Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  
Fecha:  2012-10-25
Código acción:  565
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Líder del Proceso
Gestión Documental LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Objeto de Auditoría Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Los puntos señalados contravienen el requisito 4.2.3 Control de documentos, de la NTCGP 1000:2009:Al verificar la aplicación del procedimiento P.GD-103 se observa el uso de la versión 1 del formato CODIGO: R-1138-P-GD-103, el cual fue actualizado el 15 de febrero de 2012 pasando a versión 2. El formato CODIGO: R-947-P-GD-103 no se aplica en atención al procedimiento, en su reemplazo se implementó un formato no controlado por el SIG de acta de entrega de archivos de gestión. El procedimiento P-GD-282-PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES, fue actualizado a partir del día 04 de septiembre de 2012, no obstante durante el año 2011 y lo que iba corrido del 2012 las actividades no fueron coherentes con el procedimiento en versión 2.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:    JORGE ENRIQUE ARISTIZÁBAL VILLEGAS   PROFESIONAL UNIVERSITARIO-SECRETARÍA GENERAL
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Existencia de formatos de la versión anterior en papel (preimpresos) No Aplica
 
Para no desperdiciar el papel, se utilizó el existente. Formato versión 1 CODIGO.R 1138-PGD-103  
El formato sugerido por el AGN, es una relación de los documentos con No. de orden, serie, dependencia, folios, fechas extremas, conservación, entre otros. Se agregó formalidades de un acta para darle más validez al documento. No Aplica
 
Para la entrega de los archivos de gestión, se está utilizando el formato de ACTA, diseñado para tal fin y que contiene parámetros sugeridos por el AGN. No Aplica
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Utilización del formato del SIG para préstamo de documentos CODIGO: R.- 947-P-GD-103, VERSION 2 LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-10-25 2012-10-25
Diseñar Acta de entrega de archivos de gestión, con todos las caracteristicas del formato sugerido por el AGN y subierla al SIG LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-11-01 2012-11-08
Fecha de Seguimiento:  2012-11-06
Fecha de Cierre:  2012-11-08
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
Se registran las evidencias que permiten dar cumplimiento a la acción
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Se eliminaron las causas que ocasionaron la no conformidad y se logró remediar la situación puntual presentada.
Conveniencia Las acciones implementadas lograron llevar a conformidad el requisito de control de documentos del proceso, en tanto, se normalizaron los procedimientos desactualizados y se controlaron los registros no controlados.
Eficacia El acta de entrega se incluyó en el procedimiento 103 del proceso y se verificó su aplicación actual. Se verificó la utilización de la versión 2 del formato de préstamo dentro de los periodos correspondientes. Actualmente se cuenta con la versión 4 que optimizó el registro y se encuentra actualmente en uso.
Eficiencia Se adecuó el formato de préstamo de documentos de tal forma que se lograra registrar prestamos de varias dependencias en un solo formato.
Efectividad Las acciones implementadas permitieron corregir la no conformidad presentada y declarada en la auditoria
 



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