Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo:
Fecha: 2012-10-08
Código acción: 492
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Líder del Proceso
Bienestar
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Objeto de Auditoría
Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE BIENESTAR
FRANCY ELENA BUENO ZAPATA
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Se observó que el proceso de Bienestar en lo referente al procedimiento de becas de compensación y asignación de residencias estudiantiles, el registro de información y su trazabilidad, es realizado en su mayoría de manera manual. Se evidencia que el desarrollo de este procedimiento demanda la gestión de gran cantidad de información, por lo cual se avizora que carece de un sistema de información que permita el control y ejecución de las actividades propias de los procesos de una manera automatizada evitando el riesgo de desgaste administrativo o la posibilidad de incurrir en errores.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: PROFESIONAL UNIVERSITARIO-OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
Ausencia de un sistema de información para Bienestar Universitario
Falta de recursos técnicos o tecnológicos
Necesidad de definir qué Oficina diseñará y administrará el sistema de información, ya que éste debe ir con interfases que unan la información de diversas dependencias.
Planeación inadecuada
Falta de toma de decisiones efectiva
El diseño de la propuesta para el Sistema de Información de bienestar no ha tenido continuidad.
Planeación inadecuada
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Gestionar ante las Oficina de Planeación y Sistemas la implementación de un Sistema de Información para la Oficina de Bienestar Universitario
LUCY AMPARO GIL ZULUAGA, LILIA VARGAS PIEDRAHITA
2012-11-13
2013-11-29
Fecha de Seguimiento: 2013-03-20
Fecha de Cierre: 2013-11-29
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
A la fecha de seguimiento no se cuenta con avances en la implementación de un sistema de información para el proceso de Bienestar
Fecha de seguimiento: 2014-04-18
Observaciones del Seguimiento:
A la fecha no se cuenta con un sistema de información. Actualmente se estan realizando gestiones con la oficina de Planeación para la realización de la accion comprometida.
No obstante lo anterior se han realizado avances en la sistematización de los procedimientos de monitorias, becas de compensación y asignación de residencias en lo que respecta a la aplicación y cargue de documentos por parte de los estudiantes interesados
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
La implementación del sistema de información para los servicios de bienestar, relacionados con la gestión de cupos de residencias, monitorias y becas de compensación, permite eliminar las causas identificadas-
Conveniencia
La sistematización de los servicios de Bienestar traen consigo un aporte significativo al cumplimiento de los estándares y requisitos normativos, en tanto reduce riesgos de contravención asociada a la manipulación de datos o a la precariedad en la gestión de la información que impide una toma de decisiones oportuna y confiable
Eficacia
Si bien no se logra la sistematización completa de todos los servicios de bienestar, se cuenta con un plan de mejoramiento para la acreditación institucional desplegado en el plan de trabajo del área de sistemas de la Oficina de Planeación, en el cual está comprometida la progresión de la sistematización, extendiéndola a otros servicios como las solicitudes de estudio socioeconómico para descuento de matrícula de estudiantes nuevos y antiguos. Lo anterior garantizará que se continúe en dicho proceso de mejora del proceso de bienestar.
Eficiencia
Las acciones no lograron ser implementas en el tiempo previsto, dada la complejidad de su implementación y las limitaciones de capacidad en talento humano idóneo para el desarrollo de sistemas de información en la oficina de Planeación
Efectividad
La mejora implementada impacta positivamente de forma directa a los estudiantes, en tanto se trata de la sistematización de servicios para su beneficio, simplificando y facilitando los trámites.
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