Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo:
Fecha: 2012-10-24
Código acción: 517
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Líder del Proceso
Investigación
LUISA FERNANDA GIRALDO ZULUAGA
Objeto de Auditoría
Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE INVESTIGACIÓN
SONIA INÉS BETANCUR LÓPEZ
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Revisado el expediente que contiene el proyecto de investigacion identificado con el codigo 0040811 se encuentra que hay incumplimiento de los investigadores para la presentacion del informe final, cuya prorroga autorizada por la institucion y la entidad cofinanciadora (fundacion Carolina) era el 30 de marzo de 2012. No hay evidencia de la presentacion del informe, no reposa en el expediente, ni consultado uno de los investigadores dio razon de dicho cumplimiento. No obstante y de manera tardia en el seguimiento les fue requerido mediante oficio de la oficina de investigaciones con fecha 16 de agosto de 2012 sin respuesta a la fecha, contraviniendo los requisitos 7.5.1 y 8.2.4 de la norma NTCGP1000:2009
Análisis de Causas
Análisis realizado por: ROGELIO OCAMPO CARDONA JEFE DE OFICINA-OFICINA DE INVESTIGACIONES
Faltó comunicación oportuna con los investigadores
No Aplica
Se retardó la aplicación del protocolo de seguimiento de proyectos
No Aplica
Causa humana
No Aplica
El proceso se lleva a cabo solamente cuatro veces al año
No Aplica
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Aplicar apropiadamente el protocolo de seguimiento de proyectos, levantar actas y enviar las comunicaciones oportunamente.
ROGELIO OCAMPO CARDONA
2012-11-28
2013-11-29
Fecha de Seguimiento: 2013-09-30
Fecha de Cierre: 2013-11-29
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia es realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
Se considera conveniente realizar una verificación integral al cumplimiento del procedimiento para conceptuar sobre la efectividad de la acción propuesta para remediar el hallazgo encontrado, a través de la auditoria interna de calidad a efectuarse el según semestre de la vigencia 2014, una vez sean posesionados los nuevos Vicerrectores.
Fecha de seguimiento: 2016-02-21
Observaciones del Seguimiento:
Realizada la auditoria interna de calidad en el año 2014 se encuentra el siguiente hallazgo: "Los proyectos con código 0039313 y 0715313, no presentan informe de avance de conformidad con lo establecido en el procedimiento documentado y en las actas de compromiso correspondientes. Así mismo los proyectos con código 0715313, 0413712 no presentan informe de finalización ni referencia en el expediente respecto a su estado de ejecución, pese a haberse cumplido su plazo de ejecución".
Lo anterior indica que las acciones implementadas no han sido eficaces para resolver la situación problemática. Se recomienda al proceso actualizar el análisis de causas y replantear las acciones correctivas.
Fecha de seguimiento: 2017-02-08
Observaciones del Seguimiento:
Si bien la acción propuesta fue ejecutada, no es posible demostrar la efectividad de la misma, toda vez que aún en la auditoría de la vigencia 2016, se evidenciaron incumplimientos de los investigadores en cuanto a cierre de proyectos y entrega de informes finales. Como una de las causas de la situación, puede relacionarse la ausencia de sistemas de información que faciliten el seguimiento y se generen alertas automáticas. De igual manera, la gestión de proyectos como tal en la institución, no ha logrado consolidarse ni generar herramientas efectivas que favorezcan los cumplimientos en entregables, productos finales y mediciones de efectividad. Por este motivo la acción se cierra y se incorpora al plan de mejoramiento 2017 dada su recurrencia y que la acción que debe tomarse debe ser estructural y que incluya todos los tipos de proyectos manejados en la institución.
Observaciones de Cierre:
Se establece nueva fecha de seguimiento
Estado Acciones: Acciones evaluadas como no cumplidas
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