Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo: JEFE DE OFICINA-14 -OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
Fecha: 2013-08-30
Código acción: 647
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
Planificación
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Administración del riesgo
Descripción de la Situación
Resultados de la ejecución de planes de acción de las facultades que no generan impacto, asociada a una incompleta planificación en todas sus líneas (talento humano, inversión, recursos financieros, recursos tecnológicos).
Análisis de Causas
Análisis realizado por: PROFESIONAL ESPECIALIZADO-OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
No se conserva una línea planificadora desde el plan de desarrollo hasta los planes de acción en la base académica.
No se aplican técnicas o metodologías unificadas para la formulación de proyectos
Método inexistente
Insuficiente cultura de gestión por proyectos.
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Diseñar e implementar mecanismos para centralizar el registro de los proyectos de la universidad en todas sus instancias, realizando control a las ejecuciones presupuestales y cumplimiento de objetivos. Establecer la posibilidad de centralizar la información a través del aplicativo de Costos y Presupuestos del SIG.
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ
2013-08-30
2013-12-13
Rediseñar el procedimiento del Banco de Programas y Proyectos de Inversión, documentarlo en el SIG, socializarlo e implementarlo en las unidades académicas y administrativas. Evaluar la documentación necesaria en el SIG para implementar planes de acción por departamentos y programas, documentar, concertar y socializar.
WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA
2013-03-29
2014-06-30
Implementar desde la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, el procedimiento establecido y documentado para realizar seguimiento a los proyectos del banco de proyectos. Incorporar a los procedimientos de planes de acción de programas y departamentos, mecanismos de seguimiento y control por parte de la Oficina de Planeación.
WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA
2013-12-13
2014-06-30
Evaluar los diferentes procedimientos existentes en la universidad para la Gestión de Proyectos de recursos externos, procurando su unificación, control o registro por parte de una sola dependencia y su respectivo control por parte de la Oficina de Planeación.
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ
2013-09-30
2014-06-30
Fecha de Seguimiento: 2014-02-28
Fecha de Cierre: 2014-06-30
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia es realizada por:
Observaciones del Seguimiento:
El procedimiento para el manejo del Banco de Programas y Proyectos de Inversión fue evaluado y modificado, en el cual se modificó la ficha para mejorar la formulación y se establecieron claramente los procesos de seguimiento a la eficacia y al resultado de los indicadores propuestos. El procedimiento fue socializado y se ofició a los ordenadores del gasto para iniciar su aplicación a partir del mes de agosto de 2013. Están pendientes las acciones asociadas a la revisión de los demás procedimientos del SIG.
Fecha de seguimiento: 2014-11-19
Observaciones del Seguimiento:
Aunque se ha mejorado el procedimiento para la planificación estratégica, táctica y operativa de la universidad, la cual recoge y establece los proyectos a desarrollar en las unidades académicas administrativas en cascada y claramente articuladas, la centralizacion del manejo de proyectos no ha podido materializarse, pues no se ha podido establecer la forma como ésto debe operar en cuanto a centralizar el manejo, formulación y seguimiento a proyectos, lo que no ha permitido hacer evidente en su totalidad la efectividad de la acción propuesta y la eliminación de las causas detectadas.
Observaciones de Cierre:
Se establece nueva fecha de seguimiento
Estado Acciones: Acciones evaluadas como no cumplidas
Documento Controlado
Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG
