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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  
Fecha:  2012-10-18
Código acción:  495
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Líder del Proceso
Contratación LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Objeto de Auditoría Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE CONTRATACIÓN JULIAN OROZCO OSPINA
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Se evidencia que aún persiste un gran riesgo en términos de la cultura del "inmediatismo" que muchos funcionarios tienen a la hora de suscribir convenios sin seguir las formalidades plenas establecidas en el procedimiento P-CC-384. Así mismo, no existe una acción correctiva o preventiva relacionada con el tema de convenios y esto tiene implicaciones jurídicas graves para la Institución y para quienes suscriben dichos convenios.Lo anterior contraviene los numerales 7.4.1, 7.4.2 y 7.4.3 de la norma NTCGP-1000.
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:       PROFESIONAL ESPECIALIZADO-SECRETARÍA GENERAL
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
La situacion se habia venido analizando desde dias atrás, identificando como causa: Que el procedimiento debia adecuarse a las nuevas necesidades de la academia, sin faltar a los requisitos legales, asi por ejemplo el procedimiento para una convocatoria debia ser mas agil ya que los terminos de la misma: apertura y cierre no podian adecuarse al procedimiento interno. Se identifico igualmente que la Vicerrectoria que estaba moviendo la mayor cantidad de convenios y convocatorias era la Vicerrectoria de Proyección.  
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Se elaborara a modo de prueba un solo procedimiento unificando el procedimiento de la Vicerrectoria de Proyeccion con el de la Secretaria General ya que gran parte de la informacion de este último se encuentra en el formato de que para el efecto tiene el procedimiento de la Viceproyeccion. LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2012-11-01 2013-06-28
Fecha de Seguimiento:  2013-06-28
Fecha de Cierre:  2013-06-28
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia es realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
Aunque esta acción fue gestionada por la líder de proceso, a través de la construcción de una propuesta de unificación de de procedimientos entre la Vicerrectoría de Proyección y la Secretaría General, no se logró un acuerdo entre ambas partes para su implementación. Así mismo considera la suscrita evaluadora que debe reevaluarse el actual estado de la gestión de convenios e integrar los distintos resultados de verificaciones internas y externas que dan cuenta de debilidades relacionadas que persisten y de esta manera agregar los esfuerzos en una acción de mayor alcance y por tanto de carácter estratégico.
Fecha de seguimiento: 2016-02-16
Observaciones del Seguimiento:
Aunque esta acción fue gestionada por la líder de proceso, a través de la construcción de una propuesta de unificación de de procedimientos entre la Vicerrectoría de Proyección y la Secretaría General, no se logró un acuerdo entre ambas partes para su implementación. Así mismo considera la suscrita evaluadora que debe reevaluarse el actual estado de la gestión de convenios e integrar los distintos resultados de verificaciones internas y externas que dan cuenta de debilidades relacionadas que persisten y de esta manera agregar los esfuerzos en una acción de mayor alcance y por tanto de carácter estratégico
En virtud de lo anterior se decide cerrar como no cumplida sin fecha de reprogramación del seguimiento.
Observaciones de Cierre:
Se establece nueva fecha de seguimiento

Estado Acciones: Acciones evaluadas como no cumplidas
 



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