Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  
Fecha:  2013-01-21
Código acción:  616
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Líder del Proceso
Gestión Humana LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Objeto de Auditoría Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN HUMANA LUZ EDITH HENAO GARCÍA
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Se evidenció desactualización en: NORMATIVIDAD: •Normativa que no abre: Decreto 1950 de 1973, Acuerdo 1 del grupo de seguimiento del Decreto 1279, Decreto 1567 de 1998. •Normativa desactualizada: Acuerdos del Consejo Superior: 064 de 1997, 005 de 2000, 0003 de 2007. •Normativa que no se incluye: Resolución 055 de 2012, Acuerdo 020 de 2010 y sus modificaciones (Acuerdos 026 y 030 de 2012) y la demás que considere el líder del proceso. PROCEDIMIENTOS:•Procedimiento para la Administración de la nómina: El registro “Nómina impresa (temporal)”ya no es manejado en la Oficina de Gestión Humana, la liquidación y ajustes de nómina se realizan directamente en el sistema en un archivo de excel; por lo anterior se presenta un incumplimiento al procedimiento (paso 10 y 11).•Procedimiento para la inducción y entrenamiento en el cargo del personal docente y administrativo: La actividad número 14 no se está aplicando (identificación de las necesidades de capacitación)•El Procedimiento para gestionar la realización de pasantías internacionales de los docentes: No se está aplicando•El Procedimiento para la contratación de tutores: A la fecha de la auditoría se está aplicando una nueva normativa que reglamenta la vinculación de docentes tutores que no está contemplada en el procedimiento.Lo anterior contraviene el numeral 4.2.3 NTCGP 1000:2009, 2.2 MECI 1000:2005 (CONTROL DE DOCUMENTOS)
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:       PROFESIONAL UNIVERSITARIO-OFICINA GESTIÓN HUMANA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Falta de actualización de la normatividad que modifica o deroga . Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
Dificultad en el acceso a la página Web que tiene la Universidad para ingresar al SIG, pero fácil acceso a dicha normatividad por Internet directamente a través de los buscadores Google, etc. Planeación inadecuada
Falta de recursos técnicos o tecnológicos
 
El procedimiento para la contrataciòn de tutores fue asignado a la Oficina de Gestiòn humana- nòmina apenas en agosto del 2012, por lo tanto a la fecha se està elaborando el procedimiento por parte de la lìder de nòmina para su implementaciòn. Planeación inadecuada
 
Las pasantìas internacionales son manejadas dentro del procedimiento de comisiòn de servicios P-GH-31 Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, específicamente al Sistema Integrado de Gestión, la inactivación del Procedimiento para gestionar la realización de pasantías, dado que dicho procedimiento corresponde a las comisiones de servicio incluidas en el procedimiento P-GH-31 MARCELA TRUJILLO VALENCIA 2013-05-03 2013-05-31
Reunión de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas (CooRdinación del SIG) y la Secretaría General, con el fin de tratar el tema normativo al interior de la Universidad. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ, FERNANDO DUQUE GARCÍA 2013-05-03 2013-07-19
Enviar oficio al profesional encargado en Secretaría General para la actualización del Decreto 1950 de 1973 ya que no abre , del Acuerdo 064 de 1997 con la normativa que modifica y deroga, del Acuerdo 005 de 2000 que corresponde al estatuto general anterior. MARCELA TRUJILLO VALENCIA 2013-05-03 2013-05-31
Elaborar el procedimiento para la contrataciòn de tutores, subirlo al SIG e implementarlo. CARMENZA MORENO RODRÍGUEZ 2013-05-06 2013-07-31
Solicitar a la Oficina Asesora d ePlaneaciòn y Sistemas, la inclusiòn de la siguiente normativa dentro de los procesos de la oficina de gestiòn Humana: Estatuto de personal docente- Acuerdo 21 de 2002, Acuerdo 18 de 2009, Acuerdo No. 42 de 2010, Resoluciòn 055 de 2012 y del Acuerdo 020 de 2010 y sus modificaciones (Acuerdo No. 026 y 030 de 2012). MARCELA TRUJILLO VALENCIA 2013-05-06 2013-06-06
Validar el objetivo del proceso y las actividades de la Oficina de Gestiòn Humana, con el fìn de definir la documentaciòn pertinente del proceso, identificando necesidades de eliminaciòn, contrucciòn y unificaciòn de documentos. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2013-06-30 2014-06-30
Revisar, ajustar o construir los documentos propuestos con base en la acciòn anterior. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2013-06-30 2014-06-30
Establecer revisiones trimestrales, de toda la documentaciòn del proceso de Gestiòn Humana, en reuniones con el equipo de trabajo, con el fìn de mantener actualizada la documentaciòn. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2013-06-30 2014-06-30
Fecha de Seguimiento:  2014-05-02
Fecha de Cierre:  2014-06-30
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
La acción se ejecutó en su totalidad, realizando las actualizaciones pertinentes a los documentos.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Las acciones, si bien permitieron corregir los hallazgos de la auditoría, tal y como están planteadas no intervienen la situación de fondo ni permiten eliminar las causas de la desactualización de los documentos del SIG en cuanto a normativa y pertinencia de los mismos. Por lo tanto, se emprende un trabajo desde la Oficina de Planeación en el que se realizó revisión a la totalidad de documentos del sistema, estableciendo una estructura documental que responde a la caracterización de los procesos. Si bien no todos los documentos han sido intervenidos, para el caso de la Oficina de Gestión Humana, se rediseñó toda la documentación según la mencionada estructura, garantizando la coherencia y pertinencia de la misma.
Conveniencia Las acciones se cumplen a cabalidad y son convenientes desde el punto de vista de la normatividad interna y la aplicación del Sistema Integrado de Gestión.
Eficacia La acción anteriormente descrita fue eficaz, pues se realiza una revisión integral y se aplican criterios para determinar el tipo de documento que debe existir y el alcance del mismo. De esta manera, logró vincularse toda la documentación a la realidad institucional, promoviendo los criterios de actualización.
Eficiencia La acción fue eficiente, en la medida que simplificó en gran medida la documentación existente.
Efectividad La efectividad de la acción se mide en términos de pertinencia de los documentos y dinámica de actualización a nuevas versiones, lo cual ha podido evidenciarse en el historial de versiones del sistema.
 



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