Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  PROFESIONAL UNIVERSITARIO-06 -
Fecha:  2012-08-01
Código acción:  631
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Gestión Documental
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Administración del riesgo
Descripción de la Situación
Pérdida de información contenida en los documentos de los archivos de gestión, central e histórico.
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:    JORGE ENRIQUE ARISTIZÁBAL VILLEGAS   PROFESIONAL UNIVERSITARIO-SECRETARÍA GENERAL
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
En el sistema ADMIARCHI no están creados todos los posibles destinatarios de la correspondencia Falta de recursos técnicos o tecnológicos
 
Insuficientes medidas de seguridad y mantenimiento de los depósitos de archivos Planeación inadecuada
Falta de recursos económicos
Falta de insumos o suministros
 
Perdida del consecutivo institucional por la no utilizacion de la nueva versión de ADMIARCHI para la elaboración de las comunicaciones oficiales Planeación inadecuada
Falta de entrenamiento
Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Actualizar de manera automática la base de datos de remitentes LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ, JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO 2012-09-28 2013-06-01
Enviar una circular a la comunidad universitaria informando que no se debe dar trámite a ningún documento que no tenga el consecutivo institucional LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ, JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO 2012-09-28 2013-06-01
Capacitación personalizada a las comunicaciones oficiales y seguimiento y acompañamiento en la aplicación del sistema LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ, JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO 2012-09-28 2013-06-01
Fecha de Seguimiento:  2013-06-01
Fecha de Cierre:  2013-06-01
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Observaciones del Seguimiento:
Esta acción no requiere seguimiento dada la proximidad entre la fecha de inicio y la fecha de cierre en la implementación de las acciones
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Con la creación de los nuevos destinatarios y la actualización constante de los mismos se mantiene al día la plantilla. Igualmente, las acciones eliminaron la posible pérdida del consecutivo institucional, permitiendo su conservación en medio electrónico y en papel cuando la tabla de retención documental lo exija.
Conveniencia Si, se avanzó en la utilización de nuevas tecnologías para elaboración, distribución y recepción de las comunicaciones oficiales
Eficacia Se capacitó de manera individual a cada uno de los funcionarios involucrados en el proceso de recepción, elaboración, aprobación y distribución de las comunicaciones oficiales, según se evidencia en el expediente que reposa en administración de documentos "Asesorias Admiarchi". Se enviaron circulares recondado la utilización del sistema y la elaborción de las comunicaciones en el mismo. De igual manera se controló por Ventanilla ünica el envió de comunicaciones no realizadas por el sistema de gestión Admiarchi.
Eficiencia Se generó como política en la Institución, la elaboración de las comunicaciones oficiales a través del sistema admiarchi, optimizando los recursos ydisminuyendo la utilización de papel.
Efectividad Las comunicaciones internas y externas llegan en tiempo real, para la toma de decisiones.
 



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