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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  PROFESIONAL ESPECIALIZADO-12 -RECTORÍA
Fecha:  2013-06-21
Código acción:  638
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Información y Comunicación
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Resultado de la medición de indicadores
Descripción de la Situación
Realizando el análisis del indicador de cumplimiento al plan de comunicaciones, se identifica una no conformidad potencial en cuanto al cumplimiento de las actividades programadas, debido a que uno de los funcionarios del área se retira de la universidad y tenía varias actividades a cargo, razón por la cual es necesario realizar los ajustes pertinentes para evitar el incumplimiento en la meta propuesta
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:       PROFESIONAL ESPECIALIZADO-RECTORÍA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
La funcionaria que se retiró no dejó registros ni entregas de los avances en algunos de los procesos. Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
Algunos de los procesos asignados a la funcionaria eran de manejo personal, dado que eran aplicaciones a convocatorias.  
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Dado el avance satisfactorio de las demás actividades del plan se recomienda dejar que las acciones sigan su curso y evaluar el cumplimiento total, como es habitual. En futuros diseños del plan, se sugiere aplicar acciones más generales y coherentes con la labor de Información y Comunicaciones. MARIA ALEJANDRA GOMEZ URIBE, CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS 2012-10-01 2013-09-27
Fecha de Seguimiento:  2013-09-23
Fecha de Cierre:  2013-09-27
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
--
Observaciones del Seguimiento:
La construcción de planes de comunicación se está revaluando de la mano con la política de comunicaciones, la cual también está en proceso de reformulación.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Precisamente la reformulación de la política y por ende, de la construcción de planes de comunicación debe permitir que los planes, su ejecución, evaluación y seguimiento se realicen con completa conexión a las necesidades de la universidad y trasciendan lecturas personales de los encargados de la comunicación.
Conveniencia Según uno de los lienamientos de la políticas de comunicaciones "Es necesario comprender la dinámica de la cultura de comunicación institucional como una actividad articuladora del quehacer universitario, que promueve la implementación coherente, racional y articulada de los procesos y sus respectivos medios". Por lo tanto, la construcción de los planes de comunicación debe obedecer a una política actualizada del área.
Eficacia La sugerencia de la acción propuesta se asumen en un sentido profundo. Tanto que se reformulará la construcción de planes y será contemplado en la política de comunicaciones como un proceso específico.
Eficiencia Se contó con el recurso humano para hacer el análisis necesario de esta acción.
Efectividad La efectividad de la acción será más evidente cuando haya una política de comunicaciones vigente y se cuente con un plan coherente a dicha política.
 



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