Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  
Fecha:  2012-10-24
Código acción:  554
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Líder del Proceso
Medición, Análisis y Mejora LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Objeto de Auditoría Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA LUZ EDITH HENAO GARCÍA
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
De acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para medir la satisfacción de los usuarios frente a los servicios universitarios se están incumpliendo las siguientes actividades:*Aplicación de encuestas a los estudiantes de educación a distancia. *Aplicación de la encuesta de satisfacción para los servicios de laboratorio. La no aplicación de las encuestas de manera integral a todos los servicios universitarios, impide el análisis y la toma de decisiones frente al desempeño del sistema de gestión de calidad. Lo anterior contraviene los requisitos 8.1 y 8.2.1 de la norma NTCGP1000:2009
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:       PROFESIONAL UNIVERSITARIO-VICERRECTORÍA DE PROYECCIÓN UNIVERSITARIA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
No se encuentran establecidos ni caracterizados los clientes ni los servicios de laboratorio que deben ser objeto de medición de la satisfacción Planeación inadecuada
Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
El servicio que se presta en los laboratorios no se encuentra estandarizado desde el punto de vista de operación (SIG), por lo tanto, es difícil determinar los requisitos de servicio a evaluar a través de encuestas de satisfacción Método inexistente
 
En cuanto al Sistema Integrado de Gestión, no se encuentran definidos ni caracterizados los laboratorios que brindan servicios externos y las características de tales servicios Planeación inadecuada
Método inexistente
Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
No se ha documentado el servicio de laboratorios en cuanto a requisitos de calidad: Regularidad, calidad, especificaciones técnicas, procesos de calibración, procesos de control de calidad, etc. Aunque estos criterios son aplicados, no están documentados en el SIG Planeación inadecuada
Método inexistente
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Consolidar por parte del SIG, una base de datos de laboratorios existentes, los servicios que prestan y cuáles de éstos brindan servicios externos. Caracterizar el servicio brindado por cada uno, los requisitos de calidad y los clientes que atiende en la actualidad. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-09-09 2013-09-30
Definir a través de un equipo técnico entre Docencia y la Unidad de Servicios y Mercadeo, los laboratorios con potencial para brindar servicios en cuanto a capacidad y tipo de servicio y definir los laboratorios que serán incluidos como servicios institucionales debidamente documentados y ofertados LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2013-09-30 2013-10-14
Elaborar y estandarizar la documentación de los laboratorios relacionada con: Tipo de servicio, tipo de clientes, características de calidad del servicio, requisitos de conformidad de los servicios, procedimientos de operación, procedimientos de seguimiento y calibración de equipos, procedimientos de control de calidad y entrega certificada de servicios. Implementar documentación y verificar su eficacia. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-09-30 2013-12-20
Determinar la necesidad de implementar normas técnicas a los laboratorios (Aquellos con alto potencial de comercialización o apoyo a convenios y contratos), elaborar diseño de implementación de la norma, cronograma, responsables, entregables y potencialidades de certificación. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-12-20 2014-06-30
De acuerdo a los laboratorios y servicios establecidos y documentados, definir los mecanismos, instrumentos y metodología para la aplicación de las encuestas de satisfacción e iniciar su medición para la vigencia 2013. LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2013-09-30 2013-12-20
A través de los Coordinadores de los Laboratorios, realizar sondeo de la situación del mercado al cual se ofrecerán servicios: Competencia, precios, producto, etc., con el fin de caracterizar el servicio a brindar y determinaar posiblidades de comercialización. LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2013-09-30 2013-12-20
Fecha de Seguimiento:  2014-02-28
Fecha de Cierre:  2014-06-30
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia es realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
Las encuestas para educación a distancia han sido evaluadas y analizas en su contenido, determinando la pertinencia de las preguntas, el método de aplicación, la periodicidad, pero no se ha definido la aplicación de las mismas.
Fecha de seguimiento: 2017-02-09
Observaciones del Seguimiento:
Si bien las encuestas se tienen diseñadas y se ha evaluado con un grupos interdisciplinario la metodología de aplicación de las mismas, su contenido, usos, etc., las encuestas no se han aplicado, en el momento no se mide la satisfacción de los programas de educación a distancia ni los virtuales, tampoco los servicios de laboratorio. Si bien esta es una falencia del sistema para la medición del 100% del servicio, también debe tenerse en cuenta que las condiciones pactadas y evaluadas deben tener unas condiciones mínimas de prestación, lo que hace que muchos aspectos institucionales deben evaluarse, antes de su aplicación. Por ejemplo, en la Gestión de Laboratorios, la administración central aún no ha establecido los métodos, mecanismos, herramientas, procedimientos para garantizar la calidad en la prestación de los mismos, lo que implica muchas exigencias previas a la realización de los sondeos de percepción.
Observaciones de Cierre:
Se establece nueva fecha de seguimiento

Estado Acciones: Acciones evaluadas como no cumplidas
 



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