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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  
Fecha:  2012-10-25
Código acción:  597
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Líder del Proceso
Docencia LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
Objeto de Auditoría Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE DOCENCIA LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Con excepción del Doctorado en Diseño y Creación, se encuentra que en todos los programas auditados, en los que han realizado renovación de registro, procesos de acreditación o autoevaluación para la apertura de una cohorte, existen planes de mejoramiento. No obstante lo anterior, Los directores de programa, en general, no reconocen esta herramienta como útil, además de manifestar que no se le pueda hacer seguimiento a estos planes, en tanto no poseen un cronograma ni un presupuesto que los haga medibles y realizables. Asi mismo se evidenció un nueva guía denominada "G-DC-615-GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE LOS PROGRAMAS ACADÉMICOS" que señala la existencia de un software para la elaboración de dichos planes. Sin embargo, éste software aún o esta en funcionamiento y se avizoran restricciones de uso, en tanto exige que se elaboren los planes durante los tres primeros meses del año sin considerar la etapa proceso en el que se encuentre el programa. Lo anterior pone de manifiesto fallas en el cumplimiento de los numerales 8.5 NTCGP 1000:2004 y 3.3 de MECI 1000:2005. Este hallazgo es reiterativo desde 2010, dejando de manifiesto las fallas en la implementación de acciones por parte del proceso.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:    CARMENZA GALLEGO GIRALDO   JEFE DE OFICINA-VICERRECTORÍA ACADÉMICA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Al momento de la auditoría, el software se encontraba en ajustes luego de efectuada una prueba piloto con 4 programas académicos. Lo cual arrojó la necesidad de realizar mejoras a dicho aplicativo, los cuales no estaban operando para esa fecha. Incumplimiento de un método o procedimiento
 
Los Directores de Programa no se encuentran habilitados y capacitados para el manejo de la herramienta diseñada para tales fines.  
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Incorporar las mejoras al Software para el registro y seguimiento de los planes de mejoramiento de los programas, esta herramienta se encuentra incluida dentro de la navegación del director de programa, como componente esencial de la gestión curricular del programa. Esta herramienta cuenta con la posibilidad de ingresar el plan de mejoramiento de cada uno de los programas académicos ya sean fruto de autoevaluaciones con fines de Acreditación o como autoevaluaciones realizadas por cambios en el currículo. CARMENZA GALLEGO GIRALDO, PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2013-02-15 2013-12-31
Capacitar a los Directores de Programa en le manejo del Software de planes de mejoramiento y en la elaboración de acciones de mejoramiento pertinentes al programa y a la gobernabilidad del mismo. CARMENZA GALLEGO GIRALDO, MARGARITA MARIA LÓPEZ PINZÓN, PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ 2013-03-05 2013-11-30
Fecha de Seguimiento:  2013-09-30
Fecha de Cierre:  2013-12-31
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
Dada la proximidad de las fechas de seguimiento y cierre, esta se realiza de manera simultanea
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Las acciones implementadas son coherentes con las causas identificadas y resultan ser suficientes para cumplir con los requisitos establecidos en la guía.
Conveniencia Las acciones implementadas resultan convenientes, en tanto se orientan a llevar a conformidad la guía para la elaboración y seguimiento a los planes de mejoramiento de los programas.
Eficacia Las acciones se implementaron de acuerdo a lo establecido en tanto se realizaron capacitaciones a los directores y secretarias de todos los programas académicos en el uso del aplicativo para planes de mejoramiento. Así mismo se incorporaron las mejoras al software de planes de mejoramiento, lo cual se puede evidenciar en el SIA.
Eficiencia Las acciones fueron implementadas dentro del tiempo establecido
Efectividad Las acciones obedecieron a una corrección puntual sobre la no conformidad presentada. No obstante el impacto se ha de evidenciar en el uso del aplicativo por parte de los Directores de los programas.
 



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