Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  EDUAR AUGUSTO ALDANA GIL
Cargo:  --
Fecha:  2009-02-19
Código acción:  60
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Gestión Humana HÉLMER QUINTERO VERGARA
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
En el proceso de Gestión Humana, al verificar las siguientes situaciones administrativas en los funcionarios cuyo número de hoja de vida se relaciona a continuación, se encontró lo siguiente: 1. H.V 167 Administrativo (prorroga de un encargo remunerado en el cargo de auxiliar administrativo 14 a la Dirección de Planeación Resolucion 000953) se realizó el encargo como producto del proceso de reestructuracion de la institucion y no se evidencia la solicitud de realizar el encargo. 2. H.V 23 Provisional(posesión nombramiento provisional profesional universitario acta 204) se evidencia en los documentos que aún no posee firmas del Rector Encargado y aunque en el sistema aparece el numero del acta, el acta aún no tiene la radicacion de este número. 3. H.V 382 Ocasional (contrato de docente cátedra número 377 del docente) solo se evidencia un listado firmado por el Vicerrector académico con el nombre de las personas a contratar; al momento de indagar con la oficina de registro académico para verificar la necesidad de contratar, el líder del proceso se encontraba en auditoria y no se pudo evidenciar la solicitud. 4. H.V 59 Planta Artes y Humanidades y H.V 48 Planta Artes y Humanidades (año sabático Resolución 000605 y Resolución 000604 respectivamente), se evidencia solo las resoluciones pero no se puede evidenciar la solicitud de año sabático ni demás evidencias ya que el responsable en la Secretaría General donde reposan los expedientes no se encontraba disponible.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:       PROFESIONAL UNIVERSITARIO-OFICINA GESTIÓN HUMANA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Los procedimientos para conceder encargos, provisioalidades o año sabatico, no estaban difundidos entre el personal administrativo y docente, lo que llevo a la no aplicacion del mismo. Falta de entrenamiento
Incumplimiento de un método o procedimiento
 
La implementacion de los procesos en el sistema integrado de Gestion, se logro hacia el mes de octubre del año 2008, y el proceso de reestructuracion es anterior al mismo. Método inexistente
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Capacitar al personal en el manejo de los procedimientos y requerimientos para solicitar y conceder encargos y año sabatico. HÉLMER QUINTERO VERGARA 2009-04-01 2009-07-30
Fecha de Seguimiento:  2009-05-30
Fecha de Cierre:  2009-07-30
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
EDUAR AUGUSTO ALDANA GIL
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Seguimiento realizado. Las acciones aún se encuentran en estado de implementación.
Observaciones de Cierre:
Se podu verificar que la Oficina de Gestion Humana realizò una jornada de capacitaciòn sobre GEstion por procesos y procedimientos del SIG, en los cuales se dio capacitacion a todos los funcionarios de la Oficina, frente a estos temas-.

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
 



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