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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  JEFE DE OFICINA-10 -OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
Fecha:  2012-09-20
Código acción:  534
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Bienestar LUCY AMPARO GIL ZULUAGA
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Administración del riesgo
Descripción de la Situación
Concentración de recursos y servicios de Bienestar en estudiantes
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:    LUCY AMPARO GIL ZULUAGA   JEFE DE OFICINA-OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
La falta de control y seguimiento al cumplimiento de requerimientos para acceder a programas de Bienestar Falta medición o control
 
Inestabilidad socioeconómica de los estudiantes No Aplica
 
Las resoluciones y acuerdos no son revisados con alguna periodicidad y los contextos socioculturales, legales y económicos han cambiado en las últimas décadas de manera contundente. Falta medición o control
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Iniciar un trabajo liderado por la Secretaria General por ser la encargada de llevar modificaciones al consejo superior. Trabajo referente a priorizar la modificación de algunos de los acuerdos que por el contexto actual deben ser modificados. LILIA VARGAS PIEDRAHITA, JULIAN OROZCO OSPINA, FERNANDO DUQUE GARCÍA, AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO 2012-09-10 2013-02-28
1).Aplicación acuerdo 01 de 2012 sobre matrículas. 2.)Oficiar a la Secretaría General sobre la necesidad de realizar las modificaciones necesarias, priorizando algunos acuerdos o resoluciones. (Control) LILIA VARGAS PIEDRAHITA 2012-09-10 2013-02-28
Realizar un análisis con el comité de matriculas para revisar puntos de vista financieros y socioeconomicos. LILIA VARGAS PIEDRAHITA, AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO 2012-09-10 2012-11-30
Actas de comité de matrículas (control) LILIA VARGAS PIEDRAHITA, AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO 2012-09-10 2012-11-30
Articular los programas de bienestar al proyecto de deserción estudiantil focalizando las inversiones en estudiantes de alto riesgo. LILIA VARGAS PIEDRAHITA 2012-09-10 2013-06-01
Fecha de Seguimiento:  2013-06-01
Fecha de Cierre:  2013-06-01
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Observaciones del Seguimiento:
Esta acción no requiere seguimiento dada la proximidad entre la fecha de inicio y la fecha de cierre en la implementación de las acciones
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Las acciones implementadas son plenamente pertinentes al riesgo y a las causas identificadas.
Conveniencia Las acciones implementadas son coherentes con la misión de la Universidad y su Plan de Desarrollo, en tanto se emarcan en lo establecido en la política de bienestar institucional.
Eficacia Bienestar como parte del Comité de matrículas presidido por la Jefe de la Oficina Financiera se ha acogido a la aplicación del acuerdo de matrículas para los temas relacionados con los estudios socioeconómicos para lo cual nuestra oficina es la encargada de recepcionar todas las solicitudes , asesorar a estudiantes, padres de familia y acudientes, recibir todos los derechos de petición y quejas enviados por la oficina de quejas y reclamos, cumplir con todas las modificaciones que se han hecho a la fecha del acuerdo y además implementar decisiones del Consejo superior nuevas como recepcionar y asesorar a los nuevos admitidos para hacer estudio socio económico que se implementó a partir del segundo semestre 2013. Se han oficiado varias solicitudes a la Secretaria General a través de proyectos para implementar modificaciones a los acuerdos de Residencias, al acuerdo de Monitorias, resolución de deportistas destacados, incremento del subsidio de alimentación que se hace a partir de la demanda. Presentación de propuestas de acuerdo, proyectos y análisis SUE y proyección de resolución para deportistas destacados. En la formula acogida y adaptada por la Vicerrectoria académica y la oficina de Bienestar como parte vital del proyecto de Deserción de cuatro variables existen tres en donde la oficina de Bienestar ha puesto su principal interés de desarrollo y medición: detección temprana de vulnerabilidad acogida de la política de Bienestar a nivel estratégico en el lineamiento de inclusión social que está relacionado a la vez con la dimensión intelectual. Desde el ingreso de los estudiantes a la universidad de Caldas se ha diseñado con la Vicerretoria académica y un equipo de docentes tutores la ficha integral de ingreso de todos los estudiantes que llegan a la Universidad de Caldas que ha sido una exigencia de Bienestar para la IPS Universitaria y que ha permitido desde finales de 2010 caracterizar la población ,para detectar las problemáticas y así dimensionar los niveles de intervención institucionales, con el afán de buscar soluciones. Esto ha permitido con el Sistema Tutorial desde 2012 entregar información valiosa por Programas, de las problemáticas a nivel Psicosocial, económico, de redes sociales y académicas de los estudiantes que prenden alertas primarias de contención para evitar la deserción académica esto es una mejora temprana exitosa. Con respecto a Contacto Proactivo oportuno, Bienestar ha hecho grandes esfuerzos ya que todos sus apoyos socioeconómicos se han volcado a indicadores de impacto que tienen que ver con la medición de mejoramiento en los promedios académicos y además en tiempos de permanencia de acuerdo a lo proyectado en cada programa y a evitar la deserción en el sistema de educación superior acompañados por el sistema de tutorial. En última instancia en cuanto a gestión externa de recursos mucho se ha avanzado, más de 1700.000.000 millones de pesos colombianos para el reforzamiento estructural de residencias masculinas, el convenio de la Fundación Bancolombia para 70 jóvenes, el apoyo recibido por parta de Confecoop Antioquia para 21 jóvenes, la nueva propuesta de apoyo para los jóvenes con problemas socioeconómicos del proyecto tutorial que no cumplen con requisitos académicos pero que tendrán un acompañamiento por un semestre a nivel académico y psicosocial. Los apoyos sociales externos al ámbito universitario. Todos los análisis fueron discutidos desde diferentes instancias en la Universidad hasta armonizar desde el Consejo Superior estas decisiones. Ver actas. Todas están en respuestas a través de derechos de petición, a través de resoluciones, de lo análisis de comité para adjudicar o no el descuento, recepción de documentos, peticiones y respuestas entregadas.
Eficiencia El proyecto de Sistema Tutorial implementado, redunda en el logro optimizado de los resultados esperados con la implementación de estas acciones.
Efectividad Los efectos de la implementación del proyecto Tutorial como estrategia de prevención de la deserción estudiantil revisten un alto impacto para la comunidad estudiantil, en tanto han permitido focalizar los esfuerzos del proceso de bienestar hacia los estudiantes con mayores de niveles de riesgo.
 



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