Sistema Integrado de Gestión
Confidential
 

Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  
Fecha:  2012-10-24
Código acción:  518
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Líder del Proceso
Investigación LUISA FERNANDA GIRALDO ZULUAGA
Objeto de Auditoría Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE INVESTIGACIÓN SONIA INÉS BETANCUR LÓPEZ
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Al revisar el procedimiento P-IN-580 para la elaboracion de proyectos de investigacion se encuentra que la guia para la formulacion de proyectos de investigacion no es un documento controlado por el SIG y la version publicada no es la que corresponde a cada convocatoria contraviniendo los requisitos 7.3.1 y 4.2.3 de la norma NTCGP1000:2009. Además, la revision del procedimiento P-IN-22 para otorgar becas de posgrado evidencia desactualizacion en varios apartes a saber: paso 14 responsabilidad de solicitar el CDP en cabeza de la secretaria ejecutiva de bienestar social y corresponde a bienestar universitario, así como la solicitud a la oficina de planeacion y no a la financiera como ocurre en la realidad. Lo anterior, contraviene los requisitos 4.2.3 y 7.3.1 de la norma NTCGP1000:2009
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:    ROGELIO OCAMPO CARDONA   JEFE DE OFICINA-OFICINA DE INVESTIGACIONES
Mostrar Análisis  |Ocultar Análisis
Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Cada convocatoria puede diferir con respecto a las otras, así que la guía no necesariamente debe ser la misma. No Aplica
 
La diversidad de convocatorias requiere que el procedimiento sea muy claro No Aplica
 
Se requiere revisión periódica de los procedimientos No Aplica
 
El aprendizaje continuo a partir de las experiencias que se van obteniendo entre una convocatoria y otra No Aplica
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Revisión y actualización del procedimiento para gestionar proyectos de investigación, con el fin de actualizarlo y determinar documentación adjunta al procedimiento, ej: Guía ROGELIO OCAMPO CARDONA 2013-05-31 2013-07-19
Realizar comparación de lo descrito en el procedimiento para Otorgar Becas de Posgrado con lo realizado actualmente. Determinar necesidades de ajustes a los documentos. MARGARITA MARIA LÓPEZ PINZÓN 2013-09-11 2013-12-20
Fecha de Seguimiento:  2013-10-31
Fecha de Cierre:  2013-12-20
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
Se encuentra que el P-IN-580 fue eliminado del SIG, por lo cual no es posible determinar si los cambios fueron realizados, según lo comprometido. Con fecha 2013-07-10 fue modificado el procedimiento P-IN-77 para presentar, aprobar y presentar proyectos de investigación incorporándose las actualizaciones correspondientes. Por su parte, el procedimiento de becas de posgrado no ha sido modificado desde el año 2008, con lo cual se supone que los ajustes no fueron realizados.
Fecha de seguimiento: 2016-02-22
Observaciones del Seguimiento:
Se establece nueva fecha de seguimiento
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Se actualiza el procedimiento de proyectos de investigación. Se decide que se tendrá una ficha para formulación de proyectos de menos cuantía y que para el caso de proyectos internos por convocatoria, se usará el formato que se incluya en la convocatoria específica, será un formato no estandarizado dado que los criterios de cada convocatoria pueden cambiar. Sin embargo desde el SIG se considera documento válido. Por su parte el procedimiento para otorgar becas de progrado, se actulizó como instructivo y se tiene una versión pendiente de aprobación.
Conveniencia Las acciones corresponden a la coherencia necesaria entre la necesidad de tener procedimientos documentados que complementen la norma, no que la dupliquen.
Eficacia A la fecha, el procedimiento de proyectos de investigación es un documento que cuenta con versión 8 y se ha documentado de conformidad con las necesidades actuales del proceso. La documentación del proceso de investigaciones se ha simplificado, con el propósito de mejorar la tramitología y otorgar cierta autonomía en aspectos ya controlados.
Eficiencia No se requirieron recursos para implementar la acción
Efectividad Si bien las acciones se ejecutaron, persiste las ineficiencias en el manejo de proyectos institucionales, debido a la ausencia de sistemas de información y la poca estandarización de metodologías a nivel institucional que permitan un mejor control y seguimiento a los proyectos. Se incluye una acción en el plan de mejoramiento 2017 orientada a implementar la metodología unificada para la gestión de proyectos institucionales.
 



Documento Controlado
Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG