Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta: LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO
Cargo: PROFESIONAL ESPECIALIZADO-15 -SECRETARÍA GENERAL
Fecha: 2013-04-15
Código acción: 620
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
Contratación
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Resultado de la medición de indicadores
Descripción de la Situación
Realizando análisis del indicador eficiencia en la contratación para el II semestre del año 2012, se identifica, que aunque la meta se cumple, por un lado, el indicador unifica las mediciones de días de contratación, tanto para directa como para pública y privada (procesos contractuales completamente diferentes en su ejecución) y por el otro, se presenta un alto riesgo de incumplimiento en la contratación directa, la cual se ejecuta en la universidad con mayor frecuencia y representa gran cantidad de recursos para la adquisición de bienes y servicios, identificando una no conformidad potencial frente a posibles posibles demoras derivadas de ineficiencias en el proceso contractual.
No se hacen actividades de planificación de la compra previa realización de la solicitud, generando reprocesos al ser recibida la solicitud en el grupo de Contratación
Planeación inadecuada
Método inexistente
Los supervisores asignados no se encuentran identificados, caracterizados por áreas, especializados, ni con funciones asociadas a la supervisión
Falta de talento humano
El método de documentación del SIG no contempla elementos esenciales para mejorar la coherencia de los procedimientos, los cuales se quedan en las labores del ejecutar.
Falta de cooperación, coordinación o articulación
El plan de compras no es en la actualidad un instrumento efectivo para determinar necesidades de compras para la vigencia con base en una planeación previa
Método inexistente
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Rediseñar el proceso de plan de compras, elaborarlo a partir de la Planeación de las facultades y articularlo al Banco de Programas y Proyectos de la universidad. Rediseñar procedimiento y sistematizar
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ
2013-04-01
2013-04-30
Modificar el procedimiento del SIG, complementando actividades previas a la solicitud, actividades del planear y articularlo a la operación del SINCO. Simplificar los documentos existentes.
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO
2013-03-01
2013-04-30
Socializar y difundir el procedimiento modificado, dentro de los funcionarios relacionados con la contratación, realizando una campaña para dar a conocer los principios de legalidad y transparencia
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO
2013-04-30
2013-05-31
Implementar el proyecto de selección, consolidación del grupo y mejoramiento de competencias del grupo de supervisores de los contratos en la Universidad, debidamente caracterizados por temas
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO
2013-04-30
2013-06-14
Fecha de Seguimiento: 2013-06-03
Fecha de Cierre: 2013-06-14
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO
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Observaciones del Seguimiento:
Las actividades realizadas fueron:
1. Rediseño del procedimiento de plan de compras y los formatos asociados.
2. Rediseño de procedimiento de contratación, unificando formatos con el SINCO y agregando las actividades del planear, con el fin de mejorar los cambios frecuentes.
3. Se realiza capacitación en contratación a las unidades académicas y administrativas difundiendo el procedimiento modificado.
Pendiente: Cerrar grupo de supervisores.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
La situación identificada esta compuesta de 4 acciones, las 4 son adecuadas para superar los problemas identificados
Conveniencia
La situación identificada esta compuesta de 4 acciones, las 4 son convenientes para superar los problemas identificados
Eficacia
De las 4 acciones solo se encuentra por definir la cuarta que corresponde a la especialización de la supervision, sin embargo, por tratarse de un tema en que dispone la Oficina de Gestión Humana, se esta al pendiente de la continuidad del proyecto por parte de esta oficina ya que el proyecto como tal ya fue presentado al jefe de la oficina de gestion humana
Eficiencia
De las 4 acciones solo se encuentra por definir la cuarta que corresponde a la especialización de la supervision, sin embargo, por tratarse de un tema en que dispone la Oficina de Gestión Humana, se esta al pendiente de la continuidad del proyecto por parte de esta oficina ya que el proyecto como tal ya fue presentado al jefe de la oficina de gestion humana
Efectividad
De las 4 acciones solo se encuentra por definir la cuarta que corresponde a la especialización de la supervision, sin embargo, por tratarse de un tema en que dispone la Oficina de Gestión Humana, se esta al pendiente de la continuidad del proyecto por parte de esta oficina ya que el proyecto como tal ya fue presentado al jefe de la oficina de gestion humana
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