Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo:
Fecha: 2013-04-26
Código acción: 625
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción de mejora
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Las actividades de control y seguimiento al manejo, salvaguarda y estado de los bienes, deben obedecer a un esquema planificado por parte del proceso y no solo a actividades puntuales. Es pertinente que se recupere esta práctica que el proceso tenia implementada y que le aporta elementos de gran valor para el cumplimiento de su objetivo misional.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ PROFESIONAL ESPECIALIZADO-VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
Alto número de responsables y bienes institucionales
No Aplica
Bienes institucionales distribuidos por las diferente sedes ubicadas en diferentes sectores de la ciudad, que apoyan el desarrollo de múltiples actividades al interior y exterior de la Universidad y la ciudad.
No Aplica
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Verificar inventarios de bienes devolutivos en los municipios
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ, JOHN JAIRO BUITRAGO OCAMPO
2013-02-01
2013-09-30
Verificar bienes que son retirados de las instalaciones por los responsables para el desarrollo de actividades en otras sedes o institiuiones de la ciudad o del país.
ALEISI SÁNCHEZ CEBALLOS
2013-02-01
2013-12-20
Remisión de listados de inventarios de bienes devolutivos a cada responsable y atención y solución de novedades.
ALEISI SÁNCHEZ CEBALLOS
2013-02-01
2013-12-20
Fecha de Seguimiento: 2013-09-30
Fecha de Cierre: 2013-12-20
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
A la fecha de seguimiento de esta acción ya se han verificado los inventarios en los siete municipios donde la Universidad tiene bienes de su propiedad , las observaciones fueron remitidas al coordinador de la oficina de Educación a Distancia y Virtualidad.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
Dado que estas acciones se implementaron producto de una "acción de mejora" derivada de auditoria interna, este item no aplica.
Conveniencia
Las acciones de mejoramiento son convenientes, en tanto permiten aumentar la capacidad del proceso para cumplir con sus requisitos y aportar a su mejora continua.
Eficacia
Fueron enviados los listados de inventarios a todos los funcionarios y docentes con bienes a cargo y se solucionaron las inquietudes allegadas. Se verificaron de manera constante los formatos de salida de bienes, constatando que se ingreso se realizara de manera efectiva o se ampliara el permiso de salida. Adicionalmente se verificaron los inventarios en los siete municipios donde la Universidad tiene bienes de su propiedad, las observaciones fueron remitidas al Jefe de la Oficina de Educación a Distancia y Virtualidad.
Eficiencia
Las acciones fueron eficientes, en tanto se implementaron dentro de los términos previstos
Efectividad
La adopción e implementación de buenas prácticas de control en los procesos, genera un impacto directo sobre su capacidad de desarrollar la mejora continua, como parte de su operación habitual.
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