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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  
Fecha:  2012-10-24
Código acción:  552
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Líder del Proceso
Medición, Análisis y Mejora LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Objeto de Auditoría Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA LUZ EDITH HENAO GARCÍA
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
No se evidencia análisis de datos y toma de acciones sobre la gestión del servicio no conforme. Lo anterior contraviene los literales 8.4 y 8.5 de la NTCGP1000:2009
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:       PROFESIONAL ESPECIALIZADO-OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Desconocimiento de los principales conceptos asociados al servicio no conforme, la forma de identificarlos y de darles tratamiento Falta de entrenamiento
 
Aunque el servicio no conforme está debidamente definido y documentado en el SIG a través de las caracterizaciones y un procedimiento, no se aplica por falta de claridad en la identificación del mismo y su configuración desde el punto de vista preventivo Falta de entrenamiento
 
El formato establecido para el registro del servicio no conforme no está claro para los líderes de proceso ni plantea la realización del tratamiento. Tampoco permite la generación de estadísticas o informes de prevalencia. Incumplimiento de un método o procedimiento
Método inexistente
 
Inexistencia de un método estandarizado o sistematizado, conocido por los líderes de proceso para realizar el registro y tratamiento del servicio no conforme Método inexistente
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Capacitación a los líderes de proceso y líderes de actividad sobre los conceptos asociados al servicio no conforme, su utilidad para el sistema y para el mejoramiento del servicio ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2012-09-03 2012-11-16
Diseñar un formato para el registro de servicio no conforme, acompañar a los procesos en su diligenciamiento y la correspondiente formulación de acciones preventivas y correctivas fruto de tal análisis. Consolidar los formatos diligenciados para ser presentados en la auditoría de renovación del certificado de ICONTEC ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2012-09-14 2012-11-23
Diseñar un sistema de información para el registro, análisis de causas y tratamiento del servicio no conforme a través del SIG y en tiempo real, el cual permita, a través de etiquetas, generar informes de prevalencia y ser fuente de análisis para el mejoramiento del servicio, a través de la implementación de ACPM derivadas de este análisis. Acompañar a los procesos en el uso y utilidad del sistema y en el ingreso y seguimiento a los datos. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-04-19 2013-10-18
Fecha de Seguimiento:  2013-06-14
Fecha de Cierre:  2013-10-18
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
Actualmente se están desarrollando las capacitaciones con los líderes de proceso.
Fecha de seguimiento: 2014-04-20
Observaciones del Seguimiento:
Las evidencias demuestran el desarrollo de las siguientes actividades:
• Taller con cada uno de los procesos para trabajar conceptos básicos de servicio no conforme,
• Identificación de características de conformidad de los diferentes servicios misionales que presta la universidad.
• Descripción de las características de conformidad y controles asociados, documentados en las caracterizaciones de los procesos misionales.
• Elaboración y diligenciamiento de formato manual para registrar el servicio no conforme presentado en l auditoría de 2012.
• Caracterizaciones de los procesos en la parte de SNC
• Procedimiento de SNC actualizado
• Instructivos para el manejo de mesa de ayuda
• Identificación del SNC a través de la mesa de ayuda.
Proyecto: Segunda fase de SNC a ejecutar en el mes de abril – mayo de 2014.

Se considera pertinente aplazar el cierre de esta acción, hasta tanto se logre evidenciar la efectividad en la optimización de la mesa de ayuda, sumada al análisis de los datos de servicios reportados por esta vía y la toma de decisiones en la instancia de la revisión por la dirección.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Las acciones implementadas, permitieron contrarrestar la insuficiente aplicación de los requisitos de la norma en materia de servicio no conforme y demostrar, no solo que se desarrolla el proceso, sino que permite evidenciar que se realizan acciones tendientes a contrarrestar las situaciones identificadas. Situación que se demuestra con ACPM debidamente documentadas e identificadas a partir de este insumo.
Conveniencia Ha sido posible demostrar la conveniencia de las acciones tomadas para realizar la gestión de servicio no conforme a partir de los requisitos de la Norma Técnica y las necesidades institucionales.
Eficacia Las acciones se han implementado según lo propuesto y se consideran eficaces en la medida que cumplieron el objetivo de fortalecer la gestión de servicio no conforme en la universidad.
Eficiencia Se logró incorporar como herramienta tecnológica la mesa de ayuda, herramienta que ha permitido una gestión de registro y seguimiento de las situaciones no conformes con el servicio institucional de una manera eficiente.
Efectividad Se ha logrado obtener resultados en mejoramiento del servicio universitario, a través de las acciones implementadas derivadas de la identificación de servicio no conforme.
 



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