Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO
Cargo:  PROFESIONAL ESPECIALIZADO-15 -SECRETARÍA GENERAL
Fecha:  2013-04-15
Código acción:  620
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Contratación LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Resultado de la medición de indicadores
Descripción de la Situación
Realizando análisis del indicador eficiencia en la contratación para el II semestre del año 2012, se identifica, que aunque la meta se cumple, por un lado, el indicador unifica las mediciones de días de contratación, tanto para directa como para pública y privada (procesos contractuales completamente diferentes en su ejecución) y por el otro, se presenta un alto riesgo de incumplimiento en la contratación directa, la cual se ejecuta en la universidad con mayor frecuencia y representa gran cantidad de recursos para la adquisición de bienes y servicios, identificando una no conformidad potencial frente a posibles posibles demoras derivadas de ineficiencias en el proceso contractual.
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:    LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO   -
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
No se hacen actividades de planificación de la compra previa realización de la solicitud, generando reprocesos al ser recibida la solicitud en el grupo de Contratación Planeación inadecuada
Método inexistente
 
Los supervisores asignados no se encuentran identificados, caracterizados por áreas, especializados, ni con funciones asociadas a la supervisión Falta de talento humano
 
El método de documentación del SIG no contempla elementos esenciales para mejorar la coherencia de los procedimientos, los cuales se quedan en las labores del ejecutar. Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
El plan de compras no es en la actualidad un instrumento efectivo para determinar necesidades de compras para la vigencia con base en una planeación previa Método inexistente
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Rediseñar el proceso de plan de compras, elaborarlo a partir de la Planeación de las facultades y articularlo al Banco de Programas y Proyectos de la universidad. Rediseñar procedimiento y sistematizar ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-04-01 2013-04-30
Modificar el procedimiento del SIG, complementando actividades previas a la solicitud, actividades del planear y articularlo a la operación del SINCO. Simplificar los documentos existentes. LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2013-03-01 2013-04-30
Socializar y difundir el procedimiento modificado, dentro de los funcionarios relacionados con la contratación, realizando una campaña para dar a conocer los principios de legalidad y transparencia LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2013-04-30 2013-05-31
Implementar el proyecto de selección, consolidación del grupo y mejoramiento de competencias del grupo de supervisores de los contratos en la Universidad, debidamente caracterizados por temas LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2013-04-30 2013-06-14
Fecha de Seguimiento:  2013-06-03
Fecha de Cierre:  2013-06-14
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO
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Observaciones del Seguimiento:
Las actividades realizadas fueron: 1. Rediseño del procedimiento de plan de compras y los formatos asociados. 2. Rediseño de procedimiento de contratación, unificando formatos con el SINCO y agregando las actividades del planear, con el fin de mejorar los cambios frecuentes. 3. Se realiza capacitación en contratación a las unidades académicas y administrativas difundiendo el procedimiento modificado. Pendiente: Cerrar grupo de supervisores.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación La situación identificada esta compuesta de 4 acciones, las 4 son adecuadas para superar los problemas identificados
Conveniencia La situación identificada esta compuesta de 4 acciones, las 4 son convenientes para superar los problemas identificados
Eficacia De las 4 acciones solo se encuentra por definir la cuarta que corresponde a la especialización de la supervision, sin embargo, por tratarse de un tema en que dispone la Oficina de Gestión Humana, se esta al pendiente de la continuidad del proyecto por parte de esta oficina ya que el proyecto como tal ya fue presentado al jefe de la oficina de gestion humana
Eficiencia De las 4 acciones solo se encuentra por definir la cuarta que corresponde a la especialización de la supervision, sin embargo, por tratarse de un tema en que dispone la Oficina de Gestión Humana, se esta al pendiente de la continuidad del proyecto por parte de esta oficina ya que el proyecto como tal ya fue presentado al jefe de la oficina de gestion humana
Efectividad De las 4 acciones solo se encuentra por definir la cuarta que corresponde a la especialización de la supervision, sin embargo, por tratarse de un tema en que dispone la Oficina de Gestión Humana, se esta al pendiente de la continuidad del proyecto por parte de esta oficina ya que el proyecto como tal ya fue presentado al jefe de la oficina de gestion humana
 



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