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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  
Fecha:  2013-04-26
Código acción:  627
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción de mejora
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
La actividad de control y seguimiento ejercido al desempeño en el servicio de vigilancia prestado por el contratista, amerita la implementación de instrumentos para el registro de novedades o desviaciones, a fin de generar información trazable que sea útil a los fines de evaluación del desempeño del contratista, incorporar ajustes necesarios a las consignas o focalizar esfuerzos en la capacitación al personal.
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:    LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ   PROFESIONAL ESPECIALIZADO-VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Eventos diversos y numerosos No Aplica
 
Servicio a cargo de un tercero No Aplica
 
Sedes dispersas por la ciudad Falta de toma de decisiones efectiva
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Sistematización de los eventos materializados en todas las sedes de la Universidad, de manera cronológica. LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2013-02-01 2013-12-20
Reporte de eventos a las instancias correspondientes para toma de acciones correctivas. LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2013-02-01 2013-12-20
Fecha de Seguimiento:  2013-09-30
Fecha de Cierre:  2013-12-20
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Observaciones del Seguimiento:
Actualmente se cuenta con una base de datos para el registro de eventos como hurtos, consumo de licor y sustancias alucinógenas, fallas en la seguridad como puertas y ventanas abiertas. Se ha dado inicio a reportes formales para toma de decisiones en instancias pertinentes.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Dado que estas acciones se derivan de "acciones de mejoramiento" de auditoria interna, este item no aplica.
Conveniencia Las acciones de mejora son convenientes, en tanto aportan a mejorar la capacidad del proceso para cumplir con los requisitos y materializar las acciones de mejoramiento.
Eficacia Se reporta a las instancias como directores de programas, bienestar universitario y jefes de oficina, los eventos que ameritan la toma de acciones preventivas y correctivas. Así mismo a las empresas contratistas con el fin de ajustar sus procedimientos y cumplir adecuadamente con el objeto contractual. Se cuenta con base de datos para el registro de eventos como hurtos, consumo de licor y sustancias alucinógenas, fallas en la seguridad como puertas y ventanas abiertas.
Eficiencia Las acciones se desarrollaron dentro de los términos previstos.
Efectividad La implementación de acciones de mejoramiento impactan de manera positiva en la dinámica de autocontrol y autogestión del proceso y representan una buena práctica replicable en otros procesos.
 



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