Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo:
Fecha: 2012-10-18
Código acción: 498
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Líder del Proceso
Contratación
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Objeto de Auditoría
Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE CONTRATACIÓN
JULIAN OROZCO OSPINA
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción de mejora
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Se evidencian debilidades aún persistentes en cuanto a la cultura del registro de acciones y proyectos de mejoramiento que si bien se han implementado o se encuentran en ejecución, no están siendo documentados dentro del módulo de ACPMs del SIG, perdiendo trazabilidad y visibilidad de proyectos que generan impactos positivos en la institución y podrían demostrar la madurez del sistema.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: PROFESIONAL ESPECIALIZADO-SECRETARÍA GENERAL
El tema de contratacion estatal, en las entidades Estatales es constantemente auditado, por lo que en el año y especialmente en los últimos dos años dicha auditoria se incremento, asi por ejemplo, ademas de la Contraloria, se debe rendir cuentas a Transparencia por Colombia, a la Camara de Representantes, de los grupos internos de trabajo, de los indicadores de gestion y por cada uno se traza un plan o acciones, que pueden coincidir o no con las de SIG
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Trazar un solo programa de acciones ya sean de auditorias de control, de auditorias internas, de planes de mejoramiento con la Contraloria, de acciones con Transparencia por Colombia, de solicitud autonoma o del grupo interno de trabajo unificando las fechas de seguimiento.
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO
2012-11-01
2013-12-31
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28
Fecha de Cierre: 2013-12-31
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
Se ha implementado un autocontrol por parte del proceso, consistente en fijar una unica fecha de seguimiento y cierre de todas las acciones y planes de mejoramiento de diversas fuentes. Esto con el fin de tener mayor control sobre el vencimiento de las mismas. No obstante, se considera que la acción de mejora de fondo a esta situación, la que es transversal a todos los procesos, le corresponde a la coordinación del Sistema Integrado de Gestión y demás procesos relacionados con la evaluación, auditoria y mejora.
Fecha de seguimiento: 2016-02-18
Observaciones del Seguimiento:
Dado que la auditoria interna de calidad del año 2014 advierte sobre este mismo aspecto, se deja abierta para que sea registrado un complemento que permita documentar las mejoras implementadas al proceso susceptibles de registro y con ello se de evidencia de eficacia de las acciones propuestas.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
La acción propuesta en la ACPM es adecuada, toda vez que plantea la formulación de un plan de trabajo que permita una intervención integral al proceso de Contratación.
Conveniencia
Desde el año 2013, se vienen documentando y desarrollando acciones preventivas y correctivas en el proceso de contratación, que han permitido estabilizar el proceso y dar cumplimiento al Estatuto de Contratación.
Eficacia
La acción puede considerarse eficaz, en la medida que las ACPM que sean propuestas, realmente impacten en las causas de posibles situaciones no conformes del proceso.
Eficiencia
La acción es eficiente, pues no implica la inversión de recursos económicos para su desarrollo.
Efectividad
El impacto de la acción a la fecha del cierre de la misma ha sido contundente, en la medida que el grupo Interno de Contratación, ha logrado mejorar todos los indicadores de desempeño en cuanto a protección jurídica de la institución y disminución de los tiempos asociados.
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