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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  
Fecha:  2012-10-24
Código acción:  548
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Líder del Proceso
Medición, Análisis y Mejora LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Objeto de Auditoría Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA LUZ EDITH HENAO GARCÍA
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción de mejora
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
El Sistema de Atención al Ciudadano SAC, ha demostrado su usabilidad, por tanto se hace necesaria una optimización que permita:*Ampliar la capacidad para que los peticionarios puedan anexar documentos a sus requerimientos*Generación de informes que contribuyan de manera ágil a la toma oportuna de decisiones (manual)*Generar alarmas que le permitan al funcionario de la Oficina de atención al ciudadano controlar el cumplimiento de los términos para las respuestas a cada una de las peticiones (manual)
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:       PROFESIONAL UNIVERSITARIO-VICERRECTORÍA DE PROYECCIÓN UNIVERSITARIA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Adaptación parcial de software del Ministerio de Educación Nacional denominado SAC, no ajustado completamente a las necesidades de la Universidad Planeación inadecuada
 
No se contó con el suficiente acompañamiento ni del Ministerio de los ingenieros encargados del tema en la Universidad para garantizar que los usuarios internos del software apropiaran las herramientas Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
Desconocimiento de algunas herramientas del sistema y su uso para facilitar la interacción con el mismo Falta de entrenamiento
 
No se realizó un análisis de necesidades de la Universidad y las aplicaciones que tenía el SAC. Planeación inadecuada
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Revisar el procedimiento de PQRS de la Universidad a la luz de la norma ISO10002:2004 Satisfacción del cliente. Directrices para el tratamiento de las quejas en las organizaciones, con el fin de identificar deficiencias en su aplicación y su impacto en el uso del sistema. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-01-17 2013-02-22
Realizar exploración del sistema SAC y de nuevas versiones implementadas en el Ministerio de Educación para comparar las aplicaciones con las necesidades identificadas a partir de la revisión del procedimiento Vs norma ISO LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2013-02-01 2013-03-15
Ealaborar y desarrollar un plan de trabajo que defina las actividades necesarias para incorporar al sistema SAC actual o en nueva versión, las necesidades identificadas y realizar las pruebas respectivas para su entrada en operación LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2013-03-15 2013-12-13
Fecha de Seguimiento:  2013-08-16
Fecha de Cierre:  2013-12-13
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
Procedimiento en su 5 versión publicado en el SIG el 9 de mayo de 2013. http://sig.ucaldas.edu.co/gestionDocumental/vistaDetalleProcedimiento.php?codDoc=ODA=&versionDoc=5&codProceso=MM
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Por la naturaleza de esta acción, este item no aplica
Conveniencia Las acciones que se implementaron se derivaron de "acciones de mejora" producto de la auditoria interna, por tanto resultan convenientes dado que permiten aumentar la capacidad del proceso para cumplir los requisitos.
Eficacia Además de la puesta en vigencia del nuevo procedimiento Se hizo visita a la Gobernación y se realizó consulta con el Ministerio decidiendo continuar con el uso de la versión existente en la U. Se le realizaron los ajustes al sistema de acuerdo al diagnóstico de deficiencias realizado. Se elaboró y ejecutó un plan de trabajo el cual fue incluido en el plan anticorrupción y en los respectivos informes de seguimiento se evidencia su desarrollo.
Eficiencia Las acciones en su conjunto se desarrollaron de conformidad con los términos establecidos.
Efectividad Las acciones de mejoramiento impactan sobre la capacidad del proceso de dinamizar su autocontrol y autogestión de la mejora continua.
 



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