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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  
Fecha:  2012-10-24
Código acción:  553
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Líder del Proceso
Medición, Análisis y Mejora LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Objeto de Auditoría Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA LUZ EDITH HENAO GARCÍA
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción de mejora
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
No se evidencia publicación de las mediciones de los indicadores para el año 2012. Las mediciones reportadas en los indicadores sólo se encuentran hasta el segundo semestre de 2011 y para el caso de los indicadores cuya frecuencia es menor a un año no permite conocer el desarrollo de las diferentes actividades que apuntan al cumplimiento de los objetivos institucionales. Lo anterior no permite el análisis de los datos para la toma de decisiones, siendo éste análisis una de las salidas del proceso
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:       PROFESIONAL ESPECIALIZADO-OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
En la actualidad, el ingreso de datos al sistema se realiza mediante un procedimiento de recolección de la información por procesos, centralizar los datos e ingresarlos al SIG, proceso que requiere un periodo largo de tiempo, sin contar el tiempo invertido en la modificación de la base de datos para ingresar los indicadores nuevos. Falta de recursos técnicos o tecnológicos
 
Al inicio del sistema, es muy importante la formulación de indicadores de eficacia, pues no se puede percibir las mejoras en los resultados de los procesos, pero una vez estabilizado el sistema, debe iniciarse la medición del impacto de las actividades de los procesos Dificultades en la gobernabilidad
 
Después de 3 años de implementado el sistema, es necesario comenzar a medir el impacto, lo cual implica un proceso de revisión de indicadores y revisión de objetivos estratégicos, con la correspondiente modificación en el sistema de información Método inexistente
 
El aplicativo de los indicadores del SIG, no se diseñó con la posiblidad que los datos sean ingresados directamente por los líderes de proceso o se generen automáticamente a partir de datos existente, razón por la cual debe recogerse la información de diferentes medios y a través de diferentes mecanismos que retrazan ampliamente el proceso Falta de recursos técnicos o tecnológicos
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Incorporar al SIG los indicadores modificados a partir de la revisión realizada antes de la auditoría de renovación, acompañar a los procesos en la obtención de los datos, cálculo de indicadores, análisis y ACPM ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2012-09-14 2012-10-22
Realizar sesiones de trabajo con los líderes de proceso y líderes de actividad para evaluar el objetivo estratégico de los procesos y los indicadores modificados a la luz del nuevo objetivo. determinar si los indicadores permiten medir la eficiencia, eficacia y efectividad del proceso a partir del objetivo y proponer los ajustes pertinentes a los indicadores del SIG ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-01-25 2013-02-28
Diseñar e implementar un aplicativo en LUPA que permita el ingreso de datos directamente por los líderes de proceso, que permita evaluar el cumplimiento de metas y genere la necesidad de análisis y formulación de ACPM, con el fin de reducir el tiempo entre la generación de los datos y su posterior presentación en el sistema. Acompañar a los procesos en el uso del sistema e ingreso de datos ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-02-28 2013-03-15
Mejorar LUPA a través de un sistema integrado para el registro, procesamiento y presentación de datos e indicadores de la universidad en todas las instancias, que permita mediciones en línea y en tiempo real a través de la articulación de bases de datos a información requerida para consulta permanente y para la toma de decisiones. Determinar los indicadores del SIG que pueden ser generados o los que necesariamente deben ser ingresados por los líderes de proceso para caracterizarlos, generar bases de datos o sistematizarlos, con el fin de mejorar la captura y procesamiento de tales indicadores ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-04-30 2013-12-20
Fecha de Seguimiento:  2013-06-28
Fecha de Cierre:  2013-12-20
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
Se evidencian avances en la modificación de los indicadores. No obstante sus mediciones aún no se han completado.
Fecha de seguimiento: 2014-04-20
Observaciones del Seguimiento:
Se realizaron las siguientes actividades como parte de esta acción:
• Talleres con líderes de procesos para evaluar los indicadores existentes a partir de la modificación de los objetivos estratégicos y formular indicadores básicamente de efectividad.
• Caracterización del 100% de indicadores modificados a partir de los parámetros documentales de LUPA.
• Mejoramiento de LUPA en cuanto a la visualización de los indicadores, ubicando la información de mayor relevancia en la pantalla inicial.
• La única actividad que no se realizó fueron los ajustes a LUPA para que los líderes ingresaran los datos, debido a que iniciamos el proceso de implementación del software Qlick View en la Oficina de Planeación, proyecto que permitirá extraer los indicadores directamente en la base de datos. Los avances de este proyecto son: Adquisición de software Qlick View, selección de administradores, capacitación de administradores en su uso y operación, definición de los indicadores del SIG, cuáles obedecen a bases de datos, realización de prueba piloto con los indicadores de permanencia. La segunda fase del proyecto consiste en incorporar los indicadores del SIG al software para evitar la medición por parte de los líderes.

Si bien se han desarrollado estos avances tan significativos, se considera pertinente verificar la conclusión de los compromisos entorno a lograr que las mediciones puedan ser realizadas de manera oportuna y en la medida de lo posible sin la dependencia de la fuente generadora de datos manual, así como la efectividad de las acciones en la próxima auditoria de calidad a efectuarse en el segundo semestre de la presente vigencia.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Las acciones implementadas trascendieron lo inicialmente propuesto, ya que se ha realizado el siguiente proceso: 1. Validación de indicadores institucionales a partir de modelos internacionales de educación superior. 2. Reconfiguración del Cuadro de Mando Integral de la Institución, incorporando perspectivas estratégicas propias de la educación superior. 3. Redefinición de los indicadores de los objetivos de calidad, los objetivos de los procesos a partir de Modelos de Educación Superior en Colombia. 4. Sistematización de la medición de los indicadores, la cual captura información directamente de las bases de datos institucionales generando la mayoría de resultados de indicadores en tiempo real. 5. Mejora de los procesos de análisis de todas las herramientas de autoevaluación, como insumo para consolidar el plan de mejoramiento institucional.
Conveniencia A la fecha del cierre de la presente acción, el sistema de indicadores de la Universidad de Caldas ha migrado a un nuevo sistema que permite la actualización de la información en tiempo real, evitando la desactualización de la información, demostrando que las acciones realizadas son consistentes con los requisitos de las normas técnicas vigentes.
Eficacia Las acciones implementadas, tuvieron mayor alcance que el propuesto inicialmente, pues no solamente se mejoró considerablemente el módulo de LUPA al igual que los métodos de captura y procesamiento de la información, sino que se adquirió y modeló un software de Inteligencia de Negocios para el procesamiento de indicadores, garantizando que se agregue valor a las decisiones institucionales a partir de datos confiables, pertinentes y oportunos.
Eficiencia La solución implementada ha logrado disminuir en un 80% los tiempos de elaboración de informes, reporte de indicadores y generación de información y datos necesarios para la gestión de las unidades académicas y administrativas.
Efectividad La efectividad de la acción se demuestra a través del diseño, implementación y uso del Observatorio de Gestión Institucional, herramienta puesta al servicio del Equipo Directivo y líderes de proceso para mantener al tanto de los resultados institucionales.
 



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