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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  
Fecha:  2012-10-25
Código acción:  564
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Líder del Proceso
Gestión Documental LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Objeto de Auditoría Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
No existe evidencia del control y seguimiento a la ejecución del servicio prestado por 472 durante las vigencias 2011 y 2012. Fueron aplicadas encuestas por el contratista, pero no existe evidencia de la socialización y análisis de la información, contraviniendo el numeral 4.1. relacionado con la obligación de controlar los servicios tercerizados, de la NTCGP 1000:2009 que afecten la prestación del servicio
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:    JORGE ENRIQUE ARISTIZÁBAL VILLEGAS   PROFESIONAL UNIVERSITARIO-SECRETARÍA GENERAL
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
No se presentó quejas por parte de los usuarios No Aplica
 
Cumplimiento de objeto del contrato por la empresa de Mensajería 472 No Aplica
 
Las encuestas reflejaron un buen servicio. No Aplica
 
Oportunidad en el serviciio No Aplica
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Socializar el resultdo de las encuestas a los usurios internos en especial a las secretarias, quienes son las llamadas a realizar el proceso de envio y recepcion de las comunicaciones LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-10-25 2012-11-15
Fecha de Seguimiento:  2012-11-01
Fecha de Cierre:  2012-11-15
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
Se realiza registro de las evidencias que dan cuenta del cumplimiento de las acciones.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Durante el año 2014 solo se han presentado dos quejas relacionadas con el servicio de 472 en la entrega oportuna del correo. Se trató de un asunto puntual que no puede asociarse a fallas en la prestación del servicio.
Conveniencia Las acciones fueron convenientes en tanto permitieron aportar al aseguramiento de la conformidad de la prestación del servicio por parte del proveedor de mensajería.
Eficacia Se realizaron las siguientes capacitaciones con secretarias, en las cuales se socializó el procedimiento para la gestión de la comunicaciones oficiales, en donde además se les recordó la importancia de reportar cualquier inconveniente con el servicio de 472: Octubre 23 de 2012. Octubre 25 de 2012. Noviembre 1 de 2012. Noviembre 8 de 2012.
Eficiencia Se realizaron las acciones inmediatamente se detectó la oportunidad de mejora producto de la auditoria.
Efectividad Estas acciones son de carácter permanente para el proceso, de tal forma que permitan actualizar y medir la prestación del servicio del contratista a través de una encuesta anual.
 



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