Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo:
Fecha: 2013-08-27
Código acción: 642
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Líder del Proceso
Gestión Jurídica
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
Objeto de Auditoría
Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN JURÍDICA
LORENZA MARÍA RÍOS ZAPATA
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción de mejora
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Revisando las bases de datos de las Resoluciones de Rectoría 2011 y 2012 y diferentes Resoluciones que pasan por revisión de abogados del proceso de Gestión Jurídica, se evidencian varias modificaciones por errores cometidos en digitación. Ejemplos:* Resolución No. 0000095 del 12 de febrero de 2012 que modifica la Resolución No. 000089 del 10 de febrero de 2012. * Resolución No. 0000462 del 26 de abril de 2012 que modifica la Resolución No. 0000403 del 30 de marzo de 2012* Resolución No. 000924 del 24 de agosto de 2012 que modifica la Resolución No. 000759 del 19 de Julio de 2012.* Resolución No. 000946 del 28 de Agosto de 2012 que modifica la Resolución No. 000924 del 24 de agosto de 2012. * Resolución No. 000980 del 7 de septiembre de 2012 que modifica la Resolución No. 000946 del 28 de agosto de 2012.Lo anterior contraviene la conformidad en la prestación de los servicios del proceso, con la consecuente afectación a los usuarios.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: PROFESIONAL ESPECIALIZADO-SECRETARÍA GENERAL
La existencia de un alto número de actos administrativos por revisar -en dicho procedimiento administrativo-, relacionados con un mismo tema -la prima técnica- y que contaban con un término muy corto para ser objeto de doble revisión.
Falta de talento humano
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Adoptar un plan de contingencia, consistente en obtener el apoyo de un mayor número de abogados -todos adscritos a la Secretaría General-, para efectos de asumir con mayor talento humano la revisión de un alto número de actos administrativos que ocurran en circunstancias excepcionales, como las acontecidas en las fechas de expedición de las resoluciones.
FERNANDO DUQUE GARCÍA
2014-12-30
2015-01-30
Fecha de Seguimiento:
Fecha de Cierre: 2015-01-30
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia es realizada por:
LINA MARIA SERNA JARAMILLO
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