Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  SECRETARIO GENERAL-17 -SECRETARÍA GENERAL
Fecha:  2012-09-24
Código acción:  513
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Gestión Jurídica
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Administración del riesgo
Descripción de la Situación
Contradicción al dar contestación a una misma petición cuando es presentada en varias dependencias.
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:       SECRETARIO GENERAL-SECRETARÍA GENERAL
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Ausencia de conocimientos jurídicos de parte del funcionario de la Oficina de Atención al Ciudadano, como oficina que encamina la petición a la dependencia correspondiente, que le permita identificar el funcionario competente para dar una sola respuesta al cumulo de peticiones presentadas en el mismo sentido. Falta de talento humano
 
No centralizar peticiones en oficina de atención al ciudadano Falta de entrenamiento
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Brindar una capacitacion jurídica a las direcciones de programa, direcciones de departamento y decanaturas sobre la forma de encaminar una solicitud con destino al funcionario competente, en aras de focalizar todos los escritos que versan sobre la misma petición en una sola dependencia. FERNANDO DUQUE GARCÍA 2012-10-29 2013-06-28
Presentar ante el equipo directivo de la Universidad de Caldas, una propuesta de vinculacion en la Oficina de Atencion al Ciudadano, de un funcionario con conocimientos juridicos que pueda analizar y encaminar la totalidad de escritos que versen sobre una misma petición con destino a la dependencia competente. FERNANDO DUQUE GARCÍA 2012-10-26 2013-05-30
Fecha de Seguimiento:  2013-04-30
Fecha de Cierre:  2013-06-28
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Observaciones del Seguimiento:
Se realiza ajustes al SAC para direccionar las peticiones de acuerdo a los funcionarios competentes, a partir de las etiquetas estandarizadas. Se realizan capacitaciones a los funcionarios sobre el procedimiento del SAC. Se contrató a un administrador judicial, con el fin de dar soporte a las respuestas de tipo jurídico en el SAC
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación A partir de la contratación realizada a la persona con conocimientos específicos de carácter jurídico -tecnólogo en administración judicial-, se logró direccionar con un criterio jurídico, y por ende con mayor control, las peticiones presentadas ante las diferentes unidades administrativas de la Universidad de Caldas.
Conveniencia La capacitación realizada a los funcionarios, permitió dar claridades sobre el procedimiento que regula el Sistema Integrado de Gestión y elevado a normativa interna en el Acuerdo 011 de 2008. Finalmente, la contratación de una persona titulada como administrador judicial, permitió direccionar con un criterio jurídico, y por ende con mayor control, las peticiones presentadas ante las diferentes unidades administrativas de la Universidad de Caldas.
Eficacia Verificado el proceso de contratación realizado a la persona que funge como tecnólogo en administración judicial, se encuentra que lo planeado fue cumplido satisfactoriamente. Por otra parte, la capacitación brindada a los funcionarios se ejecutó a partir del cronograma fijado.
Eficiencia La contratación realizada surtió el proceso contractual, que se tiene definido para cualquier otro procedimiento de tal naturaleza, sin que fueran desplegados esfuerzos administrativos superiores. Por otra parte, la capacitación fue orientada por personal de la Secretaría General, si que fuera necesario acudir a profesionales externos.
Efectividad En la actualidad las peticiones impetradas en la Universidad de Caldas, son analizadas y direccionadas de conformidad con el factor funcional plasmado en el Estatuto General de La Universidad de Caldas--Acuerdo 064 de 1997-- por personal con conocimientos específicos en el tema -Tecnólogo en Administración Judicia-
 



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