Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo:
Fecha: 2012-10-18
Código acción: 496
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Líder del Proceso
Contratación
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Objeto de Auditoría
Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE CONTRATACIÓN
JULIAN OROZCO OSPINA
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Se evidencia que aún persisten inconsistencias en la firma de los formatos de paz y salvo por parte de los supervisores en cada proceso contractual a través de los cuales se autorizan los pagos a los proveedores. Lo anterior contraviene los numerales 4.2.4 y 7.4.3 de la norma NTCGP-1000
Análisis de Causas
Análisis realizado por: PROFESIONAL ESPECIALIZADO-SECRETARÍA GENERAL
El gran numero de personas que intervienen en la contratacion directa sin la capacitacion necesario o con la induccion sin el aprendizaje esperado
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Implementar la especializacion en la supervision de los contratos, reduciendo el grupo de personas que pueden efectuar esta accion a un grupo de 15 o 20 personas, permitiendo con esto ademas de un segumiento mas directo a la contratacion, la operatividad del SINCO en lo que respecta a las actas de recibo a satisfaccion, reevaluacion del proveedor y el acta de liquidacion
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO
2012-11-01
2013-12-31
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28
Fecha de Cierre: 2013-12-31
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia es realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
En octubre de 2012 se envió al Jefe de Gestión Humana el proyecto de especialización de supervisores, el que a la fecha se encuentra revisando. Se tiene previsto realizar una convocatoria para la supervisión por especialidad y la puesta en vigencia de un marco normativo para el reconocimiento por vía de estímulos a esta labor. Se espera que para el primer semestre del 2014 se pueda dar inicio a la primera convocatoria.
Fecha de seguimiento: 2016-02-16
Observaciones del Seguimiento:
Realizada la auditoria de calidad del año 2014, se encuentra que las acciones no han sido implementadas y por tanto no se puede demostrar su eficacia, además de constituirse en una situación no conforme persistente, lo cual no permite concluir sobre su efectivas. Por las dos razones anteriores no puede realizarse el cierre de la ACPM correspondiente.
No obstante lo anterior y al igual que en ACPM de similares características para este proceso, la suscrita evaluadora que debe reevaluarse el actual estado de la labor de supervisión e integrar los distintos resultados de verificaciones internas y externas que dan cuenta de debilidades relacionadas que persisten y de esta manera agregar los esfuerzos en acciones de mayor alcance y por tanto de mayor valor estratégico.
En virtud de lo anterior se decide cerrar como no cumplida sin fecha de reprogramación del seguimiento.
Observaciones de Cierre:
Se establece nueva fecha de seguimiento
Estado Acciones: Acciones evaluadas como no cumplidas
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