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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  SANDRA LILIANA ORTIZ ÁLVAREZ
Cargo:  PROFESIONAL UNIVERSITARIO-10 -SECRETARÍA GENERAL
Fecha:  2012-10-29
Código acción:  612
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Gestión Jurídica SANDRA LILIANA ORTIZ ÁLVAREZ
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Otro
Descripción de la Situación
Se identifico como riesgo en el proceso de gestion juridica el Vencimiento de tèrminos en los derechos de peticiòn, identificando como causas que los derechos de peticiòn ingresados a dependencias diferentes de atenciòn al ciudadano, Falta de seguimiento y control de las peticiones por parte de la oficina de atencion al ciudadano, Desconocimiento de la resolucion rectoral Nro. 00806 de 2006
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:       PROFESIONAL ESPECIALIZADO-SECRETARÍA GENERAL
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Desconocimiento de la Resolución Rectoral No. 000806 del 2006. Por la cual se adopta el procedimiento para la atención de quejas, reclamos y derechos de petición, los cuales se deben registrar en la Oficina de Atención al Ciudadano, con el fin de darle control y seguimiento a las mismas toda vez que se evidencia que aún existen sub registros en otras dependencias de la Institución. Falta de entrenamiento
Dificultades en la gobernabilidad
Incumplimiento de un método o procedimiento
Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
Desconocimiento de los funcionarios responsables de contestar los derechos de petición de los términos y las implicaciones disciplinarias que conllevan la no contestación de las peticiones en los términos señalados por la Ley. Falta de entrenamiento
Dificultades en la gobernabilidad
Incumplimiento de un método o procedimiento
Falta de toma de decisiones efectiva
 
Aumento en en el flujo de peticiones, quejas y reclamos radicados en la Oficina de Atención al Ciudadano, las cuales estan siendo atendidas por un solo funcionario el cual tiene a su cargo otras funciones, las cuales le impiden un debido control y seguimiento respecto a los términos de vencimiento de los derechos de petición. Falta de recursos técnicos o tecnológicos
Falta de talento humano
Falta medición o control
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Capacitaciones continuas y personalizada a los funcionarios de la Institución acerca del Derecho de Petición (normativa, términos, implicaciones). CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2012-12-03 2013-12-02
Fecha de Seguimiento:  2013-07-12
Fecha de Cierre:  2013-12-02
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
SANDRA LILIANA ORTIZ ÁLVAREZ
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Observaciones del Seguimiento:
Se realizan capacitaciones para tramitar los derechos de petición. Se contrata un funcionario para mejorar el seguimiento y cumplimiento de los términos.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación No completamente, pues es difícil el control con otras dependencias que contesten los derechos de petición en el término señalado por la Ley.
Conveniencia Se realizaron las capacitaciones programadas para este riesgo el cual es permanente.
Eficacia La acción se implementó de acuerdo a lo planeado pero no se ha obtenido el resultado esperado.
Eficiencia Con las capacitaciones se logro concientizar a un gran numero de personas sobre la importancia de responder de fondo y oportunamente un derecho de petición.
Efectividad Se ha logrado que los funcionarios cada vez respondan oportunamente un derecho de petición, aunque el riesgo persiste.
 



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