Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  RECTOR UNIVERSIDAD-23 -RECTORÍA
Fecha:  2012-09-26
Código acción:  531
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Información y Comunicación
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Administración del riesgo
Descripción de la Situación
Deterioro del clima organizacional por mal manejo de la información y comunicación.
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:       RECTOR UNIVERSIDAD-RECTORÍA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Flujos de información y comunicación lentos e inoportunos entre los procesos. Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
Filtracion de información no autorizada en medios o ámbitos internos. Planeación inadecuada
 
No se encuentran establecidas las autoridades y responsabilidades en el proceso comunicacional interno. Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
Desinformación por parte de actores internos. Planeación inadecuada
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Continuar con el proceso de realizar el dialogo universitario CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS, CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO 2012-09-26 2013-02-28
Revisar la política institucional de comunicaciones RICARDO GÓMEZ GIRALDO, CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS 2012-09-26 2013-07-30
Política institucional revisada y corregida (control) RICARDO GÓMEZ GIRALDO, CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS 2012-09-26 2013-07-30
Fecha de Seguimiento:  2013-07-30
Fecha de Cierre:  2013-07-30
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Observaciones del Seguimiento:
Esta acción no requiere seguimiento dada la proximidad entre la fecha de inicio y la fecha de cierre en la implementación de las acciones
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Los diálogos universitarios ayudan a combatir los flujos de información lentos e inoportunos, dado que permiten la conversación en tiempo real con la comunidad para conocer sus dudas y aclarar situaciones.
Conveniencia Los diálogos universitarios son coherentes con directrices de transparencia y la política interna de comunicación, la cual habla de fortalecer las relaciones con organizaciones internas. En cuanto a la revisión corrección de la política de comunicaciones corresponde esto a una evolución de la institución, lo cual exige la permanente mejora, que a su vez es política de los sistemas integrados de gestión.
Eficacia Los diálogos universitarios se realizaron por encima de la meta propuesta y de allí surgieron propuestas y acciones frente a diversas situaciones. En cuanto a la revisión y corrección de la política de comunicaciones, se avanzó en su análisis y se logró tomar un referente para construir la nueva, pero aún se está consolidando.
Eficiencia Se cambió de reuniones formales de contacto universitario para optimizarlas a espacios más informales de encuentro, llamados diálogos universitarios, más personalizados.
Efectividad En las actas de las sesiones de diálogos quedaron consignados acuerdos y acciones de las cuales se ha hecho seguimiento y demuestran la efectividad de los diálogos.
 



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