Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO-06 -SECRETARÍA GENERAL
Fecha: 2012-10-24
Código acción: 509
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
Gestión Documental
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Resultado de la medición de indicadores
Descripción de la Situación
Al realizar el anàlisis del indicador del consumo de papel, se determina que la meta no se cumple, pues se habìa planteado una reducciòn en el consumo de un 15% en el año y a junio de 2012 por el contrario, se ha incrementado en un 9%. La meta de reducciòn se habìa planteado como resultado del uso del ADMIARCHI; sin embargo, por diferentes razones no fue posible cumplir con lo propuesto.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: JORGE ENRIQUE ARISTIZÁBAL VILLEGAS PROFESIONAL UNIVERSITARIO-SECRETARÍA GENERAL
entrega de papelería en las dependencias con logo que no correspondía.
Planeación inadecuada
Entrega de papel con gramaje diferente al requerido por las impresoras instaladas
Planeación inadecuada
En el momento de atender los pedidos y suministrar la papelería el funcionario de la oficina de Bienes y suministros no se percató que las resmas de papel existentes, no debían entregar para uso.
Falta medición o control
Al imprimir el documento con el papel entregado en las dependencias, se presenta obtrucción en la impresora, no permitiendo concluir la impresión.
Falta de recursos físicos (instalaciones)
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Remitir oficio a la coordinadora de Bienes y Suministros, solicitándole el retiro de la papelería en desuso de las diferentes dependencias y definir su disposición.
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ
2012-10-24
2012-10-24
Trabajar con la oficina de sistemas, Gestión Ambiental y Secretaría General para determinar la ubicación de 15 impresoras con impresión a doble cara y escáner, con el propósito de ubicarlas estratégicamente y optimizar el uso de papel.
Contratar el outsourcing de impresiones a dos caras preconfiguarada en los cómputadores exceptuando de esto aquellos documentos que por normatividad o conveniencia institucional deban ser impresos a una cara
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO
2012-08-01
2012-08-30
Capacitar y sensibilizar la utilización del sistema de gestión documental para la elaboración de las comunicciones oficiales
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ
2012-02-01
2013-12-20
Seguimiento y control en el cumplimiento de las políticas cero papel
Se adelantaron las acciones pertinentes. Pendiente Desarrollar los procesos de divulgación y comunicación para dar a conocer las ventajas de la comunicación virtual y los efectos legales de esta, la Coordinadora de la Oficina de Gestión Abiental emitirá comunicado sobre el tema, mientras se conforme el grupo de trabajo para desarrollar dicha acción.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
Si, Se dio a conocer la importancia de utilizar las herramientas que permiten optimizar el uso de papel.
Conveniencia
Si, las acciones fueron coherentes con lo programado
Eficacia
Las acciones nos condujeron a sensibilizarnos sobre la importancia de llegar a la utilización de un mínimo de papel
Eficiencia
Se logró disminuir la impresión en papel
Efectividad
Se logró disminuir la impresión en papel. Utilización del sistema admiarchi para enviar la comunicaciones a través del sistema e imprimir lo correspondiente a la TRD.
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