la acción dar continuidad a la acción preventiva de "Asesorar la formulación de los planes de acción de facultad desarrollando la metodologÃa respectiva. Incorporar los proyectos derivados en el banco de proyectos cuando asàsea pertinente" Se evidencia el acompañamiento del proceso de planificación a la formulación de los planes de acción, sin embargo, no se realizó el seguimiento planteado, que le genere al proceso una retroalimentación.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA PROFESIONAL UNIVERSITARIO-OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
El procedimiento PPl - 268 paso 14. establece claramente claramente la actividad de seguimento y retroalimentación de los avances del plan de acción de facultad; no obstante los pasos de seguimiento y retroalimentación fueron incorporados en nueva versión generada en el procedimiento en marzo del año 2012. Asi las cosas solo se debe realizar la retroalimentación concerniente al primer semestre de este mismo año.
los planes de accion de las facultades fueron elaborados por primera vez y puestos en vigencia en junio de 2011
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
De conformidad con lo establecido en el procedimiento PPl - 268; paso 14 el jefe de la oficina de planeación y sistemas analizara los avances presentados por cada facultad en los cortes establecidos y realizara una retroalimentación de avance de las metas propuestas y recomendaciones de ajuste; partir del avance presentado a mitad del año 2012.
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON
2012-10-04
2012-12-14
Fecha de Seguimiento: 2012-11-15
Fecha de Cierre: 2012-12-14
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
Por la cercanía entre la fecha de seguimiento y cierre se realizará un único registro una vez cumplida ésta última.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
Se identificó que una de las causas asociadas a la no conformidad se relacionó con la inmadurez del ejercicio planificador en las facultades. No obstante se trataba del primer ejercicio de este tipo, la Oficina de Planeación ha realizado semestralmente seguimientos a la ejecución de estos planes y con corte a 31 de diciembre de 2013 realizó el cierre de las acciones la finalización de la vigencia de los planes de acción de las facultades. Se realizó el correspondiente análisis de resultados y la retroalimentación se realizó en el ámbito del equipo directivo ampliado en el mes de febrero de 2014.
Conveniencia
Los Planes de Acción de Facultad se constituyen en el despliegue de la estrategia plasmada en el Plan de Desarrollo Institución, por tanto el cumplimiento conforme del procedimiento para la elaboración y ejecución de los planes de acción de facultad se constituye en una acción fundamental para asegurar el logro de los objetivos estratégicos.
Eficacia
La acción se desarrollo conforme a lo planificado
Eficiencia
La acción se desarrolló dentro del tiempo previsto
Efectividad
Los beneficios se centran en asegurar que la ruta planificadora desde los estratégico hacia lo táctico y operativo se desarrolle de conformidad.
Documento Controlado
Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG
