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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  
Fecha:  2012-10-24
Código acción:  550
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Líder del Proceso
Medición, Análisis y Mejora LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Objeto de Auditoría Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA LUZ EDITH HENAO GARCÍA
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Se hace evidente en los procedimientos desactualización en lo relacionado con: 1. La norma NTCGP1000, ya que el procedimiento menciona la 2004 y actualmente está en vigencia la 2009 y la NTC-ISO 9000:2000 por la NTC-ISO 9000:19011. 2. Los procedimientos que generan una entrada para Revisión por la dirección, establecen que la dependencia responsable de almacenar el Acta de Revisión por la dirección es la Oficina Asesora de Control Interno; en la auditoría se evidenció que ya no hace parte de su tabla de retención documental, y este registro es almacenado en la Rectoría. 3. El Procedimiento para medir la satisfacción de los usuarios frente a los servicios universitarios hace referencia a los Servicios de impresión, servicio que la Universidad ya no presta. 4. *El Procedimiento para la suscripción del plan de mejoramiento con la Contraloría General de la República se encuentra desactualizado en su normativa: * La normativa en la que se basó el procedimiento (P-MM-471) es la Resolución Orgánica N° 5872 de 2007 de la Contraloría General de la República, la cual fue derogada en su totalidad por la Resolución Orgánica N°6289 de 2011 y ésta a su vez modificada por la Resolución Orgánica N° 6445 de 2012 en lo que respecta a Planes de Mejoramiento. * El paso 3 del procedimiento (P-MM-471) remite al procedimiento para Desarrollar la rendición de cuentas ante la Contraloría General de la República (P-IC-469) del proceso Información y Comunicación, el cual también debe ser ajustado a la nueva normativa.Lo anterior contraviene el numeral 4.23 de la norma (Control de documentos)
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:       PROFESIONAL ESPECIALIZADO-OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Insuficientes procesos de revisión documental por parte del SIG y actividades de capacitación y acompañamiento al interior de los procesos Falta de entrenamiento
 
Insuficiente revisión y en ocasiones, insuficiente uso de algunos documentos al interior de los procesos Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
Documentos del SIG que llegan a un alto nivel de detalle en su ejecución y altamente ligados a normativas, que los hacen susceptibles a desactualizaciones permanentes Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
En algunos procesos no existen la suficiente apropiación sobre el uso de los documentos y la responsabilidad asociada a su actualización Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar sesiones de trabajo con lo líderes de proceso o líderes de actividad para la revisión de los procedimientos, guías e instructivos del respectivo proceso y determinar la posibilidad de simplificar o integrar la documentación a partir del modelo de operación y las estrategias definidas y aprobadas por los líderes de proceso ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-02-28 2013-07-31
Establecer un proceso de revisión de la documentación por parte del SIG, con el fin de identificar desactualizaciones, inconsistencias documentales o posibilidades de mejora de los documentos, retroalimentando de manera inmediata a los proceso frente a la necesidad de las modificaciones y garantizando su efectiva incorporación FRANCY ELENA BUENO ZAPATA 2013-03-15 2013-12-20
Definir una estrategia para la reducción de la documentación que sea estructurada y coherente con el Modelo de operación por procesos establecido en la Universidad de Caldas y difundirla a los líderes de proceso para determinar pertinencia y utilidad de las modificaciones propuestas definiendo un método y un cronograma para implementar los resultados de revisión documental ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-01-18 2013-03-15
Fecha de Seguimiento:  2013-06-14
Fecha de Cierre:  2013-12-20
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
Actualmente se esta desarrollando un plan de simplificación debidamente documentado y comprometido en el plan anticorrupción de la Unviersidad
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Las acciones fueron adecuadas, en tanto permiten al proceso contar con un plan estratégico para la racionalización de trámites y procedimientos lo cual ordena y establece compromisos concretos y oficiales al respecto.
Conveniencia Las acciones planteadas e implementadas son convenientes, en tanto responden a directrices emanadas de Gobierno en Línea, Transparencia por Colombia y el Plan Anticorrupción de la Universidad
Eficacia Durante el primer semestre del año pasado se realizaron las siguientes actividades: • Visita por parte de la coordinadora del SIG a los líderes de proceso para definir modelo de operación de cada proceso, establecer las actividades y definir las posibilidades y necesidades de simplificación documental. • Se generó la nueva matriz de identificación de procesos y actividades en la que se establecen las actividades de los procesos a partir de la cual se concentrarán los procedimientos. • Se establece en el plan anticorrupción, un plan de trabajo para la simplificación de trámites y simplificación documental • Se realizan talleres con líderes de actividades para la simplificación documental planeada con los líderes. Como evidencia de lo anterior se tiene: • 100% caracterizaciones de procesos modificadas (Ver SIG) • Plan anticorrupción e informes de seguimiento a la implementación del plan anticorrupción, en cuyos soportes se detallan los documentos modificados a la fecha.
Eficiencia Las acciones se han desarrollado de conformidad con lo planeado en la ACPM y seguirán siendo objeto de seguimiento a través del ejercicio de evaluación al cumplimiento del Plan Anticorrupción de la Universidad
Efectividad El beneficio o impacto se representa en la mejor gestión documental para el SIG y sobre todo en las mejores prácticas de gestión de trámites hacia los usuarios de los servicios universitarios. Si bien esta acpm se cierra, el seguimiento a estos compromisos se seguirán realizando con el ejercicio de evaluación cuatrimestral al Plan Anticorrupción.
 



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