Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  EDUAR AUGUSTO ALDANA GIL
Cargo:  --
Fecha:  2009-02-19
Código acción:  61
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Gestión Humana EDUAR AUGUSTO ALDANA GIL
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
En el proceso de Gestión Humana, al verificar las hojas de vida de diversos funcionarios se encontró lo siguiente: 1.H.V 15 Administrativo al veficar y confrontar la hoja de vida con el Estatuto General y la Resolución 000150 de marzo 9 del 2008 en el ítem de requisitos de estudio y experiencia, se evidencia que no se cumple con el paragrafo: " el aspirante al cargo de Vicerrector debera acreditar estudios de gestión universitaria, en caso de no tenerlo debera asistir dentro del primer año a un curso de gestión universitaria que ofrezca la universidad". 2. Al verificar los requistos de estudio y experiencia para el el cargo Jefe de Oficina de Investigaciones y Postgrados, se evidencia en el ítem de requisitos de estudio y experiencia, que no se requiere formación en posgrado pero si se referencia el posgrado en las equivelancias del cargo. 3. Al verficar la hoja de vida # 33 Administrativo quien se desempeña en el cargo de Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión, le falta formación en Plan de Desarrollo institucional, sistemas de informacion, normativida interna vigente, planeación estratégica. Lo anterior contraviene lo dispuesto en la normatividad interna institucional y el requisito 6.2.2 de la NTCGP 1000:2004.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:       PROFESIONAL UNIVERSITARIO-OFICINA GESTIÓN HUMANA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
El manual de funciones no comtiene la obligatoriedad para que los requisitos básicos o esenciales sean una condicion para el ingreso o puedan ser adquiridas en el desempeño del cargo. No se tiene establecido el plazo para adquirirlas. Método inexistente
 
El manual de funciones contiene inconsistencias en la asingación de requisitos para algunos cargos. Planeación inadecuada
Incumplimiento de un método o procedimiento
 
No se ha hecho público el manual de fucniones ni se ha realizado difusion del estatuto administrativo por parte de la oficina de Gestion Humana y la secretaria general. Planeación inadecuada
Incumplimiento de un método o procedimiento
Método inexistente
 
No se incorpora en la induccion y reinduccion la retroalimentacion al funcionario acerca de los conocimientos básicos o esenciales. Incumplimiento de un método o procedimiento
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Efectuar visita visita técnica al DAFP para dirimir la confusión existente entre los conceptos de "Planta Globlal" y "Planta Estructural" y su incidencia sobre la adecuación del manual de funciones JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2009-03-12 2009-03-13
Elaborar y presentar propuesta de modificación del manual de funciones como planta global al Equipo Directivo JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2009-03-16 2009-04-17
Aprobar el manual de funciones ajustado RICARDO GÓMEZ GIRALDO 2009-04-18 2009-05-18
Elaborar y ejecutar un programa de reinducción en el que se socialice el manual de funciones y el estatuto administrativo SAFARI PAOLA ALZATE ACOSTA 2009-05-26 2009-12-18
Realizar una revisión total a las hojas de vida de los funcionarios, cotejando el cumplimiento de los requisitos de conocimientos básicos esenciales y determinando las necesidades de formación. JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO 2009-03-20 2009-12-18
Elaborar y ejecutar un plan de contingencia para atender las necesidades de formación detectadas en el diagnóstico de las hojas de vida de funcionarios activos. CAROLINA TORRES MONTOYA 2009-04-15 2009-12-18
Fecha de Seguimiento:  2009-06-30
Fecha de Cierre:  2009-12-18
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia es realizada por:
EDUAR AUGUSTO ALDANA GIL
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Seguimiento realizado. Las acciones aún se encuentran en estado de implementación.
Observaciones de Cierre:
De 6 acciones propuestas sólo falta por cumplirse la aprobación del Manual de Funciones por parte del Rector y la socialización con todos los empleados, lo cual se espera que se hará durantel el II Semestre de 2010.

Estado Acciones: Acciones evaluadas como no cumplidas
 



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