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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  
Fecha:  2013-04-17
Código acción:  621
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Líder del Proceso
Proyección LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Objeto de Auditoría Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE PROYECCIÓN PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
El soporte documental que da evidencia de la prestación de los servicios de proyección, se constituye de los informes de seguimiento y cierre de los mismos con los debido soportes que permitan dar cuenta con evidencia objetiva de la ejecución de las actividades para el cumplimiento de los objetivos del proyecto, con lo cual la Comisión evalúe con base en criterios y juicios contundentes la eficacia, eficiencia y efectividad de los mismos. Es así como la identificación y trazabilidad del servicio a lo largo de toda la cadena de prestación del mismo, se garantiza a través de la información contenida en dichos informes. Luego de haber realizado la revisión documental a los proyectos registrados en la Vicerrectoría de Proyección, se hizo evidente que existen debilidades en cuanto al cumplimiento para la presentación de estos informes (7 de 37 proyectos) y así como en su completitud y soporte (7 de 37 proyectos). La no existencia de informes que den cuenta de la ejecución de las actividades, así como la existencia de los mismos que no cuenten con los debidos soportes de su ejecución, afecta la identificación y trazabilidad del servicio, con lo cual se contraviene lo dispuesto en el numeral 7.5.3 de la NTCGP 1000:2009 y de manera consecuente se pone de manifiesto la existencia de riesgos en el cumplimiento del numeral 7.3.5 correspondiente a la verificación del diseño y desarrollo, en tanto, la Comisión Central de Proyección como instancia responsable de esta actividad, puede carecer de elementos objetivos y criterios basados en evidencia para evaluar la conformidad en la prestación de los servicios. Así mismo se pone en riesgo la capacidad del proceso para cumplir con el seguimiento y medición del servicio estipulada en el requisito 8.2.4 de la NTC GP 1000:2009 y se pone de manifiesto debilidades en la eficacia de la mejora continua, por tratarse esta situación de un hallazgo reiterativo de la auditoría de la vigencia 2009 al proceso.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:       PROFESIONAL UNIVERSITARIO-VICERRECTORÍA DE PROYECCIÓN UNIVERSITARIA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
La Vicerrectoría no tiene implementados los controles para hacer cumplir este requisito, dado que, el incumplimiento no conlleva ningún tipo de sanción. Incumplimiento de un método o procedimiento
 
Si el proyecto no representa una descarga de horas en la labor académica del docente, éste no ve valor en presentar el informe parcial o final del proyecto. Planeación inadecuada
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
La Vicerrectoría de Proyección Universitaria y la Comisión Central de Proyección elaborarán un protocolo de seguimiento a los proyectos, de acuerdo a los informes parciales y finales y dispondrán las sanciones para quienes incumplan el procedimiento P-PR-94, el cual establece la obligatoriedad de presentar estos informes a la VPU. FANNY OSORIO GIRALDO 2013-11-15 2014-06-16
Puesta en marcha del software de administración de los proyectos de proyección, que garantice la sistematización de la información y un optimo seguimiento a los mismos. FANNY OSORIO GIRALDO 2014-01-30 2014-06-30
Fecha de Seguimiento:  2014-05-22
Fecha de Cierre:  2014-06-30
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia es realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
La primera acción propuesta fue cumplida parcialmente y la segunda acción, a la fecha no ha podido implementarse, razón por la cual, después de más de dos años de identificado el hallazgo, se concluye que éste no ha sido resulto ni se han implementado las acciones necesarias para su control.
Fecha de seguimiento: 2017-02-12
Observaciones del Seguimiento:
La acción se cierra como no cumplida, básicamente porque a la fecha, no han podido resolverse los hallazgos identificados en la auditoría y las acciones ejecutadas para contrarrestar, no han demostrado su efectividad, no solo para garantizar el cumplimiento en la entrega de informes de proyectos, sino para implementar herramientas o sistemas que faciliten los seguimientos y con ello, lograr analizar los resultados e impactos de los proyectos. La situación identificada aún persiste tal y como se presentó en el hallazgo de la auditoría y no ha podido mejorarse ni el procedimiento, ni se han implementado sistemas de información para el mejoramiento en la gestión de los proyectos.

La acción debe retomarse en el Plan de Mejoramiento 2017 y articularse al proyecto liderado por la Oficina de Planeación para el mejoramiento de los proyectos institucionales.
Observaciones de Cierre:
Se establece nueva fecha de seguimiento

Estado Acciones: Acciones evaluadas como no cumplidas
 



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