Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo:
Fecha: 2012-10-25
Código acción: 563
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Líder del Proceso
Gestión Documental
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Objeto de Auditoría
Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Los puntos señalados contraviene el requisito 4.2.4 Control de Registros de la norma NTCGP1000:2009:Durante el desarrollo de la auditoría del Proceso de Investigación, se detectó que no existe tabla de retención documental (TRD) asociada a los registros del Instituto de Salud y comisiones de investigaciones y postgrados de las facultades, los auditados muestran registros almacenada en AZ y otro tipo de archivos que no han sido transferidos por la carencia descrita. En el proceso de Docencia se detectan deficiencias en el archivo de las siguientes actas de los comités currículo, actas perforadas, almacenadas en AZ y sin orden (cronológico): Maestría en Filosofía (Acta No 2 julio de 2011, Acta No 1 de enero de 2012, Acta No 2 abril de 2012, Acta No 3 de julio de 2012). Licenciatura en música (Acta No 9 de julio de 2012). Regencia en Farmacia (Acta 2 de marzo de 2011, Acta No 3 de abril de 2012, Acta 6 julio de 2012). Doctorado en Ciencias Biomédica (Acta No 9 de diciembre de 2011 y Acta No 2 de mayo 2012).
Análisis de Causas
Análisis realizado por: JORGE ENRIQUE ARISTIZÁBAL VILLEGAS PROFESIONAL UNIVERSITARIO-SECRETARÍA GENERAL
Al recibir el cargo no fueron entregados los archivos de gestión por la secretaria saliente de la dependencia, y Administración de Documentos no las acompaño en este proceso por falta de información de la Oficina de Gestión Humana, en cuanto a novedades de personal.
Falta de entrenamiento
Falta de cooperación, coordinación o articulación
desconocimiento de las normas para aplicarlas en los archivos de gestión
Falta de entrenamiento
Incumplimiento de un método o procedimiento
Las dependencias auditadas, no aplicaron las TRD en la organizacion de los archivos
Incumplimiento de un método o procedimiento
Poco interés de algunas funcionarias encargadas de organizar los archivos de gestión, en asistir a las capacitaciones sobre el tema
Incumplimiento de un método o procedimiento
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Programar capacitación el día jueves 25 de octubre de 2pm. a 4pm. para las secretarias de las Tecnologías, Posgrados e Institutos
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ
2012-10-25
2012-10-25
Programar capacitación el día jueves 1 de noviembre de 2pm. a 4pm. para las secretarias de las las oficinas administrativas.
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ
2012-11-01
2012-11-01
Programar capacitación el día jueves 8 de noviembre de 2pm. a 4pm. para las secretarias de los programas.
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ
2012-11-08
2012-11-08
Programar capacitación el día jueves 15 de noviembre de 2pm. a 4pm. para las secretarias de los departamentos y Decanaturas
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ
2012-11-15
2012-11-15
Enviar oficio a los funcionarios que asistan a la capacitación y reprogramar la misma.
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ
2012-11-19
2012-11-19
Seguimiento especial a las dependencias que fueron auditadas, y verificar el cumplimiento de la norma en la organización de archivos, con prioridad en las Actas.
Enviar oficio firmado por el Secretario General al jefe de Gestión Humana, solicitando nuevamente reporte de los movimientos de personal para acompañarlos en la entrega y recibo de los archivos de gestión y dejar constancia en el acta.
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ, FERNANDO DUQUE GARCÍA
2012-11-01
2012-11-01
Fecha de Seguimiento: 2012-12-06
Fecha de Cierre: 2012-12-06
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
Esta acción no requiere seguimiento dada la proximidad entre la fecha de inicio y la fecha de cierre en la implementación de las acciones
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
Las acciones fueron adecuadas a las causas identificadas, dado que permitieron atacar las causas identificadas de falta de entrenamiento de los responsables de los archivos en el uso de las tablas de retención documental.
Conveniencia
Las acciones fueron convenientes en tanto permiten aumentar la capacidad del proceso para cumplir con los requisitos normativos y del sistema de gestión de la calidad
Eficacia
Se realizaron todas las capacitaciones en las fechas programadas, se hace seguimiento continuo a las dependencias. Mediante oficio del 6 de noviembre de 2012 se envío comunicación al Jefe de Gestión Humana solicitando los reportes de movimiento de personal.
Eficiencia
Las acciones fueron desarrolladas dentro de los términos previstos
Efectividad
El impacto de las acciones se traduce en el mayor apropiación por parte de los responsables de los archivos sobre el manejo de las tablas de retención documental.
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