Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  SECRETARIO GENERAL-17 -SECRETARÍA GENERAL
Fecha:  2012-09-24
Código acción:  505
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Gestión Documental
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Administración del riesgo
Descripción de la Situación
Perdida de la trazabilidad de la correspondencia emitida en la universidad
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:       SECRETARIO GENERAL-SECRETARÍA GENERAL
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Pérdida del consecutivo institucionalpor la no utilización de la nueva versión admiarchi para la elaboración de las comunicaciones oficiales Falta de recursos técnicos o tecnológicos
 
En el sistema Admiarchi no están creados todos los posibles destinatarios internos de la correspondencia Falta de recursos técnicos o tecnológicos
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Actualizar de manera automática la base de datos de remitentes LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ, JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO 2012-09-28 2013-06-01
Enviar una circular a la comunidad universitaria informando que no se debe dar trámite a ningún documento que no tenga el consecutivo institucional. LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ, JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO 2012-09-28 2013-06-01
Capacitación personalizada a las comunicaciones oficiales y seguimiento y acompañamiento en la aplicación del sistema LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ, JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO 2012-09-28 2013-06-01
Fecha de Seguimiento:  2013-06-01
Fecha de Cierre:  2013-06-01
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Observaciones del Seguimiento:
Esta acción no requiere seguimiento dada la proximidad entre la fecha de inicio y la fecha de cierre en la implementación de las acciones
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Las acciones realizadas eliminaron las causas identificadas, ya que se cuenta con base de datos actualizada y las dependencias son conscientes de la importancia del uso del consecutivo en las comunicaciones, lo cual se puede evidencia en los archivos de gestión y la trazabilidad en el sistema.
Conveniencia Si fueron coherentes con la norma aplicable a los archivos (Ley General de Archivos 594 de 2000- Acuerdo 060), toda vez que se cumple con la actualización de la base de datos de los remitentes y destinatarios para el envío de las comunicaciones oficiales internas y externas. Se realizaron las capacitaciones a los funcionarios en el manejo del sistema admiarchi y se difundieron directrices en torno a la importancia del consecutivo institucional en las comunicaciones oficiales.
Eficacia Las acciones se implementaron acorde con los tiempos establecidos y se obtuvo el resultado esperado. (Capacitaciones, circular y sistema actualizado)
Eficiencia Se optimizó el uso del sistema
Efectividad Mayor control en las comunicaciones oficiales ya que se elaboran, conservan y consultan en el sistema, además se envían en tiempo real, disminuyendo los riesgos de pérdida y adulteración.
 



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