Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo:
Fecha: 2013-04-26
Código acción: 626
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción de mejora
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Frente al mantenimiento correctivo y preventivo de los sistemas de información desarrollados por la Universidad existe un riesgo de falta de gobernabilidad y control por parte del proceso, para atender el mantenimiento correctivo o cualquier otra contingencia que se presente con sistemas tan vitales como el Sistema de Información Académico o el Sistema Integrado de Gestión. No se cuenta con directrices o políticas claras para la gestión adecuada del desarrollo de software por parte del personal o los contratistas de la Universidad. Así mismo, se avizora la oportunidad de simplificar los procedimientos para el mantenimiento, ajustándolo a las condiciones particulares de la universidad (mantenimiento en sistemas de información contratados y sistemas de información de construcción propia), y a los diferentes sistemas de información que se poseen. Lo anterior, a fin de que se haga mas evidente la existencia de un PLAN PREVENTIVO y no solamente a la respuesta de solicitudes de mantenimiento correctivo o ajustes y optimizaciones al sistema, como hasta hoy se hace evidente.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: PROFESIONAL ESPECIALIZADO-OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
La universidad no cuenta con capacidad de ingenieros para desarrollar productos a la medida
Planeación inadecuada
Falta de recursos económicos
Falta de recursos técnicos o tecnológicos
Falta de recursos físicos (instalaciones)
Falta de talento humano
Falta de entrenamiento
Dificultades en la gobernabilidad
Falta medición o control
Falta de cooperación, coordinación o articulación
La Universidad no apropia los recursos necesarios para implantación de nuevos productos y evitar el deterioro de los sistemas de información
Planeación inadecuada
Falta de recursos económicos
Falta de recursos técnicos o tecnológicos
Falta de recursos físicos (instalaciones)
Falta de talento humano
Falta medición o control
Falta de toma de decisiones efectiva
A pesar de que existen los estudios y evidencias de la problemática de los sistemas de información, no se toman decisiones al respecto por parte de la Administración para la adquisición e implantación de los nuevos sistemas con el fin de mejorar la capacidad y funcionalidad de los mismos.
Planeación inadecuada
Falta de recursos económicos
Falta de recursos técnicos o tecnológicos
Falta de talento humano
Falta de entrenamiento
Dificultades en la gobernabilidad
Falta de toma de decisiones efectiva
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Se deben apropiar los recursos necesarios para adquirir e implantar los sistemas de informacion necesarios como nuevo SIA - BANCO DE PROYECTOS - CONVENIOS - con el fin de integrarlos y brindar una funcionalidad adecuada - se definio por concenso en el equipo directivo la compra de nuevo SIA, pero a la fecha no se han apropiado los recursos, teniendo en cuenta que el SIA es un core o el nucleo de los sistemas de informacion de la Universidad.
GERMAN MEJIA RIVERA, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
2014-02-03
2014-11-27
Una vez iniciada la implantacion de los nuevos sistemas de informacion, de igual manera los ingenieros existentes se deben capacitar para mantener y soportar las herramientas o sistemas de informacion nuevos como el SIA y otros desarrollos de terceros, toda vez que las nuevas plataformas e infraestructuras requieren de personal capacitado y con conocimientos apropiados para brindar un soporte en las condiciones que lo exigen los nuevos ambientes y sistemas de informacion.
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS, GERMAN MEJIA RIVERA
2014-03-03
2014-07-14
Mantener y soportar los sistemas de informacion contratados con terceros durante el tiempo de vida util de los mismos; con el fin de brindar un servicio apropiado y con oportunidad, teniendo en cuenta los niveles de servicio y los tiempos de respuesta de los proveedores - tambien es necesario revisar y evaluar la funcionalidad de estos sistemas con el fin de verificar si ya estan siendo obsoletos o ya han cumplido su tiempo de vida util que es aproximadamente 10 años.
GERMAN MEJIA RIVERA, ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO
2014-02-03
2014-12-17
En relacion a los sistemas de informacion desarrollados en la Universidad de Caldas, se debe tener claro que no se cuenta con capacidad de respuesta con la actual fuerza de trabajo - toda vez que los ingenieros deben desarrollar el dia a dia de las necesidades que se presentan, documentar y brindar el soporte tecnico a los sistemas en cuestion y de acuerdo a las estadisticas con las que contamos del sistema de mesa de ayuda, se determino que el soporte tecnico a estos sistemas es excesivo y requiere de mucha atencion por parte de los ingenieros, donde finalmente no les queda tiempo de realizar mas desarrollos o realizar reingenieria en los sistemas que se hacen a la medida en la Universidad, razon por la cual es conveniente la compra de sistemas de informacion a terceros para equilibar las necesidades y requerimientos de la Universidad con los sistemas de informacion adaptables y parametrizables para uso en la Universidad. De no continuar con esta accion preventiva y hasta correctiva continuara colapsada la atencion que le brindamos a los sistemas con el desarrollo de nuevas necesidades institucionales.
PAULA ANDREA CHICA CORTÉS, ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO
2014-03-03
2014-11-27
Fecha de Seguimiento: 2014-07-15
Fecha de Cierre: 2014-12-17
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia es realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
No existen evidencias que indiquen que las acciones comprometidas se hayan cumplido en su totalidad y por lo mismo no se puede valorar la efectividad de dichas acciones, por lo cual no puede ser cerrada aún la ACPM y se recomienda su revisión y validación de acciones, por considerarse un asunto estructural para el proceso.
Fecha de seguimiento: 2016-02-22
Observaciones del Seguimiento:
No existen evidencias que indiquen que las acciones comprometidas se hayan cumplido en su totalidad y por lo mismo no se puede valorar la efectividad de dichas acciones, por lo cual no puede ser cerrada aún la ACPM y se recomienda su revisión y validación de acciones, por considerarse un asunto estructural para el proceso.
Por lo anterior y en virtud de la estructuración del plan de mejoramiento institucional con fines de acreditación institucional como único repositorio de las acciones de mejora, se trasladan estas acciones a dicho plan, cerrando como no cumplida esta acción sin una nueva fecha de cierre
Observaciones de Cierre:
Se establece nueva fecha de seguimiento
Estado Acciones: Acciones evaluadas como no cumplidas
Documento Controlado
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