Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  EDUAR AUGUSTO ALDANA GIL
Cargo:  --
Fecha:  2009-02-19
Código acción:  58
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Gestión Humana HÉLMER QUINTERO VERGARA
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
En el proceso de Gestión Humana existe una formato de hoja de ruta que permite realcionar los documentos que contiene una historia laboral, esta no se encuentra relacionada y controlada en el SIG. De igual manera, no se evidencia que las siguientes hojas de vida poseen la hoja de ruta: 60 Administrativo, 167 Administrativo, 740 Administrativo, 41 Ciencias Exactas, 15 Administrativo, 33 Administrativo, 77 Administrativo, 6 Administrativo.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:    JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO   AUXILIAR ADMINISTRATIVO-OFICINA GESTIÓN HUMANA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
EN EL MOMENTO EN QUE LA OFICINA DE GESTION HUMANA DETERMINO CUALES SERÍAN LOS PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS EL AREA DE HOJAS DE VIDA NO SE INCLUYO DENTRO DE LOS MISMOS; POR LO QUE LOS DOCUMENTOS NO SE ENCUENTRAN CONTROLADOS EN EL SIG. Método inexistente
 
EL PROCESO DE ORGANIZACION DE LAS HOJAS DE VIDA CON HOJA DE RUTA SE INICIO EN ABRIL DEL AÑO INMEDIATAMENTE ANTERIOR, Y NO HA SIDO POSIBLE CONTINUARLO PORQUE EL FUNCIONARIO ATIENDE OTRAS FUNCIONES. Planeación inadecuada
Falta de talento humano
Incumplimiento de un método o procedimiento
Método inexistente
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
ASIGNACION DE BECARIOS PARA EL AREA DE HOJAS DE VIDA, QUE APOYEN LA ORGANIZACION DE LAS MISMAS. JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO 2009-04-01 2009-12-31
INCLUIR HOJAS DE VIDA COMO INSTRUCTIVO Y CONTROLAR EL MISMO A TRAVES DEL SIG RICARDO DIAZ GARCIA 2009-04-01 2009-04-30
DESIGNAR UN FUNCIONARIO PARA LIDERAR Y EFECTUAR EL DESARROLLO DE HOJAS DE RUTA DE LAS HOJAS DE VIDA JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO 2009-04-01 2009-04-30
Fecha de Seguimiento:  2009-07-30
Fecha de Cierre:  2009-12-31
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
EDUAR AUGUSTO ALDANA GIL
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
con relaciòn al apoyo por parte de los becarios para organizar las Hojas de Vida, se dispone de dos becarios, los cuales apoyan esta labor hasta el mes de noviembre. Adionalmente se contrataràn dos personas para avanzar en dicha labor. Se asignò como el funcionario Jorge Enrique Rodriguez para liderar el proceso de inclusiòn de hojas de ruta en las hojas de vida
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación En todas las hojas de vida verificadas se evidenciò la correcciòn. Se eliminaron las causas del hallazgo.
Conveniencia Al revisar las hojas de vida seleccionadas en el proceso auditor, se notò que los cambios fueron acertados y solucionan las causas identificadas
Eficacia Las acciones se planearon en forma adecuada, en tèrminos de actividades y resultados.
Eficiencia Con la soluciòn se incrementan las labores de verificaciòn en un principio, pero genera seguridad en la informaciòn
Efectividad Se eliminan las causas de las no conformidades y se espera que no volverà a ocurrir.
 



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