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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  JULIAN OROZCO OSPINA
Cargo:  JEFE DE OFICINA-10 -VICERRECTORÍA ACADÉMICA
Fecha:  2012-10-26
Código acción:  606
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Docencia LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Resultado de la medición de indicadores
Descripción de la Situación
Se hace necesario implementar una acción correctiva en torno al proceso de admisión de nuevos estudiantes, dado que la meta establecida según el Plan de Desarrollo es 12.520 estudiantes y la medición 2012 fue de 11.582 estudiantes. Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: 1) Existe una diferencia cercana a los 1.000 estudiantes entre la meta y la medición obtenida. 2) Debemos tener en cuenta que la medición de absorción en pregrado, según los históricos, dan cuenta de que no se asignaron 420 cupos en todo el año 2012 (tocaría analizar bien las causas, aunque históricamente siempre han quedado sin asignar entre 81 y 235 cupos desde el año 2007). 3) En programas a distancia es notable que la cantidad de inscritos tiende a disminuir sobre todo en municipios, dada la gran cantidad de instituciones que entraron a competir con oferta de este tipo de programas y la necesidad de evaluar la pertinencia de nuestros programas en dichas localidades. 4) En programas de postgrado la oferta también depende en gran parte de la pertinencia de los mismos, y también según las condiciones de las convocatorias.
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:    JULIAN OROZCO OSPINA   JEFE DE OFICINA-VICERRECTORÍA ACADÉMICA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Los mecanismos de comunicación y difusión para las convocatorias de admisiones no eran suficientes ni adecuados. Planeación inadecuada
Falta de recursos técnicos o tecnológicos
Método inexistente
 
Normativa no establecida para convocar más aspirantes durante los primeros llamados. Planeación inadecuada
 
Sitio web muy oculto para consulta y poco amigable para su uso. Falta de recursos técnicos o tecnológicos
Falta medición o control
Falta de toma de decisiones efectiva
 
Los calendarios de admisiones para los programas especiales (presenciales, distancia y postgrados) no están unificados. Planeación inadecuada
Dificultades en la gobernabilidad
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Optimizar las herramientas de comunicación y difusión de la información sobre las convocatorias, a través de: sitio web nuevo, envío de email, llamadas telefónicas y publicación de las actas de cada llamado. JULIAN OROZCO OSPINA 2013-05-15 2013-05-15
Ajustar la normativa institucional para llamar a más aspirantes durante cada primer llamado, con el fin de aumentar el número de matriculados durante el mismo. JULIAN OROZCO OSPINA 2012-10-17 2013-06-19
Creación de un nuevo sitio web de admisiones que permita administrar y gestionar la información de cada convocatoria. JULIAN OROZCO OSPINA 2012-09-10 2013-05-15
Incluir dentro del Calendario Académico los calendarios de admisiones específicos para los programas especiales (presenciales, distancia, postgrados) con fechas adecuadas para que sea posible hacer procesos de difusión, mercadeo e inscripción en tiempos precisos. JULIAN OROZCO OSPINA 2012-10-08 2013-01-25
Fecha de Seguimiento:  2013-06-19
Fecha de Cierre:  2013-06-19
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
PROFESOR TITULAR -. -DEPARTAMENTO DE QUÍMICA
Observaciones del Seguimiento:
Esta acción no requiere seguimiento dada la proximidad entre la fecha de inicio y la fecha de cierre en la implementación de las acciones
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Las herramientas implementadas han permitido desarrollar los procesos de admisión dentro de los tiempos y en las condiciones establecidas en la normativa interna (estrategias de comunicación, herramientas para la matrícula y entrega de documentos, difusión de convocatorias y publicidad).
Conveniencia Con la implementación de los Acuerdos 46 de 2012 del Consejo Académico (para la admisión 2013-1) y el Acuerdo 18 de 2013 del Consejo Académico (para la admisión 2013-2), fue posible aumentar el número de matriculados en cada proceso de admisión, dado que esta normativa permitió convocar a más aspirantes durante los primeros llamados haciendo que el número de personas matriculadas durante los mismos haya sido mayor que en procesos anteriores.
Eficacia Las acciones implementadas (ajustes normativos, implementación de mejoras en los sistemas web y en los mecanismos de difusión de información) fueron realizadas según los tiempos y condiciones planificadas, obteniendo los resultados esperados para nuestros procesos de admisión (mejoramiento en las mediciones de absorción, al captar más aspirantes y matriculados en cada convocatoria).
Eficiencia Las acciones implementadas han permitido optimizar los tiempos en los procesos de admisión, facilitando que más personas puedan aspirar a obtener los cupos ofrecidos por la Universidad durante cada convocatoria. Así mismo, la implementación del nuevo sitio web no implicó inversión de recursos económicos para la misma.
Efectividad Los procesos de admisión se han visto optimizados en términos de los tiempos en que éstos se realizan, mejorando la gestión administrativa y la competitividad de la institución, brindando mayores oportunidades a los aspirantes para acceder a la educación superior, con criterios de calidad, oportunidad y transparencia.
 



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